Adjoint de bureau Administrative Assistant

À propos du poste

Notre entreprise connaît une croissance rapide, et nous sommes à la recherche d’un adjoint de bureau dévoué pour centraliser toutes les tâches liées à l’accueil, aux installations et aux services administratifs. Vous serez le premier point de contact pour les visiteurs, la délivrance des badges, la commande de matériel et la gestion des services quotidiens.

Principales responsabilités

Délégation en cas d’absence : les superviseurs assurent à tour de rôle les remplacements sur appel; le gestionnaire des installations intervient uniquement en cas d’incidents de sécurité à risque élevé.

Qualifications et compétences requises

• Diplôme d’études secondaires + formation universitaire ou technique (un atout).


• ≥ 2 ans d’expérience dans l’administration de bureau, l’accueil ou la coordination des installations.

•  Qualification en santé et sécurité :
  
  
  
  •  Maîtrise des réglementations provinciales, telles que celles de la CNESST pour les lieux de travail au Québec.
  
  
  •  Certification de base en santé et sécurité : Attestation récente d’un cours standard de premiers secours et de réanimation cardio-pulmonaire (RCP).
  
  
  •  Identification des risques : Examiner, repérer et corriger les risques courants au bureau.
  
  
  •  Plans d’urgence : Participer à l’organisation des exercices d’incendie et à la mise en œuvre des procédures d’évacuation.
  
  
  
  

• Sens aigu du service client et attitude professionnelle.


• Excellentes compétences organisationnelles; capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.


• Maîtrise de la suite Microsoft Office


• Connaissance des systèmes de sécurité et d’accès par badge


• Capacité à respecter des procédures opérationnelles standard (SOP) détaillées et à tenir des registres précis.


• Excellentes compétences en communication écrite et orale, tant en français qu’en anglais.


• Capacité à obtenir une habilitation de sécurité de niveau « SECRET ».

Expérience souhaitée

• Expérience préalable dans un environnement sécurisé ou critique pour la mission.


• Expérience dans la gestion de plans de bureau en temps réel ou de systèmes de partage de postes de travail.


• Connaissance des pratiques en matière de santé et de sécurité en milieu de bureau.


• Une expérience avec Microsoft Shifts ou des outils de planification similaires est un atout.

Indicateurs de rendement clés (IRC)

• Délivrance des badges visiteurs ≤ 5 min après l’arrivée.


• Traitement des commandes LN ≤ 24 h.


• Précision du plan de bureau ≥ 98 % (contrôle ponctuel trimestriel).


• Délai de réponse pour les badges en dehors des heures d’ouverture ≤ 15 min.


• Disponibilité des fournitures pour les locaux : 100 % des jours ouvrés.


• Rapport de présence du personnel (équipes) : ≥ 90 % des entrées quotidiennes.

Joignez-vous à nous et soyez au cœur de nos opérations, en veillant au bon fonctionnement de notre centre essentiel à notre mission, alors que nous nous préparons à accueillir des milliers de collaborateurs!

Office Assistant – Full‑Time (40 hrs / week)

Location: St-Bruno-de-Montarville, MDA Space office

Reports to: Operations Manager – works closely with Building Manager

About the Role

We are expanding rapidly and need a dedicated Office Assistant to centralise all front‑desk, facilities, and office‑service functions. You will be the first point of contact for visitors, badge issuance, equipment ordering, and daily amenities.

Key Responsibilities

Delegation when absent: Supervisors act as rotating on‑call backups; the Building Manager steps in only for high‑risk security incidents.

Required Qualifications & Skills

• High‑school diploma + college/technical training (preferred).


• ≥ 2 years experience in office administration, reception, or facilities coordination.

•  Health & Safety qualification:
  
  
  
  • Understand provincial rules like those from CNESST for Quebec workplaces.
  
  
  • Basic H&S certification: Recent standard first aid and Cardiopulmonary Resuscitation Response (CPR) course accreditation.
  
  
  • Hazard Spotting: Review, find and fix common office risks.
  
  
  • Emergency Plans: Help run fire drills and evacuation steps.
  
  
  
  

• Strong customer‑service orientation and professional demeanor.


• Excellent organizational skills; ability to manage multiple concurrent tasks.


• Proficiency with Microsoft Office suite


• Familiarity with security and badge‑access systems


• Ability to follow detailed Standard Operating Procedures (SOP) and maintain accurate logs.


• Strong written and verbal communication in both French and English.


• The ability to get SECRET level status.

Preferred Experience

• Prior exposure to a secure or mission‑critical environment.


• Experience maintaining live desk‑maps or hot‑desking systems.


• Knowledge of health‑ and‑safety practices in an office setting.


• Experience with Microsoft Shifts or similar scheduling tools is a plus.

Key Performance Indicators (KPIs)

• Visitor badge issuance ≤ 5 min from arrival.


• LN order processing ≤ 24 hrs.


• Desk‑map accuracy ≥ 98 % (quarterly spot‑check).


• After‑hours badge response ≤ 15 min.


• Facilities supply availability 100 % of workdays.


• Staff‑presence reporting (Shifts) ≥ 90 % daily entry.

Join us and be the front‑line hub that keeps our mission‑critical centre running smoothly as we scale to thousands of staff!