Adjoint de direction - Executive Assistant: Remplacement de maternité (contrat 12 mois)

ADJOINT(E) DE DIRECTION

Contrat remplacement de congé de maternité de 12 mois

L’OPPORTUNITÉ

Sous la supervision du Chef de l’exploitation, l'Adjoint(e) de direction assistera et soutiendra de manière proactive les activités administratives quotidiennes de notre équipe de direction (Président et Chef de l’exploitation). La personne que nous recherchons possède de solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et linguistiques, ainsi qu'une attitude positive et professionnelle.

Il s'agit d'un contrat de remplacement de congé de maternité d'une durée de 12 mois, avec une entrée en fonction prévue au début du mois de septembre 2026.

RESPONSABILITÉS

• Gestion du calendrier et des rendez-vous
  
  
  
  • Planifier et coordonner des rendez-vous, des réunions (sur site et hors site) et des évènements des membres de la direction
  
  
  • Envoyer des convocations et des rappels
  
  
  • Gestion des agendas et des déplacements
  
  
  
  


• Préparation et suivi des documents
  
  
  
  • Coordonner les documents à signer
  
  
  • Rédiger des courriels, lettres et rapports
  
  
  • Effectuer le classement, la numérisation et la gestion des documents administratifs
  
  
  
  


• Tâches spécifiques pour les membres de la direction
  
  
  
  • Traiter les comptes de dépenses au nom du Président et du Chef de l’exploitation
  
  
  • Payer les factures
  
  
  • Suivi des budgets et des projets spéciaux
  
  
  
  


• Autres
  
  
  
  • Appuyer l’organisation logistique de projets spéciaux ou événements organisés par l’organisation (réservation de salles, traiteurs, etc.)
  
  
  
  

LE CANDIDAT

• Diplôme en secrétariat, administration ou tout autre diplôme équivalent.


• 4 à 5 ans d'expérience professionnelle en tant qu'adjoint(e) administratif(ve) auprès de cadres supérieurs.


• Excellentes compétences interpersonnelles, avec la capacité de travailler avec des collègues, des partenaires et des parties prenantes à tous les niveaux.


• Solides compétences en matière d'organisation et de planification, avec des capacités à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois afin de respecter les délais.


• Autonomie et capacité à travailler dans un environnement de bureau sans être constamment guidé et orienté.


• Éthique de travail indépendante et proactive


• Esprit d'équipe dévoué avec un sens aigu de l'appropriation et des compétences en matière de suivi.


• Ponctualité et flexibilité.


• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).


• Bilingue (anglais et français) à l'oral et à l'écrit.

Vivre nos valeurs fondamentales :

Chez Scalia, nous restons humbles et collaborons avec un état d'esprit positif.
Nous réinventons les quartiers en travaillant intelligemment,

en réalisant nos objectifs et en repoussant les limites.
Nous libérons le plein potentiel de nos employés, partenaires et projets.

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Note: L’usage du masculin a pour seul but d’alléger la lecture

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EXECUTIVE ASSISTANT

12-month maternity leave replacement

THE OPPORTUNITY

Under the supervision of the COO, the Executive Assistant will proactively assist and support the daily administrative activities of our Executive team (President and COO) at Scalia Properties. The person we are looking for has strong organization, interpersonal and linguistic skills, as well as a positive and professional attitude.

This is a 12-month maternity leave replacement contract with an anticipated start date in early September 2026.

RESPONSIBILITIES

• Calendar and appointment management
  
  
  
  • Plan and coordinate appointments, meetings (on-site and off-site) and manage events
  
  
  • Send invitations and reminders
  
  
  • Agendas and travel management
  
  
  
  


• Document preparation and follow-up
  
  
  
  • Coordinate documents for signature
  
  
  • Draft e-mails, letters and reports
  
  
  • Filing, scanning and managing administrative documents
  
  
  
  


• Specific tasks for members of management
  
  
  
  • Process expense reports on behalf of President and COO
  
  
  • Pay invoices
  
  
  • Follow-up on budgets and special projects
  
  
  
  


• Other duties
  
  
  
  • Support the logistical organization of special projects or events organized by the organization (room reservations, caterers, etc.).
  
  
  
  

THE CANDIDATE

• Diploma in Secretarial Studies, Administration or any other equivalent degree.


• 4-5 years of work experience as an Executive Assistant supporting senior management.


• Excellent interpersonal skills, with the ability to deal with colleagues, partners, and stakeholders at all levels.


• Strong organizational and planning skills with prioritizing and multi-tasking abilities to meet deadlines.


• Self-starter attitude with an ability to work in an office environment without constant guidance and direction.


• Independent and proactive work ethic; dedicated team player with a strong sense of ownership and follow through skills.


• Punctual and flexible.


• Solid Microsoft Office skills (Outlook, Word, Excel and PowerPoint).


• Bilingual (English and French) spoken and written.

Living the Core Values:

At Scalia we stay humble and collaborate with a positive mindset.

We reinvent neighborhoods by working smart, getting things done and pushing boundaries.

We unlock the full potential of our employees, partners and projects.

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