Adjoint exécutif / Adjointe exécutive

La personne occupant le poste assure un soutien administratif de haut niveau en coordonnant efficacement l’agenda, les déplacements, les communications et les réunions stratégiques. Elle agit comme un point de contact clé dans la gestion des priorités de la haute direction et veille à la gestion rigoureuse et confidentielle de l’information. 

Travail en présentiel, horaire 8h-17h 

Responsabilités principales : 

• Gérer de façon proactive et stratégique l’agenda, en tenant compte des priorités d’affaires, des contraintes de temps et des urgences; 

• Coordonner les déplacements professionnels, y compris les réservations de transport, d’hébergement et la préparation des itinéraires; 

• Gérer et filtrer les courriels et les demandes, en assurant un suivi approprié et en facilitant la prise de décision; 

• Organiser les réunions de direction, incluant la préparation des documents, les convocations, les comptes rendus et la logistique (en personne ou virtuelle); 

• Gérer et organiser les documents confidentiels dans des environnements collaboratifs comme SharePoint et Microsoft Teams, en assurant la confidentialité et la bonne accessibilité; 

• Maintenir une communication fluide avec les parties prenantes internes et externes, et agir comme personne-ressource auprès de la haute direction; 

• Soutenir dans diverses tâches administratives ad hoc et participer à la coordination de projets spéciaux au besoin; 

• Suivi et coordination de projets et de dossiers 

• Autres tâches connexes. 

  

Profil recherché : 

• Expérience: Minimum de 10 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement auprès d’un cadre dirigeant; 

• Compétences techniques: Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint); 

• Compétences interpersonnelles: Discrétion, professionnalisme, autonomie, sens de l’initiative et excellentes habiletés organisationnelles; 

• Communication: Bilinguisme requis, la maîtrise de l’anglais est nécessaire en raison de la nature des interactions avec une clientèle ou des partenaires majoritairement anglophones. Cette langue est utilisée fréquemment dans le cadre des communications écrites et orales. Un niveau avancé est requis; 

• Atouts : Expérience dans un environnement en croissance rapide ou complexe, capacité à gérer plusieurs priorités sous pression.