Adjoint.e à la vice-présidence - ventes et services aux congrès

Vous êtes reconnu.e pour votre sens aigu de l’organisation, votre autonomie et votre capacité à jongler avec plusieurs priorités à la fois ? Vous excellez dans le soutien administratif auprès de la haute direction et aimez être au cœur de l’action ? En tant qu’adjoint.e à la vice‑présidence Ventes‑Congrès, vous mettrez à profit votre rigueur, votre professionnalisme et votre sens du service afin de soutenir efficacement les activités stratégiques du département. Vous contribuerez à la qualité et à la fluidité des opérations en coordonnant des dossiers variés, en préparant des documents de haut niveau et en jouant un rôle clé dans la communication et la logistique de l’équipe.

À propos de nous

Tourisme Montréal est un organisme privé sans but lucratif qui fait la promotion de Montréal comme destination touristique depuis plus de 100 ans. Grâce à son travail, la métropole se positionne aujourd’hui comme l’une des plus importantes destinations à l’international. Au quotidien, l’organisme déploie de nombreuses initiatives pour offrir une expérience unique aux visiteuses et visiteurs tout en maximisant les retombées économiques, sociales et culturelles du tourisme de façon harmonieuse et soucieuse. Rassemblant plus de 1 000 membres de l’industrie touristique, il joue un rôle de premier plan dans la gestion et le développement de l’offre touristique montréalaise. Tourisme Montréal contribue également au développement économique, urbain et culturel de Montréal. 

Chez Tourisme Montréal, on est animé·es par une passion commune et motivé·es par une mission rassembleuse. On est fier·ères de contribuer à faire rayonner Montréal avec une organisation reconnue comme un chef de file de l’industrie touristique. On s’accomplit en ayant un impact positif, au-delà même de notre métier, et on le fait en équipe. On sent qu’on fait une différence et ça nous propulse. Tourisme Montréal est un terrain de jeu grand ouvert, où on sent que notre contribution est significative. 

Quelle est votre mission

Sous la supervision de la Vice-Présidente des Ventes et Congrès, la personne occupant le poste d’adjointe à la vice-présidence des ventes sera appelé.e à assister de façon proactive et rigoureuse son gestionnaire dans ses tâches quotidiennes. Cette personne agit comme véritable pivot dans le département assurera un suivi des dossiers et fera le lien avec les autres services de l’organisation. 

Principales responsabilités

• Offrir le soutien nécessaire à la vice-présidence dans la réalisation des tâches administratives générales et du support quotidien ;

• Gérer et coordonner l’agenda, le suivi des courriels et les appels ;

• Assurer le traitement des comptes de dépenses pour la Vice-présidence des ventes ;

• Préparer et coordonner les réunions d’équipe, ainsi que les rencontres avec des partenaires et différentes parties prenantes, dont le Conseil d’administration et ses sous-comités ;

• Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et documents nécessaires pour en assurer l’efficacité des suivis ;

• Mettre en forme et réviser les présentations, tableaux et autres documents;

• Tenir à jour les informations et les outils de l’équipe des Ventes et congrès, disponibles dans l’intranet ; 

• Effectuer les arrangements nécessaires aux déplacements d’affaires;

• Fournir un service à la clientèle interne et externe de qualité à l’image de l’organisation; 

• Coordonner la mise en place et le suivi de certains outils pour faciliter la gestion du département des Ventes et congrès (calendrier de vacances, statut de projets, etc.) ;

• Assurer une confidentialité sans faille dans le traitement des dossiers ;

• Assurer occasionnellement la coordination de certains projets spéciaux ;

• Coordonner l’accueil des nouveaux employés et la formation dans la vice-présidence ;

• Préparer les comptes-rendus des réunions et comités de gestion ;

• Préparer, monter et finaliser diverses présentations Power Point. 

Ce qui vous caractéris

• Diplôme d'études en techniques de bureautique, administration, secrétariat ou domaine connexe ;

• Cinq ans d’expérience dans une fonction similaire ;

• Expérience dans un poste d'assistant(e) au niveau de la haute direction, un atout ;

• Expérience dans l’industrie touristique, un atout ;

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit ;

• Excellente maîtrise de la suite Office ;

Ce qui vous démarquera

• Forte proactivité et esprit d’initiative ;

• Excellentes habiletés interpersonnelles ;

• Autonomie, rigueur et très grand souci du détail ;

• Capacité à gérer son temps et à adapter ses priorités dans un contexte changeant rapidement ; 

• Grande capacité d’adaptation ;

• Démontrer un fort esprit d’équipe ;

• Professionnalisme, sens des responsabilités et discrétion ;


• Capacité d'analyse, de contrôle et de suivi efficace.
  

Ce que nous offrons 

• Salaire annuel concurrentiel déterminé en fonction d'une échelle salariale, indexé annuellement   

• REER collectif égalé par l’employeur jusqu’à concurrence de 5 % du salaire   

• 3 semaines de vacances payées dès le début de l’année de référence   

• Assurances collectives complètes, PAE et télémédecine après 3 mois, en partage de coûts 50/50   

• Compte santé de 250$ par année   

• Jours ouvrables de congé payé entre Noël et le Jour de l’an, 7 journées de congé maladie et 3 journées de congés personnels par année civile   

• Contribution de l’employeur à 50% du coût sur l’abonnement annuel Opus (+ 8% rabais portion payé par STM, RTM)   

Ce n‘est pas tout 

• Horaire de 35 heures et horaire compressé l’été 

• 9 jours fériés + 1 jour à Pâques 

• Politique de travail hybride offrant jusqu’à 2 jours par semaine en télétravail ; possibilité de faire du télétravail hors Québec jusqu’à 10 jours consécutifs par année, en combinaison d’une semaines de vacances ; 

• Programme d’accueil, d’intégration structurée visant la cohésion d’équipe et la transversalité ; 

• Programme de développement des compétences et de formations ; 

• Accès à plusieurs attraits touristiques, événements et festivals gratuits, toute l’année ;

• Un bureau lumineux en plein cœur du Centre-ville, à proximité du métro McGill et Bonaventure, à côté de l’hôtel Reine-Élizabeth

• Invitations et billets gratuits pour des événements culturels et sportifs.

• Une équipe soudée et un environnement de travail dynamique.
  

En posant votre candidature, vous consentez expressément au partage des données confidentielles figurant dans votre application au sein de notre entreprise. Vous consentez aussi à ce qu'on utilise votre numéro de téléphone pour vous contacter par texto ou appel téléphonique concernant le processus de recrutement et les opportunités d'emploi. Les informations seront traitées de manière confidentielle et utilisées exclusivement dans le cadre du processus de recrutement. Nous nous engageons à respecter les lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données personnelles, assurant ainsi la confidentialité des informations que vous nous avez fournies. Votre confiance est essentielle, et nous veillons à prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger vos données tout au long de la procédure de recrutement. 

Le genre masculin est utilisé sans aucune intention de discrimination et dans le seul but d'alléger le texte. 
 

Chez Tourisme Montréal, on croit à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous nous engageons à accueillir toutes les personnes, à les considérer et à les valoriser pour ce qu’elles sont, à nous enrichir de leurs différences et de leur unicité et, surtout, à leur offrir un environnement de travail où elles seront bien. Pour nous, la discrimination, peu importe ses formes, c’est tolérance zéro! Nous croyons en l’importance que nos équipes soient le reflet de la diversité de nos membres, de notre clientèle et des communautés que nous servons. Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement ou le poste pour lequel vous postulez, veuillez nous en informer. Des mesures d’aménagement seront offertes aux personnes qui en font la demande à n’importe quelle étape du processus de recrutement.