Adjoint(e) Administratif(ve)

Baro RH recrute un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour une étude notariale située à Laval. Vous serez responsable de la gestion et du suivi des dossiers clients, en assurant un lien fluide entre la clientèle, la notaire et les intervenants externes. Ce rôle exige une excellente organisation, une bonne capacité de communication et un grand sens des priorités. Vous contribuerez activement au bon déroulement des opérations en tenant les dossiers à jour et en répondant efficacement aux demandes. Si vous cherchez à vous investir durablement dans un environnement professionnel structuré et humain, ce poste est pour vous.

Responsabilités

• Accueil des clients en s'assurant de pouvoir se lever et ouvrir la porte, le cas échéant.
• Soutien pour les appels téléphoniques et courriels électroniques.
• Planification/gestion des agendas pour les rencontres et en assurer le suivi.
• Effectuer la mise à jour des informations clients dans la base de données en continu.
• Impression des dossiers corporatifs et/ou personnels en format papier ou PDF.
• Numérisation des documents pour une approche sans papier.
• Toutes autres tâches connexes liées au volet administratif.
• Avoir la capacité d'agir en tant que commissaire à l'assermentation. Les frais reliés à l'inscription sont payés en entier par l'étude notariale.
• Remplir des formulaires sans commettre d'erreurs ou aider à la préparation de documents en collaboration avec la notaire.
• Préparation aux rencontre de la notaire : s'assurer de réserver les plages horaires à l'agenda, s'occuper du bon maintien de la salle d'attente et donner les indications administratives aux client.es.
• Participer en collaboration avec la notaire dans la création de procédures administratives.
• Préparer les copies certifiées conformes des actes notariés.

• Minimum de 1 à 3 ans à titre d’adjoint(e) administratif(ve) dans un cabinet juridique privé au Québec.
• Diplôme en secrétariat juridique ou technique en secrétariat obtenu dans une école reconnue au Québec.
• Excellente capacité d’organisation, rigueur dans la planification et gestion efficace des priorités.
• Rapidité d’exécution, autonomie et aisance à travailler sous pression.
• Maîtrise de la suite Microsoft (Word, Outlook, etc.) et facilité à apprendre de nouveaux outils informatiques.
• Français impeccable à l’oral comme à l’écrit, c’est indispensable.
• Fortes habiletés relationnelles, attitude professionnelle, entregent et sens du service client.
• Capacité à bien travailler en équipe et à collaborer avec divers intervenants.
• À l’aise avec les systèmes informatiques, équipements de bureau et numérisation.

• Salaire concurrentiel, en fonction de l’expérience.
• Horaire de 35 heures réparties sur 4 jours par semaine.
• Conciliation travail-famille valorisée.
• Accès à des outils modernes tels que ConsignO Cloud, Microsoft Teams, et logiciels destinés à la pratique notariale (formation assurée).
• Environnement de travail hybride (papier et électronique).
• Milieu de travail professionnel, humain et stimulant.
• Formation continue prise en charge par l’employeur après 3 mois en poste.
• Trois semaines de vacances payées, plus la possibilité d’une semaine supplémentaire à vos frais.
• Stationnement gratuit à quelques pas de la porte d’entrée.
• Disponibilité requise tous les vendredis, ainsi que 4 samedis par année (9h à 16h).