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Adjoint(e) administratif(ve) et réception

icon building Company : Groupe Tremblay
icon briefcase Job Type : Full Time
icon geo-alt Salaberry-De-Valleyfield, Canada

Job Description - Adjoint(e) administratif(ve) et réception

Sommaire

Relevant de la gestionnaire de la comptabilité et de l’administration, le(la) adjoint(e) administratif(ve)/réceptionniste assure un soutien le soutien administratif quotidien de l’entreprise en effectuant diverses tâches liées à la gestion des fournisseurs, du courrier, des fournitures de bureau ainsi qu’au traitement de la documentation administrative.
La personne contribue au suivi des dossiers, à la qualité des informations administratives ainsi qu’à l’efficacité des opérations quotidiennes. En tant que premier point de contact de l’entreprise, elle accueille les visiteurs, répond aux appels et veille à offrir un service courtois, professionnel et efficace à l’ensemble des intervenants.

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve)/réceptionniste, la personne aura à :

1. Tâches administratives
  • Acheminer les factures aux personnes responsables pour approbation et assurer leur classement selon les procédures;
  • Participer à la réception et à la création des bons de commandes (PO);
  • Procéder à l’ouvertures de comptes fournisseurs et à la mise à jour de leurs informations administratives (coordonnées, informations bancaires, taxes, licences et autres documents requis);
  • Assurer le suivi des documents requis auprès des fournisseurs à l’aide su système ERP;
  • Préparer et rassembler les factures, pièces justificatives et autres documents requis pour la comptabilité;
  • Compiler les informations nécessaires à la conciliation des relevés de cartes de crédit;
  • Maintenir à jour le fichier cumulatif de consommation d’essence par équipe et par compagnie;
  • Effectuer le classement et l’archivage de documents administratifs;
  • Assurer la gestion des fournitures de bureau et des commandes.
2. Accueil et service à la clientèle
  • Accueillir les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme;
  • Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer aux personnes concernées;
  • Assurer la réception, le tri et le traitement des courriels entrants;
  • Répondre aux demandes d’informations ou les diriger vers les ressources appropriées;
  • Assurer la distribution interne ainsi que l’envoi et la réception du courrier.
Qualifications :
  • Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou bureautique, ou l'équivalence;
  • Expérience pertinente dans un emploi similaire;
  • Avoir une bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
  • Aisance avec les logiciels technologiques;
  • Excellente organisation, rigueur et autonomie;
  • Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique;
  • Bon sens du service client interne et facilité de communication.
Nous offrons :
  • Activités sociales organisées par l’entreprise;
  • Régime REER/RPDB;
  • Assurances collectives (dentaire, invalidité, vie, maladie, complémentaire);
  • Congés mobiles;
  • Environnement de travail stimulant et en pleine croissance.

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