Adjointe exécutive, Adjoint exécutif - Présidence-direction générale (R-26-16)

Afin de simplifier votre mise en candidature, il n’est pas nécessaire de remplir toutes les sections du formulaire (expérience professionnelle, scolarité, aptitudes, comportements, motivations, licences et certifications, liens).
Joignez simplement votre CV et, au besoin, tout autre document que vous jugez pertinent (lettre de présentation, portfolio, diplôme, etc.).
 
Si vous éprouvez des difficultés lors de la mise en candidature, nous vous invitons à transmettre votre dossier par courriel à l’adresse suivante : [email protected]. Veuillez préciser le titre de l’emploi pour lequel vous postulez.

Joignez-vous à la grande famille du Parc olympique où les possibilités et les défis sont à l’image de l’immensité de ces installations emblématiques, où la créativité et la collaboration forment le béton de l’organisation et où chacune, chacun, participe à sa façon à la création de moments mémorables.

 On n’attend que vous au Parc olympique!

EN TANT QUE JOUEUSE, JOUEUR D’ÉQUIPE                                 

Un rôle clé au cœur d’un lieu emblématique!

Le Parc olympique a amorcé un virage commercial et entreprend activement la revitalisation et la modernisation de ses espaces emblématiques. De nombreuses initiatives sont en cours afin de renforcer l’attractivité et le rayonnement de ce grand parc urbain. L’objectif est de renouveler ce site historique afin de l’exploiter à son plein potentiel pour les cinquante prochaines années, tout en préservant son patrimoine unique.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour travailler en étroite collaboration avec la Présidente-directrice générale (PDG) dans la réalisation de sa mission. Dans ce rôle, vous assurerez un soutien administratif de haut niveau, contribuerez activement à la coordination des activités exécutives et veillerez à la fluidité des communications internes et externes. La personne recherchée se distingue par sa proactivité, sa débrouillardise et son autonomie, ainsi que par sa capacité à trouver des solutions efficaces et à gérer les priorités avec rigueur. Vous agirez avec un haut degré de discrétion, de jugement et de professionnalisme et jouerez un rôle clé dans la coordination des activités de la présidence-direction générale, en assurant un suivi constant et efficace des dossiers et des actions à mener.

Joignez-vous à nous pour révéler le plein potentiel de ce site emblématique et en faire le plus haut lieu d’expériences et d’émotions surdimensionnées au Québec.

Pour en apprendre plus sur la vision de notre PDG Joëlle Brodeur, c’est ici: Rencontre avec Joëlle Brodeur, une PDG tournée vers l’avenir - Parc olympique .

VOTRE AIRE DE JEU

Gestion de l’agenda, des communications et des priorités exécutives

• En tant que point de contact central de la Présidence-direction générale (PDG) et de la direction générale, agir comme interface stratégique, maintenir des relations professionnelles et faire preuve de jugement pour protéger le temps et l’énergie de la PDG;


• Planifier, organiser et optimiser l’agenda de la PDG en fonction des priorités stratégiques;


• Traiter, filtrer et prioriser la boîte courriels et autres communications;


• Rédiger, réviser ou préparer des réponses, lettres officielles, courriels, notes et résumés exécutifs à partir d’indications sommaires;


• Assurer la fluidité de la communication entre la PDG, la direction générale et les parties prenantes internes (cadres, employés) et externes (ministères, partenaires, médias, etc.);


• Mettre en place une structure de gestion documentaire optimale pour assurer la fluidité, la documentation et la confidentialité des affaires courantes de la direction générale.

Coordination administrative et logistique

• Organiser les réunions internes et externes, les déplacements, événements, invitations et protocoles (en lien avec des partenaires d’affaires, des acteurs gouvernementaux, etc.);


• Contribuer aux activités de planification et de reddition du budget de la direction générale;


• Assurer la conformité administrative, le respect des politiques publiques et la confidentialité, produire et traiter les dépenses de fonctionnement;


• Soutenir la coordination de la direction générale avec les autres directions, les instances gouvernementales et parties prenantes externes.

Gestion de dossiers et soutien à la prise de décision                                                                                                                         

• Centraliser et analyser l’information clé pour faciliter la prise de décision;


• Rédiger, compiler, organiser et transmettre les documents pertinents pour la PDG et les rencontres exécutives (notes de briefing, résumés exécutifs, ordres du jour, rapports, présentations);


• Assurer un suivi rigoureux des décisions, échéances et livrables issus des rencontres exécutives;


• Contribuer à la planification et la mise en œuvre des orientations et des projets spéciaux de la direction générale;


• Mettre en place des procédures et optimiser les processus;


• Gérer un ensemble de dossiers diversifiés;


• Représenter le Parc olympique auprès de certains organismes communautaires et commerciaux du milieu ainsi qu’à diverses réunions de projets;


• Contribuer à la mission du Parc olympique en accomplissant, au besoin, toute autre responsabilité confiée ou requise par ses fonctions.

VOS QUALIFICATIONS, EXIGENCES, CONDITIONS PARTICULIÈRES ET APTITUDES REQUISES

• Détenir un diplôme universitaire de premier cycle en administration, en gestion, ou dans une discipline connexe;


• Détenir 7 ans d'expérience pertinente reliée aux attributions de l’emploi (au minimum 3 ans en accompagnement d’un cadre supérieur);


• Excellente maîtrise de la langue française tant à l’écrit qu’à l’oral;


• Maîtrise de la langue anglaise (un atout);


• Maîtrise des outils bureautiques, y compris Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive, etc.), IA (un atout);


• Engagement, discrétion et sens politique;


• Sens de l’organisation et gestion rigoureuse des priorités;


• Capacité à travailler sous pression de manière transversale, en maintenant un haut niveau de performance et de qualité;


• Polyvalence, autonomie et adaptabilité dans un environnement dynamique tout en gérant un volume important de dossiers diversifiés;


• Forte capacité d’optimisation et d’élaboration de procédures;


• Fort relationnel, communication efficace pour coordonner les relations internes et externes.

VOTRE POSITION

LES AVANTAGES

POUR FAIRE PARTIE DE L’ÉQUIPE

Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles retenues.

Le Parc olympique applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature et à remplir le questionnaire d’auto-identification lors de leur mise en candidature.

Les personnes handicapées qui le désirent peuvent être assistées pour le processus de présélection ou de sélection.

À PROPOS DU PARC OLYMPIQUE

Créé le 1er novembre 2020, le Parc olympique (Société de développement et de mise en valeur du Parc olympique) remplace et modernise la mission de la Régie des installations olympiques (1975-2020). Il a le double mandat de développer, gérer, promouvoir et exploiter ses installations en plus de mettre en valeur son patrimoine et son héritage olympique.

Le Parc olympique gère cinq actifs principaux : le Stade olympique, plus vaste amphithéâtre au pays, la Tour de Montréal, plus haute tour inclinée au monde, le Centre sportif, principal centre aquatique et d’entraînement sportif au Canada, l’Esplanade et les aires extérieures, haut lieu de rassemblement et d’événements de la métropole, ainsi que l’un des plus grands stationnement automobile souterrain au pays.

Création architecturale audacieuse de Roger Taillibert, le Parc olympique a été construit à la fois pour la présentation des Jeux d’été de 1976 et comme lieu de résidence du club de baseball les Expos de Montréal (1977-2004). Depuis son inauguration, il a été l’hôte de plusieurs milliers d’événements sportifs, culturels, sociaux, civiques et grand public, façonnant ainsi l’histoire événementielle du Québec, avec plus de cent millions de visiteurs depuis son inauguration.

À l’aube de son cinquantième anniversaire d’existence, ce grand parc de l’est de la métropole possède une valeur patrimoniale incontestable, se déclinant notamment sous quatre principaux aspects : historique, architectural, urbain et emblématique.