Adjointe réception et maintien d'actifs

VOTRE DÉFI

EMD-Batimo recherche une adjointe réception et maintien d’actifs organisée, dynamique et polyvalente pour assurer un excellent service à la clientèle et un soutien administratif efficace. Le poste allie des responsabilités liées à l’accueil ainsi qu’un rôle de premier plan pour assurer les suivis avec les sous-traitants, opérateurs, et clients pour les correctifs à apporter aux actifs du parc immobilier.

VOTRE RÔLE ET VOS RESPONSABILITÉS

Réception et service à la clientèle :

• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme.


• Gérer la réception de colis et autres livraisons.


• Répondre et transférer les appels téléphoniques de manière courtoise et efficace.


• Préparer et organiser la salle de conférences (eau, verres, etc.).


• Préparer les envois par messagerie (Purolator, FedEx, etc.).


• Commander et gérer les fournitures de bureau.


• Traiter le courrier : ouverture, distribution, numérisation et envoi.


• Assurer la gestion des messagers et des outils d’expédition (timbreuse).


• Partager des documents numérisés aux personnes concernées (ex. : quittances, dénonciations).

Soutien administratif pour les départements internes :

• Soutien à l’équipe pré-construction et gestion de projets :
  
  
  
  • Préparer les bons de commande pour les projets en vérification diligente (VD uniquement).
  
  
  • Soutien administratif divers.
  
  
  
  

Soutien administratif maintien d’actifs :

• Gérer les demandes dans le logiciel interne de suivi au quotidien (Système Service EMD - Batimo);


• Coordonner les sous-traitants et l’équipe interne pour des correctifs divers de construction selon les besoins;


• Assurer un suivi régulier auprès des sous-traitants pour assurer l'exécution des travaux dans un délai approprié à l'urgence de la demande;


• Effectuer les bons de commande pour le département maintien d’actifs.


• Communiquer avec les résidents pour coordonner les travaux.


• Rechercher de l’information dans les documents/plans des anciens projets à la demande du directeur maintien d’actifs.


• Faire un suivi régulier auprès du Directeur service client et maintien d'actifs pour le suivi des tâches;


• Prendre action en lien avec les nouvelles demandes dans un délai de 24h et faire un suivi au système par écrit;

Qualifications requises :

• Formation : Diplôme en administration ou équivalent (un atout).


• Expérience : 2 à 3 ans d’expérience en réception ou en soutien administratif.


• Compétences techniques :

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).


• Connaissance de logiciels tel que Dreeven/Procore. (un atout).


• Lecture de plans (un atout)


• Aisance avec les systèmes de messagerie et outils numériques (ex. : SharePoint).

• Compétences personnelles :

• Excellente organisation et gestion des priorités.


• Entregent, tenace et rigoureuse.


• Capacité à travailler efficacement dans un environnement multitâche.


• Bonnes compétences en communication et en service à la clientèle.

Conditions et avantages :

• Poste stimulant au sein d’une équipe dynamique.


• Avantages sociaux compétitifs.


• Ambiance de travail collaborative et bienveillante.