Adjoint·e, service des affaires juridiques juridique

Titre du poste: Adjoint·e, service des affaires juridiques juridique 

Numéro de la demande: 48196 

Catégorie d'emploi: Administration

Division: Nat - Affaires juridiques (80069744) 

Département: Affaires juridiques

Lieu de travail: LE GROUPE JEAN COUTU - VARENNES (#M-VAR)

Province: Canada : Quebec

Type d'emploi: Permanent

Venez relever de nouveaux défis et partager votre passion!

Rejoindre notre équipe comporte ses avantages :

- Horaire flexible afin de promouvoir l’équilibre travail/vie personnelle

- Télétravail en mode hybride

- Assurances collectives dès la première journée

- Régime de retraite très compétitif

- Politique de vacances généreuse

- Journées personnelles

- Programme d’aide aux employé·e·s

- Stationnement gratuit

- Opportunité de développement professionnel

- Bornes de recharge pour voitures électriques

Votre mission dans l'équipe :

Le service des affaires juridiques de la division pharmacie de Metro, composé de sept (7) conseiller·ère·s juridiques et de cinq (5) membres de soutien, est responsable, entre autres, de fournir des conseils juridiques à l’interne dans des domaines variés, de coordonner les mandats confiés à des professionnel·le·s externes, de la protection des renseignements personnels ainsi que de revoir, négocier et préparer des documents juridiques.

Nous recherchons un·e adjoint·e pour assister l’ensemble des professionnel·le·s du service dans leurs fonctions administratives et ce, par l'exécution de tâches reliées de près ou de loin au secrétariat.

Vos responsabilités en tant qu’Adjoint·e, service des affaires juridiques :

- Effectuer l'ensemble des tâches de secrétariat, telles que gestion d'agenda, mise en forme de documents, gestion des appels, la réception, le tri, la distribution et l’expédition du courrier et organisation administrative.

- Procéder à l'ouverture, la fermeture et au classement de dossiers ainsi que des suivis et des rappels (incluant tableaux d'échéance).

- Procéder à la préparation de projet de lettres et documents suivant les instructions données.

- Veiller à la tenue et mise à jour de divers tableaux, listes et bases de données du service.

-  Assurer la mise à jour de la base de données relatives aux documents de nature contractuelle et l'inscription de suivis et rappels pour chaque dossier qui lui est confié et à la demande des professionnel·le·s du service

- S'assurer de la transmission des informations pertinentes, concernant les transactions, aux personnes ou services concernés.

- S’assurer de la transmission et du suivi de la documentation contractuelle, coordonner l’obtention des signatures des différents signataires internes et externes.

- Effectuer la cueillette d’informations auprès de divers intervenant·e·s internes ou externes.

- Répondre aux demandes de renseignements provenant des différents services et de sources externes.

- Préparer la documentation et l’agenda en vue de réunions.

- Veiller au suivi et au paiement des comptes d'honoraires et des comptes fournisseurs, y compris quant au compte de la carte de crédit corporative.

- Aider au maintien et à la mise à jour des modèles utilisés par la société.

- Effectuer des recherches, consultations et vigies dans divers sites Internet.

- Exécuter toute autre tâche, assumer toute autre responsabilité que les professionnel·le·s du service pourraient lui confier de temps à autre et assurer un soutien aux autres membres de l'équipe.

Les qualifications que nous cherchons :

- Cours de secrétariat, secrétariat juridique un atout

- 3 ans d'expérience pertinente

- Connaissances informatiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SAP, etc.)

- Bilinguisme essentiel tant à l’oral qu’à l’écrit, car le poste exige d’interagir avec des fournisseurs ou partenaires externes unilingues anglophones.

Quelques atouts supplémentaires :

- Orientation vers un travail/service de qualité

- Intérêt pour l’apprentissage des aspects techniques

- Bon sens de l'organisation

- Bonne gestion du temps et des priorités

- Autonomie, débrouillardise et intérêt envers ses responsabilités

- Aptitude à résoudre des problèmes

- Prompt à proposer son soutien

- Esprit d’équipe

- Discrétion et respect de la confidentialité