Adjoint·e spécial·e, IA et technologie / Special Assistant, AI & Emerging Techs émergentes

À propos de Wavo

Wavo est une agence mondiale de consultation et de planification média en pleine croissance qui redéfinit le marketing numérique. Née dans l’industrie musicale, Wavo aide les artistes, les professionnels du divertissement et les marques à prospérer dans un environnement numérique en constante évolution. Nous collaborons avec des clients tels que Universal Music Group, Sony Music Entertainment, Warner Music Group, Live Nation, Apple Music et bien d’autres, afin de créer des campagnes qui établissent des liens durables avec les publics du monde entier. Reconnue comme l’une des entreprises à la croissance la plus rapide au Canada, Wavo est un lieu où créativité et données se rencontrent, et où l’innovation fait partie de notre ADN.

Aperçu du poste

Nous recherchons un·e Adjoint·e spécial·e, IA et technologies émergentes pour travailler directement avec notre PDG et collaborer avec les équipes en intelligence artificielle, science des données et ingénierie. Ce rôle combine soutien exécutif, coordination de projets et facilitation de la recherche, avec un accent particulier sur l’innovation propulsée par l’Intelligence Artificielle (IA) et sur la R&D admissible au programme RS&DE.

Vous contribuerez au suivi d’expériences de pointe, à la tenue de documents essentiels à la conformité et à la coordination de projets afin de passer rapidement et clairement de l’idée à l’exécution. Ce poste offre l’occasion d’être au cœur d’initiatives transformatrices en IA, tout en acquérant une exposition privilégiée aux processus décisionnels de la direction.

Responsabilités

• Offrir un soutien exécutif de haut niveau au PDG, incluant la gestion d’agenda, la préparation de dossiers de présentation et la liaison avec les parties prenantes internes et externes.


• Coordonner et documenter les projets de R&D admissibles au programme RS&DE, tels que le modèle Lift, les agents d’inférence causale et les initiatives liées à DAWA.


• Travailler en étroite collaboration avec les équipes en IA, science des données et ingénierie pour suivre les expériences, recueillir et organiser les preuves techniques et tenir des registres contemporains pour assurer la conformité au programme RS&DE.


• Participer à la rédaction des rapports techniques RS&DE, au suivi financier des projets et à la communication avec les organismes de financement et les partenaires de recherche.


• Soutenir la coordination des produits, veiller au respect des jalons de R&D et signaler de manière proactive les obstacles à la direction.


• Maintenir des dossiers, flux de travail et systèmes de suivi de projet organisés pour une efficacité et une transparence maximales.

Qualifications et expérience

Exigences 

• Diplôme de baccalauréat en administration des affaires, communications, informatique, systèmes d’information, génie ou dans un domaine connexe, ou expérience pratique équivalente.


• Expérience en soutien exécutif, coordination de projets techniques ou gestion de programmes de R&D.


• Connaissance pratique des processus RS&DE et intérêt marqué pour l’IA, les technologies émergentes et la recherche appliquée.


• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs projets simultanément avec précision et souci du détail.


• Expérience de travail avec des équipes multidisciplinaires, techniques et non techniques.

Atouts 

• Expérience dans le marketing numérique, les médias ou la technologie créative.


• Connaissance pratique d’outils d’IA, de plateformes d’automatisation ou d’analytique de données.


• Expérience dans la gestion de demandes de subvention, de programmes de financement ou de partenariats technologiques.

Avantages et conditions

En plus d’un environnement de travail collaboratif et stimulant, vous bénéficierez de :

• Salaire concurrentiel, assurance collective santé et dentaire, et modalités de travail flexibles;


• Un espace de travail dynamique et valorisant, réunissant des employés issus de parcours culturels et professionnels variés;


• Accès à l’infrastructure technologique nécessaire pour faciliter l’intégration et le travail en mode hybride;


• L’opportunité de contribuer à l’innovation à l’intersection de la musique, du marketing/publicité et de la technologie.

Employeur souscrivant au principe d’égalité

Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le genre, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil, le statut de vétéran ou le handicap.

Exigence linguistique au Québec

Langue de travail pour les postes situés en permanence au Québec et autre exigence

La connaissance du français est requise pour les postes situés en permanence au Québec afin que le titulaire puisse communiquer au besoin avec ses collègues et les fournisseurs au Québec. Une formation en français sera offerte à tout titulaire d’un poste permanent au Québec qui ne possède pas une bonne connaissance du français.

L’exigence d’une autre langue est requise pour ce poste afin de pouvoir communiquer avec les clients, partenaires et collègues qui sont majoritairement situés à l’extérieur du Québec.

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About Wavo
Wavo is a fast-growing global consulting and media planning agency redefining digital marketing. Born in the music industry, we help artists, entertainers, and brands thrive in the ever-changing digital landscape. We partner with clients such as Universal Music Group, Sony Music Entertainment, Warner Music Group, Live Nation, Apple Music, and many others to deliver campaigns that connect with audiences worldwide. Recognized as one of Canada’s fastest-growing companies, Wavo is where creativity meets data, and where innovation is part of our DNA.

Role Overview
We are looking for a Special Assistant, AI & Emerging Tech to work directly with our CEO and collaborate with AI, data science, and engineering teams. This role blends executive support, project coordination, and research facilitation, with a focus on AI-driven innovation and SR&ED-eligible R&D.

You will help track cutting-edge experiments, maintain essential compliance documentation, and ensure that projects move from idea to execution with clarity and speed. This is an opportunity to be at the heart of transformative AI initiatives while gaining exposure to leadership decision-making.

Responsibilities 

• Provide high-level executive support to the CEO, including scheduling, briefing preparation, and liaison with internal and external stakeholders.


• Coordinate and document SR&ED-eligible R&D projects, such as the Lift Model, Causal Inference Agents, and DAWA-related initiatives.


• Work closely with AI, data science, and engineering teams to track experiments, collect and organize technical evidence, and maintain contemporaneous records for SR&ED compliance.


• Assist in drafting SR&ED technical narratives, tracking project finances, and facilitating communications with grant agencies and research partners (e.g., Ivado).


• Support product coordination, ensuring R&D milestones are met on time, and proactively escalate blockers to leadership.


• Maintain organized project files, workflows, and reporting systems for maximum efficiency and transparency.

Qualifications & Experience

• Bachelor’s degree in business administration, communications, computer science, information systems, engineering, or a related field, or equivalent practical experience.


• Experience in executive support, technical project coordination, or R&D program management.


• Working knowledge of SR&ED processes and strong interest in AI, emerging technologies, and applied research.


• Strong organizational skills with the ability to manage multiple projects simultaneously with accuracy and attention to detail.


• Experience collaborating with cross-functional teams (technical and non-technical).
  
  

Nice to have

• Experience in digital marketing, media, or creative technology.


• Hands-on familiarity with AI tools, automation, or data analytics.


• Background in managing grant applications, funding programs, or technology partnerships.

Benefits + Perks
Along with our great work culture and colleagues, you’ll also have the following:

• Competitive salary, group health & dental insurance, and flexible work arrangements;


• A dynamic and empowering workspace, wherein employees come from a wide range of cultural and professional backgrounds;


• Access to technological infrastructure to be able to effectively onboard and work in a hybrid environment;


• Being a part of innovation at the nexus of music, marketing/advertising, and technology.
  
  

Equal Opportunity Employer

We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, veteran status, or disability status.

Quebec Language Requirement

Language of work for positions permanently located in Quebec & other language requirement

Knowledge of French is required for positions permanently located in Quebec so incumbents can communicate with their colleagues and suppliers in Quebec as necessary. French-language training will be offered to all incumbents in permanent positions in Quebec who do not have a good knowledge of French.

Another language is required for this position in order to communicate with clients, partners and colleagues, who are predominantly located outside Quebec.