Administrative Assistant

Official Internal Job Title:

Status:

Job Description:

Relevant du vice-président – Actuariat corporatif, vous jouerez un rôle essentiel au sein d’une équipe d’actuaires. Vous apporterez un soutien administratif proactif de qualité en veillant à la fluidité des activités quotidiennes et à la bonne coordination des priorités.

Votre sens de l’organisation, votre rigueur, votre proactivité et votre discrétion feront de vous un partenaire incontournable pour le vice-président et son équipe.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :

• Assurer l’organisation ainsi qu’un suivi rigoureux de l’agenda de la Vice-président.  Tenir à jour l’agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l’équipe de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe
• Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres du vice-président ; participer à l’animation de segments d’ordre administratif et rédiger les comptes rendus du comité de gestion de la vice-présidence.
• Réserver des salles de réunion et voir à l’organisation de celles-ci (équipement, pauses-santé, repas, etc.) Confirmer aux membres participants leur présence à ces réunions.
• Manipuler des documents et des dossiers confidentiels tels que des rapports réglementaires
• Participer activement à l’élaboration des présentations Power Point
• Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train) avec l’outil Concur, compléter les notes de frais du vice-président.
• Mise à jour du calendrier de vacances de la Vice-présidence et gérer les sites intranet de la Vice-présidence
• Gérer la bibliothèque des examens d’actuariat et effectuer les commandes de matériel requis.
• Traiter la facturation pour certains fournisseurs.

Vos talents et qualifications : 

• Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat.
• Minimum de 7 ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) de direction
• Maîtrise avancée des outils de la suite MS Office (word, Powerpoint..)
• Maîtrise avancée de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit et une connaissance fonctionnelle de l'anglais, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise

#LI-Hybrid 

#LI-JD1

#S1

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