Administrative assistant /Adjointe administrartive Ottawa

Atwill-Morin employs nearly 1,000 dynamic people working in the fields of masonry, concrete, and scaffolding in the Montreal, Quebec City, Ottawa, and Toronto areas. Our expertise today is essential for the future, and we are constantly striving to improve.

For our Ottawa office, we are currently seeking an

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This position is unfortunately not open to international assignments.

Reporting to the Executive Vice President, you will play a key role in the company's success by demonstrating initiative and attention to detail.

Your responsibilities will include:

Performing administrative tasks inherent to the position of Administrative Assistant;

Preparing various documents in Word, Excel, PowerPoint, or PDF format;

Managing the email inbox of your immediate supervisors;

Coordinating schedules, meetings, and travel;

Organize and file legal documents (litigation, mergers and acquisitions, and corporate restructurings);

Draft documents;

Participate in the organization of corporate events;

Assist with the management of the company's vehicle fleet;

Provide insurance at reception as needed;

Book flights and plan travel;

Manage mileage logs;

Occasionally, assist with client follow-up, etc.;

Any other related tasks;

Required skills:

5 to 10 years of experience in administrative support;

Excellent written and oral communication skills in English;

As one-third of the tenders we respond to come from Quebec, we are looking for someone with excellent French skills;

We communicate several times a day with our English-speaking clients. To better serve our businesses in Ontario, we are looking for someone with excellent English skills to fully understand their needs;

Ability to manage priorities and meet deadlines;

Excellent proficiency in SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive (an asset), etc.;

Strong organizational skills and attention to detail;

Autonomy, motivation, and initiative;

High degree of diplomacy, discretion, professional maturity, and sound judgment;

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Atwill-Morin, c’est près de 1000 personnes dynamiques qui travaillent la maçonnerie, le béton et les échafaudages, dans les régions de Montréal, Québec, Ottawa et Toronto. Ce que nous faisons aujourd’hui restera demain et nous travaillons toujours avec l’idée de devenir meilleurs.

Pour notre bureau situé à Ottawa nous recherchons présentement une adjointe administrative 

Ce poste n'est malheureusement pas offert à l'international 

Sous la supervision du vice-président exécutif, vous occuperez un poste clé dans le succès de la compagnie en mettant à profit votre initiative et votre souci du détail.

Dans le cadre de vos fonctions, vous serez appelé à :

Effectuer les tâches administratives inhérentes à la fonction d’ajointe administrative ;

Préparation de divers documents en format Word, Excel, PWP, ou PDF ;

Gérer la boîte courriel de vos supérieurs immédiats ;

Coordination de l’agenda, des rencontres et des déplacements ;

Organisation et classement des dossiers juridiques (litiges, fusions / acquisitions et réorganisations corporatifs ;

Rédaction de document ;

Participation à l’organisation d’événements corporatifs ;

Aide à la gestion de la flotte automobile de l’entreprise ;

Au besoin effectuer le remplacement à la réception;

Réservation des vols et planification de voyage ;

Gestion des carnets de kilométrage ;

Occasionnellement, aide au suivi client, etc

Toute autre tâche connexe ;

Compétences recherchées :

Expérience précédente en soutien administratif (5 à10 ans);

Bonne communication écrite et orale en Français ;

Comme plus de la moitié  des appels d'offres auxquelles nous répondons proviennent de l'extérieur du Québec, nous recherchons une personne qui maitrise bien l'anglais 

Nous communiquons plusieurs fois par jour avec notre clientèle anglophone, afin de desservir nos compagnies en Ontario, nous recherchons une personne qui maitrise bien l’anglais pour bien comprendre leurs besoins ;

Capacité à gérer des priorités et à respecter les délais ;

Très bonne maitrise de Share Point, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, One Drive, un atout, etc.;

Fortes compétences en matière d'organisation, souci du détail ;

Autonome et motivé, avec un fort sens de l'initiative ;

Haut degré de diplomatie, de discrétion, de maturité professionnelle et de jugement ;