Agent ou agente de soutien aux programmes et à la conformité

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

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Job Description

La personne titulaire du poste soutient les opérations administratives liées à la conformité du gestionnaire de système de services (GSS). Elle veille au traitement exact des dossiers, à une documentation rigoureuse, ainsi qu’au suivi administratif et financier des soutiens financiers liés à l’emploi (ERFS), conformément aux directives ministérielles et aux politiques financières du Collège Boréal.

Ce poste est central pour la vérification et la validation des demandes de paiement ERFS, la vérification des dépenses, la gestion documentaire et le maintien de systèmes de suivi fiables. Il contribue ainsi à la reddition de comptes, à l’assurance qualité et à la transmission de l’information au sein du réseau. En plus du volet ERFS, la personne titulaire contribue au financement basé sur le rendement à l’amélioration continue des processus et au soutien au réseau.

Le lieu de travail est flexible et peut être situé n’importe où en Ontario, là où se trouve un site ou un campus du Collège. Le mode de travail est hybride.

Responsabilités :

• Contribuer à l’élaboration, à la documentation, à la mise à jour et à la coordination de processus, de directives et d’outils normalisés, en formulant des recommandations afin de soutenir la mise en œuvre, la conformité et l’amélioration continue des programmes et activités du secteur.

• Standardiser les flux de travail afin d’assurer une application uniforme des lignes directrices du GSS et des directives ministérielles.

• Créer et maintenir des outils, gabarits et tableaux de suivi (p. ex., tableaux Excel, feuilles d’étapes, registres de rapprochement) pour soutenir la reddition de comptes et identifier des tendances.

• Assurer l’exactitude et la cohérence du traitement des demandes provenant de processus variés, y compris les évaluations d’admissibilité, les retours, les demandes de révision, la documentation et les approbations.

• Examiner et valider les soumissions des points de contrôle PBF, en s’assurant de la conformité de la documentation, de l’admissibilité aux résultats financés et du respect des exigences de programme et de rapports.

• Extraire les données CaMS/ESCases conformément aux directives des programmes.

• Compiler et consolider des données financières, statistiques ou d’activités à partir d’extractions et d’outils de suivi (p. ex., Excel, extraits ministériels) afin de produire des indicateurs de suivi de base et d’appuyer la planification et le coaching du réseau; collaborer avec les diverses équipes responsables de toute analyse approfondie.

• Recommander et mettre en œuvre des améliorations aux outils administratifs et aux critères d’interprétation, le cas échéant.
   

Conformité, assurance qualité et approbations

• Analyser les demandes de paiement et vérifier la documentation (reçus, preuves de paiement, lettres d’emploi, etc.) afin d’en confirmer l’admissibilité et la conformité aux politiques.

• Coordonner la vérification des dépenses (p. ex., talons de paie, attestations) à des étapes définies.

• Saisir et documenter les décisions d’approbation ou de refus dans ESCases et CaMS.

• Traiter les approbations et les refus conformément aux lignes directrices financières et des programmes.

• Examiner les dossiers soumis pour en assurer l’exhaustivité et l’exactitude.

• Maintenir des catalogues de documentation contrôlée et veiller à la préparation aux audits.

• Effectuer des vérifications ponctuelles, des examens de dossiers et des revues de conformité au besoin.

• Suivre et résumer les tendances opérationnelles (catégories de financement, types d’erreurs, utilisation budgétaire).

• Servir de point de liaison lors des audits reliés aux processus opérationnels, en assurant une documentation exacte, uniforme et ponctuelle.

• Maintenir des outils de suivi de conformité, identifier les risques et soutenir l’escalade au besoin.

• Gérer un volume élevé de demandes avec rigueur, exactitude et réactivité.

Soutien au réseau, assurance qualité et accompagnement technique

• Fournir un soutien et des conseils opérationnels liés à l’utilisation de CaMS et d’ESCases, notamment pour le dépannage et la résolution de situations liées aux processus sous sa responsabilité.

• Interpréter et donner suite aux communications ministérielles pour assurer l’alignement du réseau.

• Coordonner la réception et la priorisation des questions du réseau, et assurer la mise à jour des registres et résumés de questions-réponses à l’interne ainsi que sur le portail des fournisseurs.

• Développer des outils pratiques, listes de vérification, guides rapides et contenus de formation.

• Servir de point de contact central pour les questions opérationnelles relatives à l’ERFS.

• Planifier, développer et animer des séances d’information ciblées pour le réseau, en fonction des besoins identifiés.

Coordination et amélioration continue des processus opérationnels

• Collaborer avec les spécialistes de relations contractuelles pour résoudre les cas complexes ou clarifier les attentes.

• Planifier et organiser le traitement des audits et des requêtes ministérielles en collaboration avec l’équipe de spécialistes pour assurer la livraison des livrables dans les délais.

• Identifier les lacunes de processus, les tendances et les besoins en formation ; proposer et mettre en œuvre des améliorations.

• Contribuer au partage des leçons apprises et des pratiques exemplaires ainsi qu’à l’optimisation continue des processus.

• Recommander et appliquer de manière proactive des améliorations procédurales pour renforcer l’efficacité et la cohérence.

Exigences :

• Diplôme de deux ans en services sociaux, administration des affaires, finance ou domaine connexe;

• Minimum de deux années d’expérience pertinente;

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Excel (niveau de base/intermédiaire) pour l’analyse, le suivi et la production de rapports (formules, tableaux croisés dynamiques);

• Expérience dans l’extraction et la vérification de données à partir de systèmes; capacité démontrée à assurer l’exactitude et à détecter les incohérences, doublons et erreurs;

• Connaissance des programmes de soutien financier, des services d’emploi ou des programmes financés par le gouvernement : un atout;

• Solides compétences en tenue de dossiers et en gestion documentaire, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et des échéanciers serrés dans un environnement dynamique;

• Souci du détail marqué;

• Expérience en assurance qualité (révision de dossiers, audits, vérifications ponctuelles, conformité) : un atout;

• Capacité à développer et maintenir des outils de processus, des listes de vérification et des documents de référence pour appuyer des pratiques opérationnelles et de conformité cohérente;

• Excellentes compétences en communication, orale et écrite, en français et en anglais;

• Capacité à former et à accompagner le personnel et les fournisseurs de services sur les systèmes, formulaires et procédures, en offrant des directives claires;

• Professionnalisme, discrétion et solides habiletés interpersonnelles pour bâtir des relations de collaboration avec les équipes internes et les partenaires externes;

• Solides compétences en résolution de problèmes et en adaptabilité, avec une volonté d’apprendre de nouveaux systèmes, processus et exigences évolutives;

• Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration, en faisant preuve d’initiative, de responsabilité et d’un esprit d’amélioration continue.

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.