Assistant(e) administratif(ve) - Services académiques

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Ce concours est ouvert à tous les candidats ; toutefois, la priorité sera accordée aux candidats internes et aux anciens employés de l'Université de l'Alberta par rapport aux candidats externes. Veuillez vous connecter pour vérifier votre statut de candidat interne.

Ce poste s'accompagne d'une prime de bilinguisme de 5%.

Emplacement - Ce poste s'exerce en présentiel. Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

L’assistant(e) administratif(ve) – Services académiques joue un rôle essentiel dans le soutien et le bon déroulement des activités quotidiennes de l’unité des Services académiques aux étudiants du Campus Saint-Jean (CSJ). Le Bureau des services académiques aux étudiants du CSJ répond à l’ensemble des besoins académiques des étudiants en dehors de la salle de classe. En collaboration avec le Bureau du registraire, il est responsable de l’ensemble des services de conseil pédagogique offerts aux étudiants, de leur première année jusqu’à l’obtention de leur diplôme, de la planification des horaires et de l’ETT, ainsi que des procédures d’admission, notamment de la gestion des processus et des procédures d’admission au programme de B. Ed.AD. de deux ans. Le bureau assure également le soutien des services du registraire, de l’aide financière et des bourses, ainsi que la supervision de l’administration des programmes d’études.

Sous la responsabilité de la Cheffe d’équipe, Services académiques aux étudiants, ce poste comporte des responsabilités variées. La personne titulaire du poste fournit un soutien en matière de conseil académique, de triage des demandes dans FreshService, de gestion des rendez-vous et des calendriers, de coordination des activités quotidiennes, de préparation de rapports, de communications et d’activités d’engagement auprès des étudiants de premier cycle. Au cœur de ce rôle se trouve la capacité d’assurer une communication efficace et une excellente efficacité opérationnelle, tant au sein de l’unité qu’avec les divers partenaires internes et externes.

Soutien général en conseil académique

• Fournir des conseils complets aux étudiants actuels, aux membres du corps professoral, à l’administration et au personnel, en personne, par courriel ou par l’intermédiaire d’outils de communication électroniques (système de tickets), concernant les dossiers étudiants, l’évaluation des droits de scolarité, les programmes académiques du Campus Saint-Jean, l’inscription, les examens et les procédures de collation des grades.
• Gérer et/ou aider à la gestion des calendriers Waitwell ainsi que le calendrier de l’équipe.
• Orienter les étudiants de manière appropriée vers les membres du Bureau des services académiques aux étudiants du Campus Saint-Jean, du Bureau des stages (Field Experience Office), du Bureau de l’expérience étudiante ou d’autres services lorsque nécessaire, et leur fournir les renseignements de base sur les raisons de l’orientation ainsi que sur les démarches à suivre.
• Faciliter les échanges avec le campus Nord, le Bureau central du registraire, le service de recrutement du Campus Saint-Jean, l’administration du Campus Saint-Jean, le Campus Saint-Jean de Calgary et le Bureau des stages, en assurant une communication efficace et une bonne coordination des projets.

Soutien aux communications

• Effectuer le triage des demandes et répondre, lorsque possible, aux tickets soumis dans le système de gestion des services aux étudiants de l’Université (FreshService).
• Recevoir, filtrer et diriger les demandes de renseignements reçues en personne, par téléphone ou par voie électronique, selon les besoins.
• En collaboration avec le chef d’équipe et les conseillers académiques, gère la boîte de réception principale des Services académiques et des Admissions du Campus Saint-Jean. Répond aux demandes courantes et effectue le triage des demandes plus complexes.
• Recevoir et répondre aux demandes de renseignements des étudiants, diplômés, membres du corps professoral, familles d’étudiants et autres intervenants concernant les dossiers académiques ou les ressources communautaires.
• Orienter, au besoin, les personnes vers les ressources du Campus Saint-Jean, le site Web de l’Université de l’Alberta ou des ressources communautaires pertinentes.
• Rédiger et préparer les communications courantes destinées au personnel, aux étudiants et au campus, à partir d’informations simples, pour révision par le superviseur.
• Gérer la correspondance du service et veiller à ce que les demandes soient acheminées aux personnes appropriées et fassent l’objet d’un suivi.

Soutien administratif général

• Effectuer le triage des rendez-vous, des demandes de renseignements et de l’accueil des étudiants, particulièrement au début des sessions d’automne et d’hiver.
• Accueillir les étudiants en personne et les orienter vers les ressources appropriées du Campus Saint-Jean ou, au besoin, vers les services du campus Nord.
• Fournir un soutien administratif aux réunions régulières et aux rencontres spéciales.
• Réserver les salles, organiser l’équipement requis, préparer les locaux et coordonner les services de traiteur, au besoin.
• Préparer les ordres du jour et les documents de soutien, anticiper les besoins en documentation et distribuer les procès-verbaux.
• Mettre en place les plateformes de réunion virtuelles selon les besoins des participants et communiquer les modalités logistiques.
• Participer à des ateliers, séminaires et activités de perfectionnement afin de maintenir et d’améliorer ses connaissances, ses compétences et sa formation professionnelle.
• Contribuer à la coordination des achats liés aux événements, aux réunions et aux activités d’engagement, au besoin.
• Utiliser Campus Solutions pour produire des statistiques et des rapports sur les étudiants actuels ainsi que d’autres rapports nécessaires afin de soutenir la prise de décisions de l’équipe et des autres unités.
• Autres tâches selon les besoins.

• Diplôme universitaire de premier cycle souhaité et au moins 2 ans d’expérience dans un rôle administratif, de préférence dans un organisme sans but lucratif, un environnement de collecte de fonds ou de marketing.Une combinaison équivalente de formation et d’expérience permettant d’exercer avec succès les fonctions essentielles du poste peut être prise en considération.
• Bilingue : maîtrise parfaite du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
• Excellentes compétences informatiques, notamment maîtrise des logiciels de bases de données, de tableurs et de traitement de texte. Une solide connaissance de Google Suite et de Microsoft Office Suite est essentielle.
• Connaissance avancée d’Adobe Acrobat Pro, Canva, Campus Solutions, Slate et d’autres logiciels, avec une excellente capacité d’apprentissage de nouveaux outils technologiques.
• Grande autonomie et capacité à travailler de façon indépendante tout en collaborant efficacement au sein d’une équipe.
• Excellentes aptitudes en organisation, en gestion de projets et en gestion du temps, avec la capacité d’établir les priorités et de gérer des demandes concurrentes.
• Capacité démontrée à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir les priorités et à travailler de façon autonome ou en équipe.
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle.
• Capacité d’adaptation à de nouveaux défis et à des environnements en constante évolution.
• Excellentes compétences organisationnelles, avec un grand attention au détail, une capacité à établir des priorités de façon stratégique et à gérer efficacement plusieurs projets simultanément.
• Capacité à résoudre des problèmes, à prendre de bonnes décisions et à porter une grande attention aux détails.
• Engagement à contribuer à une culture de confiance, d’efficacité et d’excellence dans l’exécution du travail.

Application Instructions

Cliquez sur "Apply Now" pour soumettre votre CV et votre lettre de motivation. Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous.

Ce poste est régi par toutes les dispositions applicables de la convention collective conclue entre le Conseil des gouverneurs de l’Université de l’Alberta et la Non-Academic Staff Association (NASA).

Ce poste s’accompagne d’un régime complet d’avantages sociaux.