Billing Analyst / Analyste en facturation

Job Purpose:

This position is responsible for the daily maintenance of the billing system, with a working knowledge of billing platform functionality and billing processes. The individual is responsible for accurately capturing and applying all charges made to customer services. This position requires a high attention to detail and the ability to work with multiple systems to ensure accurate billing. The Billing Analyst works with the Billing Manager to update and maintain the Billing System to ensure accurate, timely client billings each month and provide clients with a positive interface experience when disputes arise.

Duties:

• Daily Maintenance of the Billing System
• Assist in monthly bill closes
• Process onboarding orders and ensure accuracy of syncing data from CT systems to billing system; apply manual charges as necessary
• Refine and improve the onboarding process in SalesForce and billing system
• Process MACDs; apply manual charges as required
• Process catalog service conversions to migrate customers between product sets and/or product catalog versions; ensure that pricing and products are accurate and billing correctly, engaging other department resources as necessary
• Process offboarding/location billing account terminations
• Process contract renewals and apply updated charges in billing system as directed by inside sales; maintain updated contract term details in Salesforce.
• Engage DEV to implement Customer Pricing Override entries to correct syncing/quoting issues
• Attend cross functional meetings as needed
• Provide project based or ad-hoc reporting as required
• Assist with provisioning and billing system integration projects
• Assist with billing vendor relationship
• Assist with process documentation
• Assist in resolving customer disputes and issues, focused on providing the best possible experience for the customer balanced against CallTower’s financial health
• Ensure efficiency and effectiveness of billing processes and system operation
• Engage billing system vendor to escalate and resolve system issues
• Be able to approach workload in a self-directed manner, working independently and in a collaborative nature
• Provide billing system navigational, informational or interpretive assistance to outside departments
• Analyze monthly billing procedures and update accordingly
• Back up billing manager as needed

Essential skills and experience:

• Bachelor’s degree or additional relevant experience required
• 3+ years of experience in billing
• Ability to maintain and update billing system and billing processes
• Intuitive, proactive, collaborative, ambitious, creative problem solver, analytical, versatile, and “thrives under pressure” are words that describe you.
• Must be self-motivated with strong time management skills.
• Detail oriented with computational accuracy and character strength.
• Excellent written and verbal communication, demonstrates active listening and comprehension skills.
• Comfortable in the dynamic atmosphere of a highly technically focused organization with a rapidly expanding and changing customer base.
• Strong individual contributor with exceptional organizational and communications skills.
• Strong collaboration skills and ability to work across all departments.
• Ownership mentality of role and projects.
• Track record in successfully meeting deadlines while handling multiple projects.
• Proficiency in Microsoft Excel including use of pivot, v-lookup tables

Sommaire du poste:

Ce poste est responsable du maintien quotidien du système de facturation et requiert une bonne

connaissance des fonctionnalités de la plateforme ainsi que des processus de facturation. L’analyste en

facturation est responsable de la saisie et de l’application exactes de tous les frais associés aux services

fournis aux clients.

Ce rôle exige un grand souci du détail ainsi que la capacité de travailler dans plusieurs systèmes afin

d’assurer une facturation précise. L’analyste en facturation travaille en étroite collaboration avec le

gestionnaire de la facturation afin de mettre à jour et de maintenir le système de facturation pour garantir

une facturation exacte et effectuée en temps opportun chaque mois, tout en offrant une expérience positive

aux clients lors du règlement de différends ou d’anomalies de facturation.

Responsabilités:

• Assurer la maintenance quotidienne du système de facturation.
• Participer aux processus mensuels de facturation.
• Traiter les commandes d’intégration des clients et assurer l’exactitude de la synchronisation des données entre les systèmes de CallTower et le système de facturation; appliquer les frais manuels lorsque requis.
• Optimiser et améliorer les processus d’intégration dans Salesforce et dans le système de facturation.
• Traiter les demandes MACD et appliquer les frais manuels requis.
• Effectuer les conversions de catalogues de services afin de migrer les clients entre différents ensembles de produits ou versions de catalogues; s’assurer de l’exactitude des produits, des prix et de la facturation, en collaborant avec les autres départements lorsque nécessaire.
• Traiter les résiliations de comptes de facturation lors du départ d’un client ou de la fermeture d’un site.
• Gérer les renouvellements de contrats et appliquer les frais mis à jour dans le système de facturation selon les directives de l’équipe des ventes internes; maintenir les informations contractuelles à jour dans Salesforce.
• Collaborer avec l’équipe de développement afin de mettre en œuvre des exceptions de tarification pour corriger les problèmes de synchronisation ou de soumission.
• Participer à des réunions interfonctionnelles au besoin.
• Produire des rapports ponctuels et liés à divers projets, selon les besoins.
• Participer aux projets d’approvisionnement, d’amélioration et d’intégration du système de facturation.
• Contribuer à la gestion de la relation avec le fournisseur du système de facturation.
• Participer à la rédaction et à la mise à jour de la documentation des processus.
• Contribuer à la résolution des problèmes et des différends liés à la facturation tout en favorisant une expérience client positive et en veillant à la santé financière de l’entreprise.
• Veiller à l’efficacité et à la performance des processus et des systèmes de facturation.
• Collaborer avec le fournisseur du système de facturation pour escalader et résoudre les problèmes techniques.
• Gérer sa charge de travail de façon autonome tout en favorisant le travail d’équipe.
• Fournir du soutien aux autres départements concernant l’utilisation, l’interprétation et l’analyse des informations provenant du système de facturation.
• Analyser les procédures mensuelles de facturation et proposer des améliorations lorsque requis.
• Assurer le remplacement du gestionnaire de la facturation au besoin.

Compétences et expérience requises:

• Baccalauréat ou expérience équivalente jugée pertinente.
• 3+ ans d'expérience en facturation.
• Expérience dans la gestion et la mise à jour de systèmes et de processus de facturation.
• Intuitif, proactif, collaboratif, ambitieux, créatif dans la résolution de problèmes, analytique, polyvalent et performant sous pression
• Grande autonomie et excellentes aptitudes en gestion du temps.
• Souci du détail, exactitude dans les calculs et grande intégrité professionnelle.
•  Excellentes habiletés en communication écrite et verbale, incluant une forte capacité d’écoute active et de compréhension.
• À l’aise dans un environnement dynamique au sein d’une organisation fortement axée sur la technologie et desservant une clientèle en croissance rapide et en constante évolution.
• Solides compétences organisationnelles et de communication.
• Excellente capacité à collaborer avec l’ensemble des départements.
• Fort sens des responsabilités et de l’appropriation de son rôle et de ses projets.
• Capacité démontrée à respecter les échéanciers tout en gérant plusieurs projets simultanément.
• Maîtrise avancée de Microsoft Excel, y compris les tableaux croisés dynamiques et les fonctions RECHERCHEV (VLOOKUP).