Chef d'équipe, Administration/Team Lead, Administration

The Team leader, Administration supervises the administrative activities from different departments. He is also responsible for providing administrative support to the management of the clinical research unit.

RESPONSIBILITIES 

More specifically, the Team leader, Administration must:

•  Supervise the Administrative Assistants team; and manage performance, conducts formal performance reviews and talent conversation meeting.
• Manages resources selection and onboarding processes for new employees.
• Provide administrative support to the whole organization;
• Ensure that facility and administrative support matters tickets are managed, resolved and closed;
• Assist the director in the administrative management of the clinical research site;
• Monitor and follow up on customer communications;
• Revise project budgets;
• Verify and approve invoices;
• Maintain project monitoring tools;
• Contact different vendors and contractors for facility maintenance;
• Write agendas and minutes of Medical meetings for the clinic;
• Participate in the performance of various administrative tasks in connection with management;
• Participate in the development of KPIs in order to quantify progressions and improvements;
• Understand the principles and processes for providing excellent customer service internally and externally;
• Support management in other administrative activities.

Employee may be assigned to other responsibilities that do not pertain to their former description, if they have the required experience, are qualified and/or have received adequate training.

IDEAL PROFILE 

Education 

• High School diploma, vocational studies or equivalent.

Experience 

• Minimum of 4 years of experience in an administrative role;
• Experience working in pharmaceutical and/or CRO environment will be considered as an asset;

Knowledge and skills 

• Intermediate / advanced knowledge of Microsoft Office Suite (Excel-Word);
• French / English bilingualism (oral and written);
• Demonstrates an ability to learn quickly and an intellectual curiosity;
• Likes teamwork;
• Good analytical skills;
• Can test creativity;
• Organized and solution oriented
• Ability to work on several tasks at the same time;
• Integrity, diligence and rigor;
• Autonomy;

Good knowledge of good clinical practices, and applicable Health Canada and Food and Drug Administration (FDA) regulations/guidelines. 

OUR COMPANY 

The work environment 

At Indero, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities. 

In this position, you will be eligible for the following perks: 

• Flexible work schedule 
• Permanent full-time position 
• Company benefits package
• Ongoing learning and development 

About Indero  

Indero is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology and rheumatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Indero continues to grow and expand in North America and Europe. 

Indero is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Indero will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request. 

Indero only accepts applicants who can legally work in Canada.

Le chef d’équipe, Administration supervise les activités administratives de différents départements. Il est également responsable de fournir un soutien administratif à la direction de l’unité de recherche clinique.

RESPONSABILITÉS

Le ou la chef d’équipe, Administration doit :

• Superviser l’équipe des adjoint(e)s administratifs(ves) et gérer leur performance, y compris la tenue d’évaluations formelles et de rencontres de développement des talents ;
• Gérer les processus de sélection des ressources et d’intégration des nouveaux employés ;
• Fournir un soutien administratif à l’ensemble de l’organisation ;
• S’assurer que les demandes liées aux installations et au soutien administratif sont traitées, résolues et clôturées ;
• Assister le directeur dans la gestion administrative du site de recherche clinique ;
• Assurer le suivi des communications avec les clients ;
• Réviser les budgets de projets ;
• Vérifier et approuver les factures ;
• Maintenir les outils de suivi des projets ;
• Contacter différents fournisseurs et entrepreneurs pour l’entretien des installations ;
• Rédiger les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions médicales de la clinique ;
• Participer à l’exécution de diverses tâches administratives liées à la gestion ;
• Participer à l’élaboration d’indicateurs de performance (KPI) afin de quantifier les progrès et les améliorations ;
• Comprendre les principes et processus liés à un excellent service à la clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe ;
• Soutenir la direction dans d’autres activités administratives.

L’employé(e) peut se voir confier d’autres responsabilités ne figurant pas dans cette description, à condition qu’il ou elle possède l’expérience requise, les qualifications nécessaires et/ou ait reçu une formation adéquate.

PROFIL IDÉAL

Formation

• Diplôme d’études secondaires, études professionnelles ou équivalent.

Expérience

• Minimum de 4 ans d’expérience dans un rôle administratif ;
• Une expérience dans le domaine pharmaceutique et/ou en CRO (organisme de recherche sous contrat) sera considérée comme un atout.

Connaissances et compétences

• Connaissance intermédiaire/avancée de la suite Microsoft Office (Excel, Word) ;
• Bilinguisme français / anglais (oral et écrit) ;
• Fait preuve d’une capacité d’apprentissage rapide et de curiosité intellectuelle ;
• Apprécie le travail d’équipe ;
• Bonnes compétences en analyse ;
• Capacité à faire preuve de créativité ;
• Sens de l’organisation et orientation vers les solutions ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Intégrité, rigueur et minutie ;
• Autonomie ;

Bonne connaissance des bonnes pratiques cliniques (BPC) ainsi que des règlements/directives applicables de Santé Canada et de la Food and Drug Administration (FDA).

L’environnement de travail

Chez Indero, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) Principal(e) vous bénéficierez des avantages suivants :

• Horaire de travail flexible
• Poste permanent à temps pleinGamme d’avantages sociaux (assurances médicales, dentaire, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales) 
• Bureau à proximité du transport en commun (métro Saint-Laurent ou métro Sherbrooke) 
• Formation et perfectionnement continu

À propos Indero

Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée en dermatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d’une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients. Basé à Montréal, Indero continue aujourd’hui sa croissance en Amérique du Nord et en Europe. 

Indero s’engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Indero fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé. 

Indero accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada. 

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.