Conference Assistant-Temporary

Job Title:
Conference Assistant
Temporary - 8 months (April 2026 to December 2026)

Detailed Description
Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Team Lead, Conference Management, the incumbent assists with registration and educational program activities for the International Conference on Residency Education and other related programs.

Here’s an insight into your typical day to day:
• Performs data entry and ensures quality control using Momentus Technologies (USI) software to support registration requirements for the International Conference on Residency Education and other related programs.
• Prepares codes for those whose registration is complimentary by group assignment and assists with follow-up on these groups (e.g., invited speakers, sponsors, exhibitors, etc.) to allow for exceptions to the registration payment process.
• Prepares weekly, onsite statistical and post-conference reports for clients for tracking purposes using Momentus Technologies (USI) to download the data.
• Prepares and sends certificates of attendance post-conference to registrants using Momentus Technologies (USI) to support accreditation requirements.
• Prepares correspondence and various documents related to registration and coordinates flow of information with registrants and others by monitoring conference mailbox to respond to registration queries; ensure confirmation of; follow-up on payments, etc.
• Assists with review of financial registration revenue reports provided monthly by Finance by comparing data in Momentus Technologies (USI) and financial reports to ensure fiscal accountability.
• Prepares onsite materials by downloading the data using Momentus Technologies (USI) for onsite registration process.
• Assists with the planning requirements of the conference educational program.
• Assists with the ICRE website

Does this sound like you?
• Level of education, training and experience equivalent to a diploma or certificate preferably in meetings and events planning or related field.
• 1 year of event related experience.
• Knowledge of meeting-industry practices and terminology.
• High level of proficiency in the use of Word and Excel Windows MS Suite applications, data bases and knowledge of meeting applications utilizing web sites and meeting platforms.
• Ability to design and produce letters, memos, forms, reports, tables to a professionally accepted standard.
• High motivation, dedication to detail and accuracy, an ability to observe deadlines, to work independently or as a member of a team, to be flexible in adjusting to workloads, and to manage multiple projects and priorities.
• Ability to communicate effectively in a calm, clear and professional manner with a variety of persons.
• Excellent interpersonal and diplomatic skills.
• Good working knowledge of both official languages, oral and written, is an asset.

How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by 06 February 2026.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact [email protected]

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Hourly Rate
Band 3 - Hourly rate ranges from $23.31 to $29.16

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Titre du poste
Adjointe aux conférences ou adjoint aux conférences
Affectation temporaire de 8 mois (avril à décembre 2026)

Description détaillée
Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. Il travaille en partenariat et collabore afin de diriger l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, aide les médecins spécialistes, les personnes apprenantes et les équipes à s’améliorer sans cesse et promeut l’excellence en médecine spécialisée en appuyant l’innovation, le bien-être, l’équité et les soins centrés sur la personne. Le Collège royal est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Relevant de la ou du chef d’équipe, Gestion des conférences, vous offrirez un soutien à l’inscription et aux activités du programme éducatif de la Conférence internationale sur la formation des résidents (CIFR) et d’autres programmes connexes.

Aperçu de votre rôle au quotidien
• Saisie de données et contrôle de la qualité à l’aide du logiciel Momentus Technologies (USI) pour soutenir l’inscription à la CIFR et à d’autres programmes connexes
• Préparation de codes pour les personnes dont l’inscription est gratuite en vertu d’une affectation de groupe et collaboration au suivi auprès de ces groupes (p. ex. conférencières et conférenciers invités, commanditaires, exposantes et exposants) afin de créer des exceptions au processus de paiement de l’inscription
• Rédaction de rapports statistiques hebdomadaires destinés à la clientèle sur place et après la conférence à des fins de suivi en utilisant USI pour télécharger les données
• Préparation et envoi de certificats de participation après la conférence au moyen de l’interface USI à l’appui des exigences d’agrément
• Correspondance et rédaction de divers documents liés à l’inscription et coordination du flux d’information avec les participantes et participants, entre autres, en gérant la boîte de réception de la conférence pour répondre aux demandes d’inscription, accuser réception du paiement ou assurer un suivi à cet égard, etc.
• Soutien à l’évaluation de rapports mensuels sur les recettes provenant de l’inscription fournis par les Services financiers en comparant les données d’USI et les rapports financiers pour assurer la responsabilité financière
• Préparation des documents sur place en téléchargeant les données à l’aide d’USI pour le processus d’inscription sur place
• Soutien aux exigences en matière de planification du programme éducatif de la conférence
• Contribution au site Web de la CIFR

Ce profil vous correspond?
• Niveau de formation et d’expérience équivalent à un diplôme ou à un certificat, de préférence en planification de réunions et d’événements ou dans un domaine connexe
• Un an d’expérience pertinente dans le secteur de l’événementiel
• Connaissance des pratiques et de la terminologie utilisées au sein de l’industrie des réunions
• Très bonne connaissance des logiciels Word et Excel, des bases de données et des applications de la suite Windows de Microsoft, ainsi que des applications de réunion utilisant des sites Web et des plateformes de réunion
• Capacité de rédiger des lettres, des notes de service, des formulaires, des rapports et des tableaux conformément aux normes professionnelles reconnues
• Grande motivation, souci du détail et de la précision, capacité de respecter des délais, aptitude au travail autonome comme au sein d’une équipe, capacité de s’adapter aux charges de travail et capacité de gérer de multiples projets et priorités
• Capacité de communiquer de façon calme, claire et professionnelle avec différentes personnes
• Beaucoup d’entregent et de doigté
• Bonne connaissance pratique des deux langues officielles, orale et écrite (atout)

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 6 février 2026.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse [email protected].

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Taux horaire
Échelon 3 - Taux horaire de 23,31 $ à 29,16 $