Coordonnateur administratif / Administrative Coordinator

Job Description

Champ d’application du poste

Le rôle du coordonnateur administratif consiste à promouvoir et à améliorer la productivité de l’équipe de direction du site. Le ou la titulaire du poste atteint cet objectif en aidant à l’élaboration, au classement et au contrôle des documents et de la correspondance, en organisant diverses réunions et en communiquant les résultats de ces rencontres, ainsi qu’en coordonnant des activités relatives aux ressources humaines. La communication de messages pertinents, clairs et opportuns est essentielle à ce poste, tant à l’interne qu’à l’externe. Bilingue impératif 

Le poste: Coordonnateur administratif

Quart de travail: Du lundi au vendredi, 40 heures par semaine, sur site

Supérieur hiérarchique :  Directeur de l’usine 

Rémunération : $50,000 - $58,000 + supplément + avantages

Les fourchettes salariales sont établies en fonction du rôle, du niveau et de l’emplacement. La fourchette salariale affichée pour chaque offre d’emploi reflète le minimum et le maximum visés pour les salaires des nouvelles embauches en vue de pourvoir le poste. À l’intérieur de la fourchette, la rémunération individuelle est établie en fonction du lieu de travail et de facteurs supplémentaires, y compris les compétences professionnelles, l’expérience et l’éducation ou la formation pertinente. Une fourchette salariale plus précise pour l’emplacement de votre choix pourra être discutée pendant le processus d’embauche, car certaines usines sont soumises à des conventions collectives. Veuillez noter que la rémunération affichée dans les offres d’emploi aux États-Unis et au Canada reflète uniquement le salaire de base; elle ne comprend pas les primes, les avantages sociaux, les cotisations au régime de retraite ou d’autres incitatifs supplémentaires.

Chemtrade s’engage à offrir des solutions novatrices qui répondent aux défis complexes auxquels font face nos clients. En notre qualité d’entreprise responsable, nous accordons la priorité à la sécurité, à la durabilité et à l’intendance environnementale dans tous les aspects de nos activités. Notre personnel talentueux et diversifié est au cœur de notre réussite, car nous sommes conscients que notre capacité à offrir des produits et des services exceptionnels repose essentiellement sur leurs connaissances, leurs compétences et leur dévouement. Chez Chemtrade, nous sommes convaincus de la nécessité de créer un environnement dans lequel chaque personne se sent appréciée, respectée et habilitée à offrir sa perspective et ses talents uniques. En mettant les gens au cœur de nos activités, nous nouons de solides relations, nous favorisons l’innovation et nous offrons une expérience de travail satisfaisante à tous.

Principales responsabilités

Effectuer les tâches administratives quotidiennes pour les connaissements (

Gérer et remplir le calendrier quotidien des expéditions et collaborer quotidiennement avec l’équipe des opérations

Gérer les performances quotidiennes des camions

Organiser des chargements de plusieurs camions pour les clients de la municipalité, au besoin

Effectuer toutes les démarches administratives liées au camionnage pour les expéditions au Canada et aux États-Unis

Consigner toutes les données et informations relatives à la livraison des camions dans le système

Saisir quotidiennement les données et les besoins de production dans le système SAP

Remplir les bons de commande pour AP dans le système SAP

Gérer les besoins d'inventaire des produits. Commander les produits en fonction des besoins et des exigences de la production

Expérience en matière de transport de marchandises dangereuses

Excellentes compétences organisationnelles

Gestion de l’inventaire — préparer des rapports d’inventaire détaillés tous les jours, semaines ou mois au besoin pour appuyer les activités du bureau, de l’administration et des opérations

Coordonner en temps voulu la réception des matières premières avec l'approvisionnement

Traiter les feuilles de temps et les rapports de paie

Aider le service de la paie en répondant aux demandes de renseignements et en résolvant les divergences

Assurer le suivi des paiements et des paiements en retard auprès des fournisseurs

Maintenir un système organisé de dossiers et de documents pour soutenir les équipes de qualité et de fabrication, de l'ESS et des ressources humaines

Coordonner et préparer les dossiers et les documents relatifs à la formation des nouveaux employés et répondre à leurs questions

S'assurer que les vérifications de tous les nouveaux employés sont faites

Remplir les documents d'expédition pour l'envoi d'échantillons aux clients. S'assurer que la documentation douanière est remplie

Exécuter toute autre tâche assignée par le superviseur

Qualités requises

De 3 à 5 ans d'expérience en administration ou dans un service de paie

Expérience en logistique (coordination administrative, services de messagerie, coordination des conducteurs et des livraisons)

Bonne connaissance de Microsoft Office, des rapports, des feuilles de calcul et de la saisie de données.

Expérience nécessaire en comptabilité

Le bilinguisme est obligatoire (français et anglais)

Ce que Chemtrade vous offre

Embrasser la diversité, maximiser les résultats

Chez Chemtrade, nous avons à cœur de créer un milieu de travail où les qualités uniques de chaque membre du personnel sont reconnues et appréciées. Nous sommes convaincus de l’importance de mettre à profit la riche diversité des talents, des idées, des parcours, des expériences et des perspectives pour aller de l’avant. Notre vision est de créer un milieu de travail où chaque personne se sent respectée, habilitée et encouragée à partager ses expériences, idées et perspectives.

Notre culture d’entreprise célèbre la multiplicité des approches et des perspectives. Pour promouvoir un environnement inclusif, nous encourageons activement la création de groupes de ressources pour les employés (GRE). Ces groupes offrent des plateformes permettant aux employés de partager leurs perspectives et idées, et de contribuer au façonnement de notre culture d’entreprise inclusive. Ensemble, nous nous efforçons de créer un milieu de travail qui reconnaît et célèbre la diversité des voix au sein de notre organisation.

Nous comprenons que la diversité de notre personnel est essentielle à la réussite de notre entreprise. Embrasser la diversité des perspectives nous permet de développer et de façonner des programmes et des outils aptes à soutenir l’épanouissement et l’essor professionnel de nos employés. Joignez-vous à nous dans notre démarche visant à créer un milieu de travail inclusif qui prise la diversité et favorise l’épanouissement personnel et professionnel des membres de notre personnel.

Nous reconnaissons le rôle inestimable des GRE dans la promotion d’un environnement de travail inclusif et positif. Nos GRE servent de plateformes vitales pour que nos employés puissent nouer des relations, partager leurs expériences et célébrer leurs parcours et perspectives uniques. 

Nous croyons fermement que la diversité est le moteur de l’innovation et contribue à la réussite de notre organisation. En stimulant la formation de GRE, nous cherchons à créer un milieu de travail dans lequel chaque personne se sent encouragée à travailler de tout son être et à mettre à profit toute la diversité de ses talents et idées. De surcroît, nous comprenons l’importance de la conciliation travail-vie personnelle et du bien-être de nos employés et de leurs familles. C’est pourquoi nous sommes fiers d’offrir une vaste gamme d’avantages sociaux et de possibilités de perfectionnement et d’avancement professionnel adaptés à la vie de famille. 

Nous avons à cœur de soutenir nos employés à chaque étape de leur vie et de nous assurer qu’ils ou elles sont en mesure de s’épanouir sur les plans professionnel et personnel. Joignez-vous à nous et devenez membres d’une entreprise qui prise la diversité, l’inclusion et le bien-être de ses employés.

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Scope of the Position

The role of Administrative Coordinator exists to support and enhance the productivity of the site leadership team. This is accomplished by assisting in the development, organization, and control of documents and correspondence, by facilitating and communicating the results of various meetings and by coordinating human resource related activities. Strong, clear, and timely communications, both internal and external to the site, are essential to this position

Position:  Administrative Coordinator

Shift: Monday to Friday – 40 hours, on site

Reports to: Plant Manager

Compensation: $50,000 - $58,000 + Benefits + Bonus

The CAD salary for this position is $50,000 - $58,000 + benefits + bonus. Salaried rates are determined by role, level, and location. The salaried rate displayed on each job posting reflects the starting rate for new hires for the position. Rates may also be determined by work location and additional factors, including job related skills, experience, and relevant education or training. More specific rate factors for your preferred location can be discussed during the hiring process, as some facilities are subject to Collective Bargaining Agreements. Please note that the compensation details listed in the US roles postings reflect the hourly rate only, and do not include benefits, pension contributions or additional incentives such as overtime and shift premiums.

Chemtrade is committed to delivering innovative solutions that address the complex challenges faced by our customers. As a responsible corporate citizen, we prioritize safety, sustainability, and environmental stewardship in all aspects of our operations. Our talented and diverse workforce is at the heart of our success, as we recognize that their knowledge, skills, and dedication drive our ability to deliver exceptional products and services. At Chemtrade, we believe in creating an environment where everyone feels valued, respected, and empowered to contribute their unique perspectives and talents. By putting people at the center of our operations, we build strong connections, nurture innovation, and create a fulfilling work experience for all.

Key Responsibilities

Complete daily administrative duties for Bill of Ladings (BOL)

Manages and completes daily shipment schedule and works with operations team on a daily basis

Manages daily performance numbers regarding trucks

Arranges multi truck loads for municipality customers when required

Completes all trucking administration for both Canadian and shipments

Posts all truck delivery data/information in system

Enters production data and requirements on a daily basis in SAP system

Completes purchase orders (POs) for AP in SAP system

Manages inventory requirements for products. Orders product based on production needs and requirements

Previous experience TDG – Transportation of dangerous goods

Strong organizational skills

Inventory management – conduct detailed inventory reports daily/weekly/monthly as required in support of both administrative/office and production operations

Coordinate timely reception of raw materials with procurement.

Assist in vendor management including and not limited to on site contractors as well as suppliers

Process timesheets and payroll reports

Assist payroll with inquiries and discrepancies

Follow up with vendors on payments/overdue payments

Maintains an organized system of files and documents to support Quality/Manufacturing team, EHS and Human Resources

Coordinate and complete new hire training documentation, new hire packets, assist new employees with any questions.

Verifies all new employee verifications are complete

Completes shipping documentation for sending out samples to customers. Ensuring customs documentation is completed.

Other duties as assigned by supervisor

What You Need To Be Successful

3-5 years of administrative/payroll experience

Experience with logistics (administrative coordination, courier services, coordination of drivers and deliveries)

Strong knowledge of Microsoft Office/reporting/spreadsheets/data entry

Accounting experience is required

Bilingualism is mandatory (French & English)

CHEMTRADE is a publically traded (TSX: chemical manufacturing and handling company headquartered in Toronto, Canada with 65+ locations across North America and Brazil. Chemtrade provides industrial chemicals and services to our customers in three main business segments; Sulphur & Performance Chemicals, Water Solutions and Electrochemicals. Chemtrade is a reliable industry partner to the Oil & Gas, Pulp & Paper, Water Treatment, Food & Beverage and Pharmaceutical industries and is committed to the codes and ethics of Responsible Care 14001.

We wish to thank all applicants for their interest and effort in applying for the position; however, only candidates selected for interviews will be contacted.

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