Coordonnateur ou coordonnatrice du département des pièces

Présentation de Norvex

Norvex accompagne ses clients dans leurs besoins liés aux équipements d'élévation, aux pièces et au service technique. L'entreprise mise sur la qualité du service, la rapidité d'exécution, la collaboration entre les équipes et la capacité à trouver des solutions concrètes lorsque les opérations doivent avancer.

Dans un environnement où les délais, la précision et la communication font toute la différence, le département des pièces joue un rôle central. C'est lui qui permet aux techniciens d'avoir ce dont ils ont besoin, aux clients d'être bien servis et aux opérations de demeurer efficaces.

Norvex est présentement à la recherche d'un coordonnateur ou d'une coordonnatrice du département des pièces pour joindre son équipe. La personne recherchée est organisée, rigoureuse, proactive et à l'aise dans un contexte où plusieurs priorités doivent être gérées en même temps.

Sommaire du poste

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du département des pièces agit comme point de contact clé entre les clients, les techniciens, les fournisseurs, les manufacturiers, les transporteurs et les départements internes.

La personne en poste assure le suivi des retours de pièces, des commandes en souffrance, des demandes de pièces pour les techniciens, des ouvertures de comptes clients et des suivis liés au transport. Elle veille à ce que les dossiers avancent rapidement, que l'information soit bien documentée et que les bonnes pièces soient disponibles au bon moment.

C'est un rôle de coordination essentiel pour quelqu'un qui aime bouger plusieurs dossiers à la fois, garder le contrôle sur les suivis et contribuer directement à l'efficacité des opérations.

Principales responsabilités

Gestion des retours de pièces

• Coordonner les retours de pièces auprès des clients et des manufacturiers.
• Vérifier l'admissibilité des retours, des garanties et des crédits.
• Préparer et soumettre les demandes d'autorisation de retour, incluant les RMA.
• Assurer les suivis auprès des manufacturiers concernant les approbations, les crédits, les refus et les écarts.
• Coordonner l'expédition, la réception et le suivi des pièces retournées.
• Documenter avec rigueur toutes les transactions et communications liées aux retours.

Soutien aux techniciens

• Traiter les demandes de pièces provenant des techniciens en atelier et sur la route.
• Prioriser les demandes urgentes afin de réduire les temps d'arrêt des équipements.
• S'assurer que les techniciens reçoivent les bonnes pièces, complètes et dans les meilleurs délais.
• Identifier des pièces de remplacement, des équivalences ou des numéros remplacés lorsque nécessaire.
• Communiquer rapidement les enjeux pouvant affecter les délais de réparation ou de service.

Gestion des commandes en souffrance

• Effectuer le suivi régulier des commandes en attente.
• Communiquer avec les fournisseurs et les manufacturiers afin d'obtenir les délais de livraison.
• Tenir informés les équipes internes, les clients et les personnes concernées de l'évolution des dossiers.
• Escalader rapidement les situations critiques liées aux retards, aux ruptures ou aux pénuries.
• Coordonner les expéditions partielles ou urgentes lorsque la situation l'exige.

Ouverture et suivi des comptes clients

• Procéder à l'ouverture des nouveaux comptes clients dans les systèmes internes.
• Recueillir, vérifier et valider les informations administratives et financières requises.
• Collaborer avec l'équipe des finances pour les vérifications de crédit et les approbations nécessaires.
• S'assurer de l'exactitude des informations saisies dans les systèmes.
• Maintenir des dossiers clients complets, à jour et conformes aux procédures internes.

Suivi avec les fournisseurs et transporteurs

• Maintenir des communications régulières avec les fournisseurs, les manufacturiers et les transporteurs.
• Effectuer le suivi des expéditions entrantes et sortantes.
• Résoudre les écarts de livraison, les retards, les pertes de colis et les réclamations de transport.
• Coordonner la logistique des livraisons urgentes de pièces.
• Assurer un suivi clair et rapide auprès des personnes concernées lorsque des enjeux surviennent.

Tâches administratives et opérationnelles

• Maintenir les informations à jour dans les systèmes ERP et DMS.
• Documenter les transactions, notes, numéros de suivi, communications et statuts de dossiers.
• Participer au contrôle d'inventaire et aux recherches liées aux écarts.
• Collaborer avec les équipes du service, de la logistique, des achats et des opérations.
• Contribuer à l'amélioration continue des processus du département.
• Participer au maintien d'un environnement de travail propre, structuré et sécuritaire.
• Effectuer toute autre tâche connexe liée au bon fonctionnement du département des pièces.

Ce que Norvex recherche

Expérience et formation

• Expérience en pièces, logistique, coordination de service, gestion d'inventaire ou dans un rôle similaire.
• Expérience avec les processus de garantie, de retours clients ou de retours manufacturiers.
• Connaissance des pièces d'équipements lourds, d'équipements d'élévation, agricoles ou industriels, un atout important.
• Expérience dans un environnement de service technique, de concession, de machinerie ou de distribution de pièces, un atout.

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des systèmes ERP ou DMS.
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office.
• Capacité à lire des éclatés de pièces, des catalogues et de la documentation technique.
• Bonne compréhension des procédures d'expédition, de réception et de coordination du transport.
• Capacité à documenter les informations avec précision dans les systèmes internes.

Langues

• Bilinguisme français et anglais requis, à l'oral et à l'écrit, afin de communiquer avec certains fournisseurs, manufacturiers, transporteurs ou partenaires externes.

Ce que Norvex offre comme avantages !

Norvex souhaite offrir un environnement où les gens peuvent contribuer, se développer et sentir que leur travail a un impact concret sur les opérations.

Les avantages offerts incluent notamment :

• Assurance collective complète incluant médicaments, soins dentaires, invalidité longue durée, maladies graves, professionnels de la santé, télémédecine et programme d'aide aux employés.
• Contribution de l'employeur au régime de retraite.
• Possibilité d'avoir un vendredi après-midi sur deux en congé.
• Budget de vêtements corporatifs Norvex.
• Formation continue.
• Possibilités d'avancement dans un contexte où l'entreprise poursuit son développement.
• Environnement de travail agréable, avec un bon esprit de camaraderie.
• Gestion basée sur le respect, la confiance et la collaboration.

Outils et logiciels utilisés

• Système ERP ou DMS.
• Suite Microsoft Office.
• Outils de suivi des transporteurs.
• Portails fournisseurs et manufacturiers.
• Documentation technique et catalogues de pièces.

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