Coordonnateur(trice) des opérations

À propos de GMR Immobilier

GMR Immobilier est une société de gestion immobilière spécialisée dans les propriétés résidentielles du marché montréalais. En tant qu’organisation relativement jeune et en constante évolution, nous travaillons continuellement à améliorer nos opérations, nos processus et l’expérience de nos résidents à mesure que notre portefeuille se développe. Nous valorisons l’adaptabilité, le sens des responsabilités, la qualité du service ainsi que les personnes motivées à contribuer dans un environnement dynamique et en évolution. En tant qu’organisation à taille humaine, chaque membre de l’équipe a l’occasion d’acquérir une exposition diversifiée, de contribuer à l’amélioration des opérations et de jouer un rôle actif dans la façon dont nous évoluons et opérons.

À propos du poste

Le ou la coordonnateur(trice) des opérations soutient les fonctions opérationnelles, administratives et de suivi au quotidien à travers le portefeuille. Ce rôle travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires immobiliers et le directeur régional des opérations afin de soutenir la coordination du recouvrement, l’administration des baux, les communications avec les locataires, la production de rapports et les suivis opérationnels. La personne titulaire du poste participe également aux dossiers liés au Tribunal administratif du logement (TAL) et aux processus juridiques, tout en contribuant à l’amélioration continue et à la standardisation des procédures opérationnelles à travers le portefeuille.

Responsabilités

Soutien opérationnel et administratif

• Soutenir les activités opérationnelles et administratives quotidiennes à travers le portefeuille.


• Assister les gestionnaires immobiliers et le directeur régional des opérations dans la coordination opérationnelle, les suivis, la production de rapports et les dossiers liés aux locataires selon les besoins d’affaires.


• Soutenir les activités liées à l’administration des baux, incluant la documentation, les renouvellements, les avis et la gestion des dossiers.


• Maintenir des dossiers immobiliers, locatifs et opérationnels organisés et à jour.

Coordination juridique

• Effectuer les suivis liés au recouvrement, aux ententes de paiement et au suivi des comptes en souffrance.


• Soutenir la préparation et la coordination des dossiers du TAL et de la documentation connexe.


• Coordonner les dates d’audience, les dépôts de documents et les suivis requis.


• Collaborer avec les locataires, les gestionnaires immobiliers, les conseillers juridiques et les huissiers concernant les dossiers de recouvrement et les dossiers liés au TAL.


• Maintenir les outils de suivi des dossiers de recouvrement et soutenir la production de rapports liés aux arriérés et aux dossiers juridiques.


• Rédiger et transmettre les avis formels (ex. : mises en demeure, avis de 5 jours) et rassembler la documentation justificative requise.


• Coordonner les fixations, incluant l’ouverture des dossiers, la préparation des documents et les suivis.


• Représenter progressivement l’organisation lors des audiences du TAL, principalement pour les dossiers de non-paiement dans un premier temps.

Soutien aux processus et à la production de rapports

• Soutenir les revues des comptes clients et la production de rapports opérationnels.


• Contribuer à l’identification d’améliorations de processus et soutenir les initiatives de standardisation à travers le portefeuille.


• Participer au maintien de données opérationnelles et de recouvrement exactes et à jour.


• Fournir des mises à jour régulières sur l’état des dossiers, les résultats juridiques et les tendances du portefeuille lors de rencontres récurrentes.


• Identifier les tendances liées aux comptes en souffrance et recommander des améliorations opérationnelles ou administratives.

Soutien au portefeuille

• Fournir un soutien administratif et opérationnel aux équipes sur site, au besoin.


• Soutenir l’intégration et la formation liées aux procédures opérationnelles et aux standards de documentation.


• Collaborer avec les parties prenantes internes afin d’assurer des communications et suivis efficaces à travers le portefeuille.

Cette description de poste vise à présenter les responsabilités générales associées au rôle. Les responsabilités et les priorités peuvent évoluer au fil du temps selon les besoins opérationnels et d’affaires. Cette description n’est pas exhaustive et le ou la coordonnateur(trice) peut également se voir confier toute autre tâche connexe par son supérieur immédiat.

Qualifications

• Minimum de 2 ans d’expérience en gestion immobilière, coordination des opérations, administration, recouvrement ou dans un domaine connexe.


• Expérience en immobilier résidentiel ou en gestion immobilière, un atout.


• Expérience ou exposition au recouvrement, aux comptes clients ou aux processus du TAL, un atout.


• Expérience avec Microsoft Office, Yardi, BuildingStack ou tout autre logiciel de gestion immobilière similaire, un atout.


• Excellentes aptitudes organisationnelles et administratives avec capacité à gérer plusieurs priorités et échéanciers.


• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution.


• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant avec les équipes opérationnelles.


• Bilinguisme (français et anglais) requis.