Coordonnateur(Trice) - Services Administratifs Et Opérations

BC2 est une firme d’études et de services en croissance qui exerce ses activités dans les domaines de l’urbanisme, de l'architecture de paysage, de la stratégie, du design urbain, de l’optimisation économique et de l’étude patrimoniale. Nous sommes avant tout une équipe passionnée, expérimentée et innovante. Née de liens forts, nourrie de vision et d'audace, l’équipe est une mosaïque unique de talents et de savoir-faire qui grandit à chaque réalisation. 

Relevant de la Responsable du bureau de projet, la personne en poste assurera un soutien administratif et opérationnel essentiel au bon fonctionnement du bureau. Elle veillera à la qualité de l’accueil et des services généraux, tout en contribuant efficacement à la coordination des opérations internes et au soutien des équipes. 

VOS RESPONSABILITÉS 

• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques avec professionnalisme et courtoisie; 

• Veiller à offrir une expérience d’accueil chaleureuse aux clients et aux visiteurs, assurer une présence à la réception; 

• Agir comme point de contact principal pour les demandes liées à l’utilisation des espaces, incluant les configurations de salles, les besoins événementiels et la coordination générale des espaces; 

• Gérer les commandes de repas pour les réunions d’affaires; 

• Assurer l’envoi et la réception du courrier et des colis ; 

• Participer à la coordination des événements en collaboration avec les équipes internes et veiller à la préparation adéquate des espaces et des installations; 

• Assurer la gestion de l’inventaire des fournitures de bureau pour l’ensemble de l’entreprise et effectuer les achats lorsque nécessaire; 

• Maintenir à jour le calendrier des emprunts de matériel promotionnel et en assurer la gestion; 

• Agir comme personne-ressource auprès des gestionnaires de l’immeuble pour les demandes courantes et urgentes; 

• Collaborer étroitement avec le technicien aux opérations afin d’assurer le bon fonctionnement des équipements et le suivi de leur entretien; 

• Effectuer des inspections régulières des lieux de travail afin d’assurer le bon état des espaces et des équipements et de signaler toute situation nécessitant une attention; 

• Gérer et attribuer les cartes Communauto aux employés, incluant le suivi des accès et la mise à jour des utilisateurs; 

• Comptabiliser assurer le suivi des transactions de carte de crédit; 

• Procéder aux suivis des paiements des demandes de permis réalisées par les équipes; 

• Offrir un soutien administratif aux équipes lors des vacances ou absences des adjoints. 

VOUS VOUS DISTINGUEZ PAR VOTRE   

• Sens du service à la clientèle et approche orientée vers l’expérience client; 

• Excellentes habiletés relationnelles et capacité à interagir avec divers intervenant; 

• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie dans l’exécution de vos responsabilités; 

• Esprit d’initiative et capacité à anticiper les besoins opérationnels; 

• Capacité à gérer efficacement plusieurs priorités, tout en maintenant un haut niveau de qualité; 

• Jugement, discrétion et fiabilité dans la gestion d’informations. 

EXIGENCES REQUISES 

• DEC en administration, ou toute combinaison de formation pertinente; 

• Posséder un minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle similaire; 

• Vous avez une connaissance de la suite Microsoft Office et du logiciel Adobe Acrobate;  

• Vous maîtrisez le français et l’anglais, à l’oral et à l’écrit. 

*La maîtrise de l’anglais est requise pour assurer un service adéquat auprès de notre clientèle anglophone. 

BC2 VOUS OFFRE : 

• Des projets diversifiés et des clients d’envergure au sein d’une entreprise humaine et authentique; 

• Du télétravail, un horaire flexible, des congés personnels et des congés payés pendant le temps des fêtes;  

• Des occasions de développement professionnel, de la formation continue et un accompagnement personnalisé;  

• Un remboursement des frais d’adhésion aux associations professionnelles;  

• Un programme d’assurances collectives comprenant un service de télémédecine;  

• Un programme d’aide aux employés et famille immédiate;  

• Un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB).  

BC2, C’EST AUSSI :  

• Un espace de travail inspirant;  

• Du café digne d’un barista;  

• Un accès à une salle de sport et à des douches;  

• Un accès à un espace de stationnement intérieur pour vélo;  

• Un comité social engagé et des activités régulières;  

• La possibilité de vous impliquer dans des comités qui nous permettent de rester à l’avant-garde;  

• Des lieux de travail attractifs au cœur du Vieux-Montréal et de Québec. 

Une intégration digne de BC2 vous sera offerte pour vous accompagner dans votre nouveau rôle. 

En postulant à cette offre d’emploi, vous donnez votre consentement libre et manifeste à ce que tous les renseignements que vous avez communiqués et ce que vous communiquerez, par courriel, par téléphone, en personne, etc., à BC2 soient consignés dans un dossier qui sera créé à propos de votre candidature au poste sur lequel vous avez appliqué. 

Vous êtes informé(e) que le dossier qui sera constitué pour votre candidature sera accessible pour les personnes de l’entreprise impliquées dans le processus de sélection et d’embauche. Il sera ensuite conservé dans la banque de candidats de l’entreprise selon les normes de sécurité et de confidentialité requises, à moins que vous en demandiez par écrit le retrait.   

BC2 s’engage à créer et maintenir un milieu de travail accessible et inclusif, offrant des chances égales à toute personne, sans égard à l’âge, à l’origine, la religion, le sexe, le genre, l’orientation sexuelle et toute autre caractéristique. La rédaction neutre et inclusive est dorénavant privilégiée pour tous les nouveaux affichages de postes. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.