Executive Assistant

En relevant de la Première vice-présidente, Cheffe des services d’entreprise, performance et secrétariat, la personne titulaire du poste joue un rôle clé de soutien administratif et professionnel. Elle contribue à l’atteinte des objectifs d’affaires de l’équipe en maintenant des relations de qualité, fondées sur la courtoisie et le professionnalisme, en assurant un suivi rigoureux des dossiers et en favorisant activement la collaboration et le travail d’équipe. Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire assume un éventail de responsabilités, incluant la réalisation de tâches administratives variées, la coordination et la gestion de certains projets, la révision et la correction de documents, le traitement de dossiers administratifs ainsi que l’organisation de réunions.
La titulaire du poste apporte également un soutien administratif à l’équipe Talents et culture.

Responsabilités principales

Agenda et correspondances

• Gérer et optimiser l’agenda de la direction;

• Filtrer, prioriser et traiter les courriels, appels et correspondances;

• Rédiger, réviser et assurer la qualité de la correspondance professionnelle;

• Organiser les rencontres et agir comme intermédiaire entre la direction et les parties prenantes internes et externes;

• Assurer la gestion des communications du comité de direction des services d’entreprise (classement, accusés de réception, suivis);

• Identifier, prioriser et traiter les situations urgentes des membres de la direction, avec rigueur dans les suivis.

Systèmes et procédures internes

• Accéder aux feuilles de temps des relevant direct de la PVP et valider l’imputation des heures selon les projets;
• Collaborer avec les membres du comité de direction des services d’entreprise pour répondre à divers besoins administratifs ponctuels;
• Agir comme point de contact pour les processus administratifs et les bonnes pratiques de CDPQ Infra, et en assurer la diffusion au sein des équipes;
• Gérer la carte de crédit du département, suivre les dépenses et en assurer la réconciliation dans Concur;
• Assurer la relation avec les fournisseurs (factures, états de compte, paiements) et en faire le suivi dans les outils appropriés (incluant Excel);
• Administrer les demandes et conventions d’achat dans Dynamics et en assurer le suivi;
• Assurer le suivi budgétaire (incluant les courus de fin de trimestre, les dépenses et les prévisions);
• Organiser les déplacements des membres du comité de direction en collaboration avec l’agence de voyage et veiller à la conformité des approbations dans Concur;
• Rédiger les comptes rendus des réunions du comité de direction et assurer le suivi des actions.

Exigences du profil

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou en administration;

• Sept (7) d’expérience dans un rôle similaire;

• Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération;

• Excellente maîtrise des langues française et anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit;

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.

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Compétences

• Savoir faire preuve de discrétion, de courtoisie et de professionnalisme;

• Rigueur et grand sens de l’organisation;

• Sens du travail en équipe et de la collaboration;

• Capacité à respecter des échéanciers serrés, à résoudre des problèmes, à gérer plusieurs dossiers à la fois et à faire face à des changements constants;

• Capacité à travailler avec un minimum de supervision et sens de l’initiative;

• Aisance marquée dans la création de présentations PowerPoint percutantes, alliant structure logique et design visuel soigné;

• Connaissance et fascination des nouvelles technologies (un atout).

Travailler chez CDPQ Infra, ça représente quoi ?

• Une opportunité de travailler sur des projets concrets et d’envergure;
• Un accès à une multitude de ressources et surtout à des professionnels de domaines variés;
• Un espace de travail stimulant en plein cœur du centre-ville.
   

Note : Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue.

CDPQ Infra désire offrir des chances d'emploi égales à toutes et à tous. Nous invitons les femmes, membres de minorités visibles et ethniques, autochtones et personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous nous engageons également à poursuivre l'intégration de la diversité et à en faire une source d'enrichissement et de fierté pour tou.te.s nos employé.e.s. Veuillez SVP nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d'adaptation au niveau du processus de recrutement.

Des études démontrent que les femmes et les membres de groupes traditionnellement sous-représentés ont tendance à appliquer sur un poste uniquement lorsqu’ils ou elles répondent à toutes les exigences. Si vous êtes motivé.e par cette offre d’emploi, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, communiquez quand même avec nous !