Gestionnaire du bureau de communauté

Le ou la gestionnaire du bureau de communauté est responsable du fonctionnement quotidien du bureau du député. À ce titre, il ou elle gère le bureau, coordonne les communications avec les citoyens et épaule le député dans le cadre de son travail dans la circonscription. Le ou la titulaire du poste veille à ce que le bureau du député soit une ressource accueillante, efficiente et efficace pour les citoyens, les entreprises et les intervenants locaux. Il ou elle s’acquitte d’autres fonctions, au besoin.

Principales responsabilités:

Gestion du bureau:

• Servir de principal point de contact pour les citoyens sollicitant de l’aide au sujet des programmes fédéraux (p. ex. immigration, Agence du revenu du Canada, Service Canada);
• Trier les dossiers des électeurs et les attribuer aux membres du personnel concernés, en assurant un suivi et une résolution rapides;
• Voir au bon fonctionnement du bureau de circonscription, y compris des systèmes administratifs ainsi que des questions liées à la santé et à la sécurité;
• Gérer de façon efficiente les fournitures et les ressources du bureau;
• Veiller au respect des protocoles de protection des données et de confidentialité;
• Assurer la prestation de services accessibles et équitables à tous les groupes de la population.

Services aux électeurs:

• Gérer les visites, les appels et la correspondance des citoyens au bureau de circonscription;
• Interagir avec les électeurs avec empathie et attention;
• Superviser le traitement des dossiers des électeurs et fournir son appui, en assurant une résolution rapide et délicate des problèmes;
• Rédiger et gérer les réponses aux demandes de renseignements, à la correspondance et aux plaintes des citoyens;
• Tenir à jour des dossiers exacts et confidentiels, notamment en veillant à ce que le CRM soit quotidiennement mis à jour par le personnel.

Supervision du personnel:

• Épauler le ou la chef de cabinet dans le cadre des activités courantes;
• Favoriser un environnement de travail professionnel, inclusif et positif;
• Produire des rapports statistiques hebdomadaires et mensuels pour le ou la chef de cabinet et le député.

Qualités personnelles

Essentielles:

• Bilinguisme;
• Grand sens du leadership et de l’organisation;
• Excellentes habiletés pour la communication écrite et orale;
• Expérience éprouvée dans la gestion d’un bureau;
• Capacité de traiter de l’information délicate avec discrétion et confidentialité;
• Solides habiletés interpersonnelles et volonté de servir la population avec compassion et en faisant preuve de collaboration;
• Capacité de travailler en autonomie et de faire preuve d’initiative.

Souhaitables:

• Expérience dans la gestion d’un bureau de circonscription, ou d’un autre type de bureau;
• Connaissance du rôle de député;
• Expérience du traitement de dossiers d’électeurs, du travail social ou du service à la clientèle dans un contexte politique ou d’un service public;
• Connaissance de la circonscription et de ses principaux enjeux.

Mobilisation des intervenants et relations intergouvernementales:

• Suivre les enjeux pertinents touchant la circonscription qui nécessitent la liaison entre les administrations municipales, provinciales et fédérales (p. ex. infrastructure, transport, logement, patrimoine et aménagement du territoire) et en informer le ou la chef de cabinet.

Qualités:

• Études postsecondaires en science politique, en administration publique, en communication ou dans un domaine connexe;
• Au moins de 3 à 5 ans d’expérience en politique, au sein du gouvernement ou dans des postes de service à la population, préférablement au niveau de la direction ou de l’administration supérieure;
• Solide connaissance des trois ordres de gouvernement et de leur rôle respectif ainsi que des relations intergouvernementales, en particulier dans la région de la capitale nationale;
• Bonne connaissance du mandat et des fonctions de la Commission de la capitale nationale et de son travail de coordination avec la Colline du Parlement, les organismes fédéraux et les autorités locales;
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale, en anglais et en français (bilinguisme fortement privilégié);
• Capacité éprouvée à travailler dans un environnement délicat sur le plan politique, où le rythme de travail est très rapide et où il faut faire preuve de beaucoup de professionnalisme, de discrétion et de jugement;
• Expérience de la gestion d’une petite équipe et du traitement d’information confidentielle et de nature délicate sur le plan politique.

Conditions de travail

• Le travail se fait à partir d’un bureau de circonscription situé à Ottawa, à raison de cinq jours par semaine;
• La personne retenue doit être légalement autorisée à travailler au Canada et disposée à signer une entente de confidentialité et de loyauté politique;
• Notre bureau a à cœur l’équité, la diversité et l’inclusion dans tous les aspects de son travail et accueille les candidats et les candidates de tous les horizons.

Les députés sont des employeurs individuels qui sont responsables du recrutement, de l’embauche et de la gestion des employés qui les aident à remplir leurs fonctions parlementaires. Les conditions d’emploi varient d’un bureau de député à l’autre. 

Si vous avez une demande d’adaptation, avez besoin de matériel dans un format accessible ou d’un soutien supplémentaire dans le cadre du processus de candidature, veuillez communiquer avec les Services de recrutement et de sélection à [email protected]. 

Le ou la titulaire pourrait occasionnellement être appelé(e) à se déplacer et à travailler en dehors des heures normales.

Nous vous remercions de votre intérêt; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature a été retenue pour une entrevue.

Ce poste restera affiché jusqu'à ce que toutes les besoins soient satisfaites. Les candidats peuvent être contactés à tout moment pour une évaluation plus approfondie.