Leasing & Site Administrator / Administrateur(trice) de location et de site

Leasing and Site Administrator 

Rubis | Laval, QC

Who We Are: BGO is a leading, global real estate investment management advisor and a globally-recognized provider of real estate services. BGO serves the interests of more than 750 institutional clients with expertise in the asset management of office, industrial, multi-residential, retail and hospitality property across the globe. BGO has offices in 28 cities across twelve countries with deep, local knowledge, experience, and extensive networks in the regions where we invest in and manage real estate assets on behalf of our clients in primary, secondary and co-investment markets. BGO is a part of SLC Management, which is the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life. 

For more information, please visit www.bgo.com 

BGO promotes a corporate culture that attracts and retains the highest caliber people. We encourage opportunities for growth, development, and promotion by providing our employees with the resources to work effectively and continually strive to perform better. We are committed to a safe and sustainable work environment.

The Opportunity: We have an exciting opportunity to join BGO’s newest residential rental community. We’re looking for a detail-oriented individual to join our team at Rubis. This successful candidate will oversee administrative responsibilities related to lease signing and move-in, support with leasing as required and ensure a superior move-in experience for every resident. 

This role requires flexible working hours with weekend and evening work based on an assigned schedule. Regular working hours will be Tuesday through Friday 11:00 am – 7:00 pm, and Saturday 9:00 am – 5:00 pm.

What you will do:

Administration

• Complete administrative responsibilities associated with application processing and lease administration, using online technology and Yardi software.


• Maintain all resident information received in accordance with Privacy rules and regulations.


• Maintain good resident relations, handling and documenting resident complaints and any emergencies in the community which occur.


• Work closely with the Community Manager to process changes to residents, occupants, guarantors and other administrative matters.


• Ensure that all deposits are paid and deposited in a timely manner and entered into the relevant accounts on the property management database.


• Support in preparing resident arrival and key package, in addition to ensuring smooth move-in and move-out coordination.


• Conduct move-in, move out and suite turnover inspections.


• Assign resident parking, visitor parking and lockers.


• Administration of sublets, assignments, and termination notices.


• Prepare and deliver rental reminders, follow-up phone calls or door knocking.


• Rectify any resident issues that may arise and escalate as required.


• Provide administrative support as requested.


•  Maintain an orderly office area.

Leasing

• Encourage appointments or viewings with all prospective resident walk-ins, email inquiries and calls.


• Conduct viewings of the property and suites with prospective residents. Sell the value of the property and its features to obtain a commitment to rent as required.


• Qualify prospective residents to determine their requirements.


• Welcome new residents and provide full orientation when required.


• Monitor the sales path daily to ensure common areas and suites are clean and up to standard.


• Maintain detailed knowledge of suite inventory.


• Inspect upcoming suite availability prior to showing to potential residents as required.


• Inform appropriate personnel of any deficiencies or problems noted in the building or on the property that require attention.


• Assist prospects with completing application, if required.

Customer Service

• Provide superior customer service to both internal and external clients by identifying and understanding the needs of others.


• Act with integrity and demonstrate support for our core values.


• Promote a strong sense of community.


• Maintain an overall focus on enhancing the customer experience.


• Respond to telephone and email inquiries.


• Courteous and prompt communication with residents, team members and management.

Who You Are:

• Experience – 2+ years’ experience in busy sales, customer service, real estate, hospitality or marketing.


• Education – High school diploma required, College Diploma/Bachelor’s Degree is preferred


• Bilingual – Excellent command of French and English (spoken and written) required to work with teams across Canada 


• Relationship Skills – Must possess exceptional communication and interpersonal relationship skills, and generally love engaging with public


• Organizational/Multi-Task Skills – Must be a self-starter with high degree of initiative, agility, creativity and flexibility. Strong attention to detail and problem-solving is required


• Computer Skills – Advanced skills in Excel, Word, Outlook and proficiency with Yardi.


• Availability - Flexibility in hours. Evening and/or weekend work will be required.


• Police Clearance – A criminal verification check is required for employment.

At BGO, we recognize that each employee’s unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.  

BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at [email protected] and include: Job posting #, your name and your preferred method of contact.  

We thank all applicants for their interest in employment with BGO, however only those selected for an interview will be contacted.

Administrateur(trice) de location et de site

Rubis | Laval, QC 

À propos de BentallGreenOak: BGO est l’un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une société offrant des prêts immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les intérêts de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les propriétés multirésidentielles, la vente au détail et l’hôtellerie dans le monde entier. BGO possède des bureaux dans 27 villes situées dans 13 pays, et détient des connaissances et une expérience locales vastes, et des réseaux étendus dans toutes les régions où elle investit dans les actifs immobiliers et les gère au nom de ses clients sur les marchés primaires, secondaires et de co-investissement. 

BGO fait partie de SLC Management, l’entité de gestion des alternatives institutionnelles et des actifs traditionnels de Sun Life. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site www.bgo.com 

BGO prône une culture d’entreprise qui attire et conserve les personnes les plus talentueuses. Nous encourageons les possibilités de croissance, de perfectionnement et de promotion en offrant à nos employés des moyens pour travailler efficacement et nous efforcer d’avoir un meilleur rendement de façon continue. Nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et durable.

L’occasion : Nous proposons une occasion passionnante de rejoindre la toute nouvelle communauté de location résidentielle de BentallGreenOak. Nous sommes à la recherche d’une personne axée sur le détail pour se joindre à notre équipe chez Rubis. Le(la) candidat(e) retenu(e) supervisera les responsabilités administratives liées à la signature de contrats de location et à l’emménagement, soutiendra la location au besoin et assurera une expérience d’emménagement supérieure pour chaque résident.

Ce rôle exige des heures de travail flexibles avec du travail le soir et les fins de semaine, en fonction de l’horaire attribué. Les heures normales de travail seront mardi à vendredi de 11 h à 19 h et le samedi de 9 h à 17 h.

Ce que vous ferez :

Administration

• Assumer toutes les responsabilités administratives associées au traitement des demandes et à l’administration des baux, en utilisant la technologie en ligne et le logiciel Yardi.


• Tenir à jour les renseignements sur les résidents reçus en conformité avec les règles et règlements sur la protection de la vie privée.


• Maintenir de bonnes relations avec les résidents; traiter et documenter les plaintes des résidents, ainsi que toute situation d’urgence qui peut se produire dans la communauté.


• Travailler en étroite collaboration avec le gestionnaire de communauté pour traiter les changements apportés aux résidents, aux occupants, aux garants et autres questions administratives.


• S’assurer que tous les dépôts sont payés et déposés en temps opportun et entrés dans les comptes appropriés de la base de données de la gestion immobilière.


• Aide à la préparation de l’arrivée des résidents et du trousseau de clés, en plus d’assurer la coordination de l’emménagement et du déménagement.


• Mener des inspections d’emménagement, de déménagement et de roulement de la suite.


• Attribuer le stationnement pour les résidents, le stationnement pour les visiteurs et les casiers.


• Administration des sous-locations, des affectations et des avis de résiliation.


• Préparer et envoyer des rappels concernant le loyer, effectuer des appels téléphoniques de suivis ou aller cogner à la porte des clients concernés.


• Corriger tout problème pouvant survenir chez les résidents et le signaler, au besoin.


• Fournir un soutien administratif sur demande.


• Maintenir une aire de bureau ordonnée.

Location

• Encourager les rendez-vous ou les visites avec tous les résidents potentiels qui se présentent, les demandes de renseignements par courriel et les appels.


• Effectuer des visites de la propriété et des suites avec les résidents potentiels. Vendre la valeur de la propriété et ses caractéristiques pour obtenir un engagement à louer au besoin.


• Évaluer les résidents potentiels afin de déterminer leurs besoins.


• Accueillir les nouveaux résidents et offrir une orientation complète dans la mesure du possible.


• Surveiller quotidiennement le parcours de visite pour s’assurer que les zones communes et les suites sont propres et conformes aux normes.


• Connaître toujours de manière détaillée l’inventaire des suites.


• Inspecter la disponibilité de la suite à venir avant de la présenter aux résidents potentiels, au besoin.


• Informer le personnel concerné de toute lacune ou de tout problème noté dans le bâtiment ou sur la propriété qui nécessite une attention particulière.


• Aider les clients potentiels à remplir leur demande, au besoin.

Service à la clientèle

• Fournir un service à la clientèle supérieur aux clients internes et externes en identifiant et en comprenant les besoins des autres.


• Agir avec intégrité et démontrer son soutien à nos valeurs fondamentales.


• Favoriser un fort sentiment d’appartenance à la communauté.


• Garder le cap sur l’amélioration de l’expérience client.


• Répondre aux demandes par téléphone et par courriel.


• Communication courtoise et rapide avec les résidents, les membres de l’équipe et la direction.

Votre identité :

• Expérience – Au moins deux ans d’expérience en forte activité de vente, en service à la clientèle, en immobilier, en hôtellerie ou en marketing.


• Formation – Diplôme d’études secondaires requis, diplôme d’études collégiales ou baccalauréat, souhaité.


• Compétences relationnelles – Doit posséder des aptitudes exceptionnelles pour la communication et les relations interpersonnelles, et de manière générale, aimer interagir avec le public.


• Bilingue - Excellente maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit) nécessaire pour travailler avec des équipes à travers le Canada 


• Compétences organisationnelles et multitâches – Esprit d’initiative, agilité, créativité et souplesse. Grand souci du détail et résolution de problèmes requis.


• Compétences informatiques – Compétences avancées avec Excel, Word, Outlook et maîtrise de Yardi.


• Disponibilité – Faire preuve de flexibilité en matière d’heures de travail. Du travail en soirée ou pendant les fins de semaine sera requis.


• Certificat de police – Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.

Chez BGO, nous reconnaissons que les expériences, perspectives et points de vue uniques de chaque employé renforcent notre capacité à créer et à apporter la meilleure valeur ajoutée à nos clients, partenaires, parties prenantes et investisseurs. Par conséquent, nous encourageons fortement les candidats de tous les sexes, âges, origines ethniques, cultures, capacités, orientations sexuelles et expériences de vie à postuler chez nous.

BGO s’engage à suivre des pratiques d’embauche équitables, et nous serons heureux de discuter des aménagements possibles et de garantir l’équité dans notre processus d’embauche. Nous pouvons répondre à toute demande d’aménagement, pour cela veuillez communiquer avec nous à l’adresse courriel [email protected] en précisant : le numéro d’offre d’emploi, votre nom et le mode de communication que vous préférez.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour un emploi chez BGO, mais seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.