Manager, Travel (Team Lead)/Responsable, Voyages (Chef d'équipe)

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Manager, Travel (Team Lead)

Group:              Corporate Services and Sustainability (CSS)

Reports to:       Director, Corporate Services and Sustainability (DCSS)

Location:          WADA Headquarters, Montreal, Canada 

Posting deadline: 27 March 2026

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

Reporting to the Director, Corporate Services and Sustainability, the Travel Manager (Team Lead) is responsible for ensuring the accuracy and cost-effectiveness of all travel-related arrangements (air, accommodation, ground transportation etc.) and that processes and practices are in compliance with the Agency’s policies and procedures.  

The ideal candidate must have a collaborative mindset with an in-depth understanding of the end-to-end travel landscape of an international organization

KEY RESPONSIBILITIES

• Ensure accurate and efficient coordination, service delivery and availability of the Travel Desk;


• Monitor and support Travel Request processing, through the approval chain-of-command, including pre-trip approval processing; approvals/authorization accountability;


• Identify, resolve and/or escalate issues uncovered during the travel request and approval process;


• Liaise with stakeholders, both internal and external (where required) to assess their travel requirements and advise them on suitable options while respecting the WADA travel policy in place;


• Ensure travel policies and procedures are respected, at all times;


• Ensure stakeholders are informed of their travel arrangements in a clear, timely and professional manner. Ensure a regular follow up to confirm/finalize bookings, when required, to avoid increase in fare costs. Notify stakeholders of additional travel requirements (e.g. luggage limits, passport, visa, immunizations etc.);

• Troubleshoot issues arising from employee and non-employee travel, including liaising with the travel agency;

• Provide support to the Finance and Strategy department with the reconciliation of travel- and other related expenses and transactions as needed;


• Track refunds and credits for any unused tickets;


• Provide policy, process and technical (Concur) support and guidance to internal stakeholders;


• Conduct regular audits to address any travel arrangements/obligations that remain open/unresolved;  


• Evaluate the current state of travel operations and recommend improvements, document processes, and develop and update metrics;

• Compile and analyze reports for DCSS showing travel trends, spending, costs and compliance with travel policy. Make recommendations for improvements/cost-savings. Ensure proper processes are in place to maintain compliance with the policy;


• Contribute to the development/update of travel policies, training, and coordination;


• Maintain accurate and organized files and ensure all required documentation is included (travel authorizations, confirmations, credit  etc.);


• Liaise with preferred travel agency and airlines, as needed;


• Escalate to DCSS where appropriate or necessary.

ADDITIONAL RESPONSIBILITIES

• Manage travel-related insurance claims (i.e. delayed baggage etc.), liaise with insurer and/or broker as required;


• Provide support to departments, in terms of cost estimates, in the planning of their meetings, symposia, workshops, conferences and associated social functions;


• Collaborate with CSS team members on other departmental activities and objectives related to: Global Mobility, Sustainability and Office Operations;


• On call for travel emergencies and urgent requests;


• Other tasks as requested by the DCSS.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• Travel agent with knowledge of international corporate travel essential;


• Minimum of five (5) years of relevant work experience;


• Knowledge of Sabre and Concur Travel required;


• Knowledge of SharePoint and Excel required, other Office 365 applications an asset;


• Project management experience an asset or relevant experience in leading or active participation in the implementation of new tools (i.e. Concur Travel) and/or the development of policies, procedures, dashboards and metrics;


• Proactive thinking, proven skills in decision making, process improvement, and quality monitoring are paramount. 


• Strong analytical, business process analysis and problem-solving capabilities;


• Ability to multi-task, work under pressure and meet deadlines;


• Ability to put together complex yet time and cost effective routings;


• Strong organizational skills;


• Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; additional languages would be an asset;


• Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;


• Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.

WHAT WE OFFER

• Competitive Benefits Package.

Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.  

About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of August 2025, the Agency employs approximately 187 employees and is represented by 53 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

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Responsable, Voyages (Chef d'équipe)

Groupe:      Services corporatifs et Développement durable (SCDD)

Supérieur:  Directrice, Services corporatifs et Développement durable (DSCDD)

Lieu:            Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada

Date limite de candidature: 27 mars 2026

QUI SOMMES-NOUS 

L’Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu’agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.  En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l’AMA est de développer, d’harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’éducation; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.

APERÇU DU POSTE

Sous la responsabilité de la directrice des services corporatifs et du développement durable, le responsable des voyages (chef d'équipe) est chargé de veiller à l'exactitude et à la rentabilité de tous les arrangements liés aux voyages (avion, hébergement, transport terrestre, etc.) et de s'assurer que les processus et les pratiques sont en conformité avec les politiques et les procédures de l'Agence. 

Le candidat idéal doit avoir un esprit collaboratif et une compréhension approfondie de l’ensemble de l’industrie du voyage au sein d'une organisation internationale.

LES RESPONSABILITÉS CLÉS

• Assurer une coordination, une prestation de services et une disponibilité précise et efficace du bureau de voyages;


• Superviser et soutenir le traitement des demandes de voyage, en suivant la voie hiérarchique d'approbation, y compris le traitement des approbations préalables au voyage ; responsabilité des approbations/autorisations;


• Identifier, résoudre et/ou signaler les problèmes rencontrés lors du processus de demande et d'approbation de voyage;


• Assurer la liaison avec les intervenants, internes et externes (le cas échéant), afin d'évaluer leurs besoins en matière de voyage et de les conseiller sur les options appropriées, dans le respect de la politique de voyage de l'AMA;


• Veiller au respect des politiques et procédures de voyage en toutes circonstances;


• Informer les intervenants de leurs arrangements de voyage de manière claire, rapide et professionnelle. Faire un suivi régulier pour confirmer/finaliser les réservations, le cas échéant, afin d'éviter toute augmentation des coûts. Informer les intervenants des exigences de voyage supplémentaires (par exemple, limites de bagages, passeport, visa, vaccinations, etc.);


• Résoudre les problèmes liés aux voyages des employés et des personnes de l'extérieur de l'entreprise, notamment en assurant la liaison avec l'agence de voyages;


• Fournir du soutien au département des finances et de la stratégie pour le rapprochement des frais de déplacement et autres dépenses et transactions connexes, selon les besoins;


• Faire le suivi des remboursements et des avoirs pour les billets non utilisés;


• Offrir du soutien et des conseils en matière de politiques, de processus et de technologie (Concur) aux intervenants internes;


• Effectuer des vérifications régulières pour traiter les arrangements/obligations de voyage en suspens;


• Évaluer l'état actuel des opérations de voyage et recommander des améliorations, documenter les processus et élaborer et mettre à jour les indicateurs;


• Compiler et analyser les rapports pour DSCDD présentant les tendances, les dépenses, les coûts et la conformité à la politique de voyage. Formuler des recommandations d'amélioration et de réduction des coûts. S'assurer de la mise en place de processus adéquats pour assurer la conformité à la politique;


• Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des politiques de voyage, à la formation et à la coordination;


• Tenir des dossiers précis et organisés et s'assurer que tous les documents requis y figurent (autorisations de voyage, confirmations, justificatifs de crédit, etc.);


• Assurer la liaison avec l'agence de voyages et les compagnies aériennes partenaires, selon les besoins;


• Transmettre les informations au DSCDD lorsque cela est approprié ou nécessaire.

RESPONSABILITÉS SUPPLÉMENTAIRES

• Gérer les réclamations liées aux voyages (par exemple, les retards de bagages) et assurer la liaison avec l'assureur et/ou le courtier, le cas échéant;


• Offrir du soutien aux départements, notamment en matière d'estimation des coûts, pour la planification de leurs réunions, colloques, ateliers, conférences et événements sociaux associés;


• Collaborer avec les membres de l'équipe SCDD sur les autres activités et objectifs du département liés à la mobilité internationale, au développement durable et aux opérations de bureau;


• Être disponible pour les urgences de voyage et les demande urgentes;


• Effectuer toute autre tâche demandée par le DSCDD.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

• Agent de voyages possédant une connaissance approfondie des voyages d'affaires internationaux;


• Minimum de cinq (5) ans d'expérience professionnelle pertinente;


• Maîtrise de Sabre et Concur Travel requise;


• Une maîtrise de SharePoint et d'Excel est requise, la connaissance d'autres applications Office 365 est un atout;


• Expérience en gestion de projet ou expérience pertinente en matière de pilotage ou de participation active à la mise en œuvre de nouveaux outils (p. ex. Concur Travel) et/ou à l'élaboration de politiques, de procédures, de tableaux de bord et d'indicateurs de performance, un atout;


• Esprit proactif, compétences avérées en matière de prise de décision, d'amélioration des processus et de contrôle de la qualité sont essentiels;


• Solides compétences en analyse, en analyse des processus d'affaires et en résolution de problèmes;


• Capacité de gérer plusieurs tâches simultanément, de travailler sous pression et de respecter les échéances;


• Capacité de concevoir des itinéraires complexes, optimisant les délais et les coûts;


• Excellentes compétences organisationnelles.


• Excellente maîtrise de l'une des langues officielles de l'AMA (anglais ou français) et très bonne connaissance pratique de l'autre ; d'autres langues sont un atout;


• Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles : travail d’équipe, esprit d’équipe et amour du sport;


• Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, ouverture et excellence.
  

CE QUE NOUS OFFRONS

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.
  

Vision: La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.

Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. 

À propos de nous:  Le bureau principal de L’AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En août 2025, l’Agence emploie environ 187 employés et est représentée par 53 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés – actuels et futurs – qui, en tant qu’équipe mondiale, s’efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.