Marketing Coordinator/Coordonnateur marketing

Overview

Ottawa Tourism’s vision is to be one of Canada’s most visited, sustainable, vibrant, and valued urban destinations and the tourism authority for key economic development and city-building decisions in Ottawa. Ottawa Tourism's mission is to market and sell Ottawa as a compelling leisure and business destination and lead or participate in initiatives that improve Ottawa’s visitor experience. We contribute to the broader economic development objectives of the city and the success of our stakeholders and, by doing so, enrich the quality of life for all Ottawa residents.

Reporting to the Senior Manager, Marketing, the Marketing Coordinator will help Ottawa Tourism to achieve our mission and realize our vision by providing administrative and operational support to the B2C, B2B and Content marketing teams, with a focus on social media management for the B2B department (Business Events, Major Events, Travel Trade). This is a position ideally suited for an enthusiastic and energetic individual who is passionate about Ottawa, and who wants to share this passion with the world.

The position will work closely with others on the marketing team and across the organization as a whole. We're looking for an individual who excels at project management and loves to tackle challenging and complex problems and turn them into clear, actionable solutions. Bringing knowledge and skills gained through a combination of education and experience, the successful applicant will play a key supporting role in helping us to maximize and optimize our overall marketing function.

This position is based out of the Ottawa Tourism offices in beautiful downtown Ottawa. Ottawa Tourism employs a hybrid work model, with some ability for all employees to work remotely. In some cases, certain positions will have an ongoing requirement to maintain a physical presence in the office. Such details will be discussed during the application process.

Key Competencies 

• Social media management, including planning, publishing, and optimizing content across key platforms (e.g., LinkedIn, Facebook, YouTube), with a primary focus on B2B audiences.


• Understanding of and appreciation for the general scope of a marketing department


• Ability to prioritize tasks and manage competing deadlines


• Ability to build and maintain internal relationships and to work as part of a team


• Strong commitment to continuous self-improvement and development


• Ability to work with limited supervision


• Strong customer service focus


• Excellent organizational and administrative skills


• Strong research and writing skills


• Strong written and verbal communication skills

Primary Areas of Responsibility 

• Maintain and monitor Ottawa Tourism’s B2B social media presence by supporting content planning, publishing, optimization, and basic engagement monitoring in alignment with brand guidelines.


• Support the preparation of routine reports by gathering updates, consolidating input, and assisting with basic tracking of campaign/activity results as directed.


• Assist with administrative processing as required (e.g., purchase orders, invoices, expense tracking) in coordination with the Marketing Manager (B2B) and Finance.


• Work cross-functionally with members of the Marketing team and Ottawa Tourism’s Business Events, Major Events, and Travel Trade departments to gather input, coordinate deliverables, and share status updates.


• Contribute ideas and support continuous improvement by helping maintain consistent templates, trackers, and processes that enable smooth collaboration across the team.


• Provide overall support to the Marketing team. Support is primarily focused on B2B (Business Events, Major Events, and Travel Trade), with additional support to B2C and owned content as required.


• Support day-to-day coordination of marketing projects by tracking timelines, deliverables, and dependencies; maintain project trackers and follow up on action items with internal teams and vendors.


• Coordinate project meetings and recurring team check-ins; schedule logistics (rooms/virtual links/materials), draft agendas, and capture notes and action items.


• Other duties as assigned.

Desired Qualifications 

• Experience managing and operating corporate social media accounts, including Facebook, YouTube, and LinkedIn


• Experience working with social media marketing and analytics tools, including FB Business Manager, FB Analytics, Ads Manager, and Sprout Social


• Experience coordinating and providing administrative support


• At least 1 year of experience in a similar role


• Post-secondary qualification in a relevant field


• Proficiency in project management tools (e.g.; Jira, Monday, Asana, etc.)


• Proficiency across MS Office suite; general technological proficiency


• Proficiency using database/CRM platforms, along with some level of experience using back-end web capabilities

Assets 

• Bilingualism (French/English) is considered a strong asset for this position.


• Experience with on-site activations and promotional events, and event management


• Experience with B2B marketing

The Hiring Process

1. Initial Phone Screen


2. In-Depth Interview


3. Peer Interview


4. Reference checks


5. Offer

How we Hire

The decisions throughout the hiring process are made by Ottawa Tourism’s hiring team; Ottawa Tourism does not include any use of AI through the hiring process. This process complies with privacy and employment laws across Canada.

Vacancy Reasoning

This role has become vacant due to internal promotion.

Compensation Range

The expected salary for this position is $47,307.

Land Acknowledgement

Ottawa Tourism is located and operates on the traditional and unceded territory of the Anishinaabe Algonquin people, who have travelled and inhabited these lands for millennia. 

Diversity, Equity & Inclusion Statement

We place great value on the importance of diversity in our workforce, and we value inclusivity, trust, innovation and encourage applications from individuals who are members of under-represented or marginalized communities. We foster a diverse, equitable and inclusive organization. We connect with Indigenous communities; we care about the planet our people and our industry, and we want our city to be accessible to all.  To that end, we are committed to an objective hiring process which is free from discrimination based on any of the protected grounds as stated in Ontario's Human Rights Code. In an effort to ensure that the selection process is as objective as possible, applicants are invited to consider removing any indications on their application that might suggest age, place of origin, ethnic origin, disability, race, or any other protected ground. For example, applicants might choose to include the names and classification of degrees granted (i.e. Diploma in Project Management, with Honours), while excluding the name or location of the school.

Accessibility Statement

All applications will be considered as long as the applicant can demonstrate that they meet the essential qualifications as described in the job posting. Further to this, if you would like to request any additional accommodations based on one of the Code's protected grounds, we will be happy to help accommodate you. 

DEADLINE TO APPLY: Wednesday April 29th at 4pm

Aperçu 

La vision de Tourisme Ottawa est d’être l’une des destinations urbaines les plus visitées, les plus durables, les plus dynamiques et les plus appréciées au Canada, et d’être l’autorité touristique en ce qui a trait aux décisions clés liées au développement économique et général de la ville d’Ottawa. La mission de Tourisme Ottawa est de commercialiser et de vendre Ottawa en tant que destination de loisirs et d’affaires attrayante et de diriger ou de participer à des initiatives qui améliorent l’expérience des visiteurs d’Ottawa. Nous contribuons aux objectifs plus larges de développement économique de la Ville et à la réussite des parties prenantes et, ce faisant, nous enrichissons la qualité de vie de tous les résidents d’Ottawa.

Relevant du gestionnaire principal, marketing, le coordonnateur marketing aidera Tourisme Ottawa à accomplir notre mission et à réaliser notre vision en fournissant un soutien administratif et opérationnel aux équipes interentreprises et entreprise-consommateur et marketing de contenu, avec un accent sur la gestion des médias sociaux pour la division interentreprises (événements d’affaires, événements majeurs, industrie du voyage). Ce poste convient parfaitement à une personne enthousiaste et énergique qui est passionnée par Ottawa et qui veut transmettre cette passion au monde entier.

Le titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe de marketing et avec l’ensemble de l’organisation. Nous sommes à la recherche d’une personne qui excelle dans la gestion de projet et aime s’attaquer à des problèmes difficiles et complexes pour les transformer en solutions claires et concrètes. Fort de connaissances et de compétences acquises par une combinaison d’études et d’expérience, le candidat retenu jouera un rôle de soutien clé et nous aidera à maximiser et à optimiser notre fonction de marketing générale.

Ce poste est basé dans les bureaux de Tourisme Ottawa, dans le magnifique centre-ville d’Ottawa. Tourisme Ottawa utilise un modèle de travail hybride, qui permet à tous les membres du personnel de travailler occasionnellement à distance. Dans certains cas, les personnes titulaires de certains postes sont tenues de maintenir une présence physique au bureau. Ces détails seront abordés dans le cadre du processus de recrutement.

Compétences clés 

• Gestion des médias sociaux, incluant la planification, la publication et l’optimisation du contenu sur des plateformes clés (p. ex. LinkedIn, Facebook, YouTube), avec un accent principal sur les audiences interentreprises


• Compréhension et appréciation du champ d’activité général d’un service de marketing


• Capacité à prioriser les tâches et à gérer des échéances concurrentes


• Capacité à établir et à entretenir des relations internes et à travailler en équipe


• Engagement fort en faveur d’une amélioration et d’un perfectionnement continus


• Capacité à travailler avec une supervision limitée


• Forte orientation vers le service à la clientèle


• Excellentes compétences organisationnelles et administratives.


• Solides compétences en matière de recherche et de rédaction


• Solides compétences en matière de communication écrite et verbale

Principaux domaines de responsabilité 

• Maintenir et surveiller la présence interentreprises sur les médias sociaux de Tourisme Ottawa en soutenant la planification de contenu, la publication, l’optimisation et la surveillance de base de la mobilisation conformément aux directives de la marque.


• Soutenir la préparation de rapports de routine en recueillant des mises à jour, en consolidant les données et en aidant au suivi de base des résultats de campagne/d’activité selon les directives.


• Soutenir le traitement administratif au besoin (p. ex. bons de commande, factures, suivi des dépenses) en coordination avec le gestionnaire marketing (interentreprises) et finances.


• Travailler à tous les échelons avec les membres de l’équipe de marketing et les services de Tourisme Ottawa chargés des événements commerciaux, des grands événements et de l’industrie du voyage afin de soutenir les efforts de marketing.


• Contribuer à des idées et soutenir l’amélioration continue en aidant à maintenir des modèles, des suivis et des processus cohérents qui favorisent une collaboration fluide au sein de l’équipe.


• Fournir un soutien global à l’équipe marketing. Le soutien est principalement axé sur les événements interentreprises (événements d’affaires, événements majeurs et industrie du voyage), avec un soutien supplémentaire pour le contenu interentreprises et possédé, tel que requis.


• Soutenir la coordination quotidienne des projets marketing en suivant les échéanciers, les livrables et les dépendances; maintenir des suivis de projet et assurer le suivi des actions avec les équipes internes et les fournisseurs.


• Coordonner les réunions de projet et les bilans récurrents de l’équipe; planifier la logistique (salles/liens virtuels/matériaux), préparer les ordres du jour, et prendre des notes et des mesures à prendre.


• Autres fonctions, selon les besoins.

Qualifications souhaitées 

• Expérience de la gestion et du fonctionnement de comptes de médias sociaux d’entreprise, notamment Facebook, YouTube et LinkedIn


• Expérience avec des outils de marketing et d’analytique sur les médias sociaux, notamment FB Business Manager, FB Analytics, Ads Manager et Sprout Social


• Expérience de la coordination et du soutien administratif


• Au moins un an d’expérience dans un rôle semblable


• Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine pertinent


• Maîtrise des outils de gestion de projet (p. ex. Jira, Monday, Asana, etc.)


• Maîtrise de la suite MS Office; maîtrise générale de la technologie


• Compétence dans l’utilisation de bases de données/plateformes de gestion des relations avec la clientèle, ainsi qu’un certain niveau d’expérience dans l’utilisation de fonctions Web d’arrière-plan

Atouts 

• Bilinguisme (français/anglais), un atout important pour ce poste


• Expérience en matière d’activations sur place et de gestion d’événements promotionnels et d’autres événements


• Expérience en marketing interentreprises

Processus d’embauche

1. Présélection téléphonique initiale


2. Entretien approfondi


3. Entretien avec un pair


4. Vérification des références


5. Offre

Comment nous embauchons

Les décisions prises tout au long du processus d’embauche relèvent de l’équipe d’embauche de Tourisme Ottawa; aucun recours à l’IA n’est intégré à ce processus. Le processus respecte les lois canadiennes en matière de protection de la vie privée et d’emploi.

Justification pour le poste vacant

Ce poste est devenu vacant en raison d’une promotion à l’interne.

Échelle de rémunération

Le salaire attendu pour ce poste s’établit à 47 307 $.

Reconnaissance des terres

Tourisme Ottawa est situé et travaille sur le territoire traditionnel et non cédé du peuple algonquin Anishinaabe, qui parcourt ces terres et y habite depuis des millénaires. 

Déclaration sur la diversité, l’équité et l’inclusion

Nous accordons une grande importance à la diversité de notre personnel, nous prisons l’inclusion, la confiance et l’innovation, et nous encourageons les personnes appartenant à des communautés sous-représentées ou marginalisées à poser leur candidature. Nous favorisons la mise en place d’un organisme diversifié, équitable et inclusif. Nous interagissons avec les communautés autochtones, nous nous soucions de la planète, de notre personnel et de notre secteur, et nous voulons que notre ville soit accessible à tous. À cette fin, nous nous engageons à appliquer un processus d’embauche objectif, exempt de toute discrimination fondée sur tout motif illicite énoncé dans le Code des droits de la personne de l’Ontario. Afin de garantir que le processus de sélection est aussi objectif que possible, les candidatures sont invitées à envisager de supprimer de leur demande toute information qui pourrait laisser supposer l’âge, le lieu d’origine, l’origine ethnique, le handicap, la race ou tout autre motif de distinction illicite. Par exemple, les candidats peuvent choisir d’inclure le nom et la classification des diplômes décernés (p. ex. diplôme en gestion de projet, avec mention), tout en excluant le nom ou l’emplacement de l’établissement.

Déclaration d’accessibilité

Toutes les candidatures seront examinées dans la mesure où le candidat peut démontrer qu’il possède les qualifications essentielles décrites dans l’annonce d’emploi. En outre, si vous souhaitez demander des mesures d’adaptation supplémentaires fondées sur l’un des motifs de distinction illicites énoncés dans le Code, nous serons heureux de vous aider. 

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : Le Mercredi 29 avril à 16h