Possibilités de carrière Secrétaire administratif(ive) - CLASSE 2

Votre mission

• Assister les gestionnaires desservis dans la gestion des dossiers et dans la gestion de leur temps. Contribuer à la préparation et au suivi des budgets.


• Exécuter les travaux de secrétariat afin de fournir le soutien requis au personnel des unités administratives desservies.

Vos principales activités au quotidien

• Assurer le suivi des dossiers selon leur importance ou leur échéance de façon à dégager les gestionnaires de leurs tâches administratives.


• Tenir à jour l'agenda des gestionnaires, fixer, déplacer, confirmer au besoin des rendez-vous ou réunions.


• Recueillir des informations, vérifier, compiler et comparer des données pour contribuer à la préparation et au suivi des budgets, tableaux de bord et indicateurs de gestion.


• Recevoir ou préparer divers documents ou formulaires d'entreprise incluant ceux relatifs à la gestion du personnel, les vérifier, les corriger et obtenir les approbations requises et informer les personnes concernées. Effectuer les recherches et le suivi relatifs au traitement de ces documents ou formulaires ainsi que la saisie de données dans les systèmes et au besoin, procéder à l'extraction de rapports des systèmes d'entreprise.


• Rédiger et préparer la correspondance et tenir à jour des rapports, listes ou documents.


• Recevoir les demandes d'information et la correspondance, obtenir les renseignements nécessaires ou la documentation pertinente, y donner suite et en assurer le suivi. Traiter les questions qui relèvent de ses attributions.


• S'occuper de l'organisation matérielle des réunions, préparer l'ordre du jour et la documentation pertinente. Assister aux réunions, rédiger le compte rendu et en faire la distribution.


• Mettre en place ou tenir à jour un système de classement de divers documents ou dossiers, classer les documents ou dossiers, voir à leur conservation ou à leur destruction selon les encadrements en vigueur.


• Vérifier les quantités de fournitures de bureau, de matériel ou d'équipement. Préparer les demandes visant leur renouvellement et obtenir les approbations requises. Coordonner les actions relatives à l'aménagement des unités administratives desservies.


• Communiquer avec les personnes concernées pour des raisons telles que l'entretien des appareils ou équipements de bureau, les réservations de salle ou d'équipements, d'hébergement, de moyens de transport, et les inscriptions à des cours, congrès, colloques.

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Votre profil

Exigences

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en Techniques de bureautique ou dans un domaine pertinent.


• Posséder moins de 3 ans d'expérience pertinente dans l’analyse et le support administratif auprès de gestionnaires et de son équipe telle que la coordination des demandes, en organisation et suivi de rencontres ainsi qu'en gestion de dossiers et de projets.

Compétences et connaissances reliées au poste

• Avoir une très bonne connaissance de la suite Office.


• Avoir démontré la capacité d'analyse et de synthèse ainsi qu'une grande habileté à communiquer verbalement et par écrit.


• Avoir démontré la capacité à faire preuve de rigueur, de jugement et de productivité.


• 
  
  Avoir le souci constant de la confidentialité et garantir la protection des informations sensibles.
  
  


• Démontrer la maîtrise des compétences comportementales suivantes :
  
  
  
  • Autonomie
  
  
  • Gestion du temps et des priorités
  
  
  • Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable
  
  
  
  


• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, à l'oral et à l'écrit.

Compétences essentielles à Hydro-Québec

• Travaille en équipe


• Agit avec ouverture et bienveillance


• Agile et orienté vers les résultats


• S'engage dans l'évolution

Particularités inhérentes

 La personne retenue sera assujettie à la politique de télétravail en vigueur au sein de l’organisation.