Project Coordinator

ASSA ABLOY Global Solutions is part of the ASSA ABLOY Group, who are the global leader in access solutions. Every day, we reimagine how people move through a safer, more open world with ease. If you’ve ever walked through an automatic door, stayed in a hotel, or gone through passport control, you’ve probably used one of our products or services. We have operations in over 70 countries, with over 52,000 colleagues around the world.

Our expertise in customer journey mapping, innovation, and service design leads to the invention of new solutions that create value for our clients and exceptional experiences for their end users. And we have the fantastic opportunity available in Traka Americas for a Project Coordinator, Canada.

Part of Global Solutions, Traka Americas is the manufacturer of one of the world's first electronic key management systems.  We are the global leader in innovative technology for sophisticated, intelligent key management systems and locker solutions. Traka operates in a wide variety of markets such as Healthcare, Education, Commercial Enterprise, Critical Infrastructure, Government, Hospitality & Gaming, and more.

Traka products and solutions solve real-world problems by securing, managing and auditing the keys and equipment at the heart of a successful operation from small business to fortune 100 companies.

Your Role in Keeping the Future in Safe Hands…

As the Project Coordinator, Canada for the Global solutions division of ASSA ABLOY, you will have the opportunity to become a valuable member of our Project Delivery team, making a genuine, positive impact in the lives of our customers.  You will act as the primary point of contact between Traka and the customer to facilitate Traka solution deployments to scope.

Reporting to the Project Delivery Manager, you will be responsible for communicating with Sales and Engineering teams, facilitating and running project planning meetings with customers, scheduling technical resources, maintaining the dispatch calendar, planning hardware materials, reviewing pre and post deployment documentation, managing project expenses and the detailed administration of all project data using Salesforce.

What you will do…

• Responsible for project creation and detailed project administration within Traka Commercial Systems (Salesforce/ServiceMax/QuickBooks).


• Facilitate project planning meetings and coordinate internal and external resources to achieve project goals on time and on budget.


• Review technical specifications and blueprints for system hardware installations.


• Act as the central point of receipt of all Project documentation such as completed Pre-Installation and Health & Safety forms, and to ensure that all of these documents are checked for detail and accuracy.


• Responsible for logging any issues that arise during the Project lifecycle including sales quoting, operational shortfalls and resource restrictions.


• Maintain correct and accurate cost accounting on projects.


• Create and maintain Gantt charts for large deployment projects/programs using tools including Smartsheet.


• As required respond quickly to the emergency situations in order to meet the needs of customers and also system technicians while they are operating in the field.


• Administer end of project closeout review calls with customers with a goal of achieving 100% satisfaction from the customer.


• Create and maintain reports and dashboards within Salesforce CRM for management team.


• Ensures all safety requirements and departmental accountability procedures are followed.


• Convey a sense of professionalism, fairness, and concern for customers, labor and management.

What we expect of you…

• Exceptional communication skills


• Exceptional planning and organizational skills


• Exceptional customer service skills


• Good time management skills


• Experience with Salesforce or an equivalent CRM package


• Experience with Project Management and collaboration tools such as Smartsheet, JIRA, Confluence, Trello


• Advanced proficiency with MS Office products


• Bilingual in English and French, REQUIRED

• You will ideally be located in Eastern Canada

What you can expect from us…

• Generous and competitive total rewards package.

• Comprehensive and career-development resources to expand your skills and maximise your potential.

• Supportive and accessible leadership team and a solid values platform that underpins who we are and how we operate.

ASSA ABLOY Global Solutions fait partie du groupe ASSA ABLOY, chef de file mondial des solutions d’accès. Chaque jour, nous réinventons la façon dont les gens se déplacent en toute simplicité dans un monde plus sûr et plus ouvert. Si vous avez déjà franchi une porte automatique, séjourné dans un hôtel ou passé un contrôle de passeport, vous avez sans doute utilisé un de nos produits ou services. Nous sommes présents dans plus de 70 pays avec plus de 52 000 collègues à travers le monde.

Notre expertise en matière de cartographie du parcours client, d’innovation et de conception de services mène à l’invention de nouvelles solutions qui créent de la valeur pour nos clients et des expériences exceptionnelles pour leurs utilisateurs finaux. Et nous avons cette opportunité exceptionnelle à saisir au sein de Traka Americas pour un poste de Coordonnateur de projet, Canada.

Traka Americas, qui fait partie de Global Solutions, est le fabricant d’un des premiers systèmes de gestion de clés électroniques au monde.  Nous sommes le chef de file mondial en matière de technologie innovante pour des systèmes de gestion de clés et des solutions de casiers sophistiqués et intelligents. Traka est actif dans une grande variété de marchés tels que la santé, l’éducation, les entreprises commerciales, les infrastructures critiques, le gouvernement, l’hôtellerie et les jeux, et bien plus encore.

Les produits et solutions Traka permettent de résoudre des problèmes concrets en assurant la sécurité, la gestion et l’audit des clés et des équipements qui sont au cœur d’une opération réussie, qu’il s’agisse d’une petite entreprise ou d’une société figurant au palmarès Fortune 100.

Votre rôle pour assurer un avenir sécuritaire…

En tant que Coordonnateur de projets, Canada pour la division Global solutions d’ASSA ABLOY, vous aurez l’occasion de devenir un membre important de notre équipe d’exécution de projets et d’avoir un véritable impact positif sur la vie de nos clients.  Vous serez le principal point de contact entre Traka et le client pour faciliter les déploiements de la solution Traka.

Sous la supervision du Directeur des Services professionnels, vous serez responsable de la communication avec les équipes de vente et d’ingénierie, de l’animation et de la conduite des rencontres de planification de projet avec les clients, de la programmation des ressources techniques, de la tenue du calendrier d’expédition, de la planification du matériel, de l’examen de la documentation avant et après le déploiement, de la gestion des dépenses de projet et de l’administration détaillée de toutes les données de projet via Salesforce.

Vos fonctions…

• Responsable de la création et de l’administration détaillée des projets dans les systèmes commerciaux Traka (Salesforce/ServiceMax/QuickBooks).


• Animer des rencontres de planification de projet et coordonner les ressources internes et externes afin d’atteindre les objectifs du projet dans les délais et le budget impartis.


• Passer en revue les spécifications techniques et les plans des installations matérielles du système.


• Agir en tant que point central de réception de toute la documentation du projet, telle que les formulaires de préinstallation et de santé et sécurité, et s’assurer que tous ces documents sont vérifiés quant aux détails et à l’exactitude.


• Responsable de l’enregistrement de tout problème survenant au cours du cycle de vie du projet, y compris les soumissions de vente, les insuffisances opérationnelles et les restrictions de ressources.


• Tenir une comptabilité analytique correcte et précise pour les projets.


• Créer et tenir à jour des diagrammes de Gantt pour les projets/programmes de déploiement à grande échelle à l’aide d’outils tels que Smartsheet.


• Le cas échéant, réagir rapidement aux situations d’urgence afin de répondre aux besoins des clients et des techniciens du système qui travaillent sur le terrain.


• Gérer les appels de clôture de projet avec les clients dans le but d’obtenir une satisfaction complète de la part du client.


• Créer et tenir à jour des rapports et des tableaux de bord dans Salesforce CRM pour l’équipe de direction.


• Veiller à ce que toutes les exigences en matière de sécurité et les procédures de responsabilisation du département soient respectées.


• Faire preuve de professionnalisme, d’équité et d’intérêt pour les clients, les employés et la direction.

Ce que nous attendons de vous...

• Compétences exceptionnelles en matière de communication


• Compétences exceptionnelles en matière de planification et d’organisation


• Compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle


• Bonne gestion du temps


• Expérience avec Salesforce ou un progiciel équivalent de gestion de la relation client


• Expérience de la gestion de projet et des outils de collaboration tels que Smartsheet, JIRA, Confluence, Trello


• Maîtrise avancée des produits MS Office


• Bilingue en anglais et en français, OBLIGATOIRE

• Idéalement, vous serez situé dans l’est du Canada

Ce que nous vous offrons…

• Une rémunération globale généreuse et compétitive.

• Des ressources complètes de développement de carrière pour élargir vos compétences et maximiser votre potentiel.

• Une équipe de direction solidaire et accessible, ainsi qu’une solide plate-forme de valeurs qui sous-tend notre identité et notre mode de fonctionnement.

Candidature

Vous pouvez soumettre votre candidature en cliquant sur « Postuler maintenant ». Nous ne prendrons pas en considération les candidatures reçues par courrier électronique ou par d’autres moyens. Nous examinerons les candidatures de façon continue, c’est pourquoi nous vous invitons à postuler dès que possible.

À propos de nous

Figurant quatre fois au classement Forbes des entreprises les plus innovantes au monde, nous proposons des solutions de sécurité innovantes, sûres et pratiques qui offrent une réelle valeur ajoutée à nos clients. Notre groupe a pour objectif d’aider quotidiennement des milliards de personnes à vivre dans un monde plus ouvert. Nous sommes fiers d’occuper une position de premier plan dans la plupart des pays d’Europe, d’Amérique du Nord et du Sud, d’Asie et de l’Océanie, en proposant des produits et des services à nos clients à la recherche de solutions pour répondre à leurs besoins en matière d’accès et d’ouverture, tels que les serrures, les portes et l’automatisation des accès.

We are the ASSA ABLOY Group
Our people have made us the global leader in access solutions. In return, we open doors for them wherever they go. With nearly 63,000 colleagues in more than 70 different countries, we help billions of people experience a more open world. Our innovations make all sorts of spaces – physical and virtual – safer, more secure, and easier to access. 

As an employer, we value results – not titles, or backgrounds. We empower our people to build their career around their aspirations and our ambitions – supporting them with regular feedback, training, and development opportunities. Our colleagues think broadly about where they can make the most impact, and we encourage them to grow their role locally, regionally, or even internationally.

As we welcome new people on board, it’s important to us to have diverse, inclusive teams, and we value different perspectives and experiences.