Répartiteur(trice) en services et administration

À propos du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir nos opérations en réfrigération. Cette personne jouera un rôle clé dans la coordination des appels de service (dispatch), le suivi administratif ainsi que le support à l'équipe de réfrigération.

C’est un poste central qui demande de l’organisation, une bonne gestion des priorités et un excellent sens du service à la clientèle.

Responsabilités principales

Coordination des appels de service (Dispatch)

• Recevoir et traiter les appels de service

• Évaluer les priorités et assigner les appels aux frigoristes

• Planifier et confirmer les rendez-vous avec les clients

• Préparer et transmettre les horaires détaillés aux techniciens (coordonnées, heure, photos, informations pertinentes)

• Assurer le suivi des appels : garantie, maintenance, mise en marche, formation, etc.

Suivi des opérations et service

• Gérer les rapports de service (réception, validation, envoi, facturation)

• Effectuer les suivis de pièces (commandes, retours sous garantie)

• Préparer des soumissions à partir des rapports de service

• Participer à la gestion des horaires de garde (stand-by)

• Vérifier les feuilles de temps (support à la paie)

Gestion de la maintenance

• Planifier et coordonner les entretiens préventifs

• Assurer le suivi des renouvellements de contrats de service (CS)

• Commander le matériel requis pour les maintenances

• Préparer les documents d’entretien

Support administratif

• Effectuer la facturation

• Ouvrir et organiser les dossiers de soumission

• Gérer les documents (plans, numérisation, classement)

• Assister à la préparation de soumissions (SEAO, appels d’offres)

• Effectuer le suivi des comptes à recevoir (collection)

Profil recherché

• Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités

• Bon sens du service à la clientèle

• Aisance à coordonner plusieurs dossiers en même temps

• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement

• Connaissance du domaine de la construction ou de la réfrigération (atout)

• À l’aise avec les outils informatiques (Excel, Outlook, etc.)

Pourquoi joindre l’équipe

• Environnement dynamique et collaboratif

• Rôle clé au cœur des opérations

• Équipe engagée et terrain

• Possibilités d’apprentissage et d’évolution