Responsable - Gouvernance & affaires légales

Tâches et responsabilités

Secrétariat corporatif & Conseil d’administration 

• Planifier et coordonner le calendrier annuel du CA et de ses comités. 

• Préparer les convocations, ordres du jour, cahiers, résolutions et documents décisionnels. 

• Assister aux réunions (CA/comités; rencontres exécutives pertinentes) : prise de notes, rédaction des procès-verbaux, validation, diffusion sécurisée. 

• Assurer le suivi des décisions : registre d’actions, responsables, échéanciers, relances structurées. 

Gouvernance documentaire & registres corporatifs 

• Maintenir le livre des minutes, résolutions, politiques, délégations d’autorité, registre corporatif et archivage officiel. 

• Mettre en place une gouvernance documentaire robuste : contrôle de versions, accès, confidentialité, traçabilité. 

Coordination des affaires légales (non-contentieux) 

• Agir comme point de coordination interne avec les conseillers juridiques externes : préparation de dossiers, collecte d’information, suivi des livrables et échéanciers. 

• Coordonner l’administration contractuelle : circulation, commentaires, consolidation des versions, approbations, signatures, archivage. 

• Soutenir les dossiers corporatifs : financement, acquisitions, structures, exigences de conformité (selon les dossiers en cours), en coordination avec les parties prenantes. 

Conformité & calendrier d’obligations 

• Tenir un calendrier de conformité (obligations corporatives et réglementaires pertinentes). 

• Coordonner les attestations, politiques, déclarations et suivis requis, avec rigueur et proactivité. 

Plateformes numériques de gouvernance & M365/SharePoint 

• Administrer et optimiser les plateformes de gouvernance (DiliTrust, Idside, ou équivalents) : structure, permissions, espaces CA, diffusion sécurisée, adoption. 

• Structurer les espaces SharePoint (bibliothèques, métadonnées, droits, contrôle de versions) pour le “single source of truth”. 

• Maîtriser Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, PowerPoint; Planner/To Do au besoin) pour améliorer la productivité et les suivis. 

Proactivité, autonomie & soutien à la direction 

• Être très autonome : avancer avec un minimum de suivi requis du PDG. 

• Anticiper les besoins de la direction : proposer des outils, gabarits, processus, calendriers, et “amener des solutions”. 

• Produire des documents exécutifs clairs (notes, synthèses, présentations CA) et vulgariser l’information complexe. 

• Prendre en charge certains projets stratégiques transversaux 

Profil recherché 

• Rigueur, jugement, discrétion, excellente capacité de rédaction. 

• Fort sens de l’organisation et capacité à gérer des dossiers sensibles/confidentiels. 

• Posture proactive : réflexe de structurer, relancer, sécuriser les échéanciers et réduire le bruit pour la direction. 

• Aisance à interagir avec le CA, la haute direction, des partenaires/investisseurs. 

Exigences & qualifications 

• Formation en droit (LL.B./J.D.) ou techniques juridiques + expérience pertinente en corporatif/gouvernance. 

• Barreau non requis (profil “jeune avocat/juriste” bienvenu, formable à l’interne). 

• 0 à 5 ans d’expérience pertinente (stage, cabinet, corporatif) – on valorise la maturité, la rigueur et le potentiel. 

• Bilinguisme FR-EN (oral/écrit) : requis si communications fréquentes internationales.  Espagnol un atout important. 

• Expérience avec plateformes de gouvernance (DiliTrust, Idside, etc.) : atout majeur. 

• Maîtrise Microsoft 365 + SharePoint : fortement souhaitée. 

Conditions

• Salaire : À déterminer, selon l'expérience et les compétences du candidat ou de la candidate retenu(e).

• Déplacements occasionnels possibles (selon besoins, incluant international).

• Mode de travail : présence sur site du siège social de Beauharnois attendue, avec flexibilité selon le calendrier du CA et du PDG