Travel Media Relations Coordinator/Coordinateur des relations avec les médias du secteur du voyage

Overview

Ottawa Tourism’s vision is to be one of Canada’s most visited, sustainable, vibrant, and valued urban destinations and the tourism authority for key economic development and city-building decisions in Ottawa. Ottawa Tourism's mission is to market and sell Ottawa as a compelling leisure and business destination and lead or participate in initiatives that improve Ottawa’s visitor experience. We contribute to the broader economic development objectives of the city and the success of our stakeholders and, by doing so, enrich the quality of life for all Ottawa residents.

As a key position within the Marketing team, the Travel Media Relations Coordinator reports to the Senior Manager, Travel Media Relations. The incumbent assists with coordinating media experience support, itinerary coordination and department project coordination.

This position is based out of the Ottawa Tourism offices in beautiful downtown Ottawa. Ottawa Tourism employs a hybrid work model, with the ability for all employees to work remotely.  In some cases, certain positions will have an ongoing requirement to maintain a physical presence in the office. Such details will be discussed during the application process. 

Key Competencies

• The ability to effectively communicate with media personnel, colleagues, and external stakeholders both verbally and in writing is essential.


• Strong organizational skills are necessary to manage multiple tasks, bookings, and itineraries simultaneously. The coordinator should be able to prioritize tasks, meet deadlines, and maintain meticulous records.


• Detail-oriented ensuring accuracy in bookings, itineraries, and database management.


• The ability to manage time and prioritize tasks is essential in a fast-paced environment.


• Enhance the quality and output of itineraries, projects, and media interactions.

Primary Areas of Responsibility

• Inquiry Monitoring: Assist in monitoring and managing inquiries from media outlets, journalists, and influencers. This includes promptly responding to inquiries and providing necessary information. I.e. Answering questions, fact checking, supplying approved media/B-roll from internal databases and connecting to the appropriate organization contact if necessary.


• Media Experience Support: Support the travel media team throughout the entire media experience, from soliciting to proposing itineraries, making bookings, hosting, and following up with media personnel and cataloging produced media within our databases


• Working closely with our 3rd party Media Relations Public Relations support teams as required


• Identifying department opportunities to work collaboratively, cohesively and more effectively internally, with other departments and externally with stakeholders and partners.


• Booking and Itinerary Assistance: Provide support in booking accommodations, transportation, and activities for media visits. Assist in crafting engaging and comprehensive itineraries tailored to media needs and preferences.


• Production Logistics: Support the logistics of our shows, including scheduling interviews, coordinating with guests or hosts, managing recording sessions, and assisting in post-production tasks.


• Database Management: Help maintain and update our media database, ensuring accuracy and completeness of contact information, preferences, and past interactions.


• Project Coordination:  Administrative coordination of current and future projects the team works on internally or with external partners.


• Producing media relations tools and resources as required (i.e. media toolkits/webpages etc.)

Desired Qualifications

• Post-secondary education in communications, journalism, marketing, hospitality, media or related field 


• Experience working with or in traditional media


• Excels at working in a fast-paced environment independently or within a group setting with a team player mindset


• Willingness to contribute creative outside of the box thinking and suggestions.


• Strong organizational skills, project management experience and attention to detail.


• Excellent written and verbal communication skills.


• Proficiency in Microsoft Office and Google


• Ability to multitask and prioritize tasks effectively.


• Passion for travel, tourism, media relations and Ottawa/Ontario/Canada

Assets

• Fully bilingual in both of Canada’s official languages, both written and verbal.


• Previous experience working in tourism, hospitality, or destination management/marketing or media.


• Previous experience working with Itinerary software


• Multi-lingual

The Hiring Process

1. Initial Phone Screen


2. In-Depth Interview


3. Reference checks


4. Offer

How we Hire

The decisions throughout the hiring process are made by Ottawa Tourism’s hiring team; Ottawa Tourism does not include any use of AI through the hiring process. This process complies with privacy and employment laws across Canada.

Vacancy Reasoning

This role is a newly created role.

Compensation Range

The expected salary for this position is $47,307.

Land Acknowledgement

Ottawa Tourism is located and operates on the traditional and unceded territory of the Anishinaabe Algonquin people, who have travelled and inhabited these lands for millennia. 

Diversity, Equity & Inclusion Statement

We place great value on the importance of diversity in our workforce, and we value inclusivity, trust, innovation and encourage applications from individuals who are members of under-represented or marginalized communities. We foster a diverse, equitable and inclusive organization. We connect with Indigenous communities; we care about the planet our people and our industry, and we want our city to be accessible to all.  To that end, we are committed to an objective hiring process which is free from discrimination based on any of the protected grounds as stated in Ontario's Human Rights Code. In an effort to ensure that the selection process is as objective as possible, applicants are invited to consider removing any indications on their application that might suggest age, place of origin, ethnic origin, disability, race, or any other protected ground. For example, applicants might choose to include the names and classification of degrees granted (i.e. Diploma in Project Management, with Honours), while excluding the name or location of the school.

Accessibility Statement

All applications will be considered as long as the applicant can demonstrate that they meet the essential qualifications as described in the job posting. Further to this, if you would like to request any additional accommodations based on one of the Code's protected grounds, we will be happy to help accommodate you. 

Deadline to Apply: Wednesday March 18th at 4pm

Aperçu

La vision de Tourisme Ottawa est d’être l’une des destinations urbaines les plus visitées, les plus durables, les plus dynamiques et les plus appréciées au Canada, et d’être l’autorité touristique en ce qui a trait aux décisions clés liées au développement économique et général de la ville d’Ottawa. La mission de Tourisme Ottawa est de commercialiser et de vendre Ottawa en tant que destination de loisirs et d’affaires attrayante et de diriger ou de participer à des initiatives qui améliorent l’expérience des visiteurs d’Ottawa. Nous contribuons aux objectifs plus larges de développement économique de la Ville et à la réussite des parties prenantes et, ce faisant, nous enrichissons la qualité de vie de tous les résidents d’Ottawa.

Poste clé au sein de l’équipe marketing, le coordinateur des relations avec les médias du secteur du voyage travaille sous l’autorité du gestionnaire principal, Relations avec les médias du secteur du voyage. Le titulaire aide à la coordination du soutien à l’expérience des médias, ainsi qu’à la coordination des itinéraires et des projets du service.

Ce poste est basé dans les bureaux de Tourisme Ottawa, dans le magnifique centre-ville d’Ottawa. Tourisme Ottawa utilise un modèle de travail hybride, qui permet à tous les employés de travailler à distance. Dans certains cas, les personnes titulaires de certains postes sont tenues de maintenir une présence physique au bureau. Ces détails seront abordés dans le cadre du processus de recrutement. 

Compétences clés

• La capacité à communiquer efficacement avec le personnel des médias, les collègues et les parties prenantes externes, tant à l’oral qu’à l’écrit, est essentielle.


• De solides compétences organisationnelles sont nécessaires pour gérer simultanément plusieurs tâches, réservations et itinéraires. L’coordinateur doit être capable de hiérarchiser les tâches, de respecter les délais et de tenir des dossiers méticuleux.


• Soucieux du détail, le titulaire veille à l’exactitude des réservations, des itinéraires et de la gestion de la base de données.


• La capacité à gérer le temps et à hiérarchiser les tâches est essentielle dans un environnement en constante évolution.


• Améliorer la qualité et la production des itinéraires, des projets et des interactions médiatiques.

Principaux domaines de responsabilité

• Suivi des demandes : Participer au suivi et à la gestion des demandes de renseignements émanant des médias, des journalistes et des influenceurs. Il s’agit notamment de répondre rapidement aux demandes de renseignements et de fournir les renseignements nécessaires, p. ex. répondre aux questions, vérifier les faits, fournir des médias et des séquences vidéo approuvés provenant de bases de données internes et communiquer avec la bonne personne-ressource auprès de l’organisation, au besoin.


• Soutien à l’expérience des médias : Aider l’équipe des médias tout au long de l’expérience médiatique, de la sollicitation à la proposition d’itinéraires, en passant par les réservations, l’accueil et le suivi auprès du personnel des médias ainsi que le catalogage des médias produits dans nos bases de données.


• Travailler en étroite collaboration avec nos équipes tierces de soutien aux relations publiques en relations avec les médias, selon les besoins.


• Repérer, au sein du service, des occasions de renforcer la collaboration, la cohésion et l’efficacité, tant à l’interne avec d’autres services qu’à l’externe avec les intervenants et des partenaires.

• Aide à la réservation et à l’élaboration d’itinéraires : Aider à la réservation d’hébergement, de transport et d’activités pour les visites des médias. Contribuer à l’élaboration d’itinéraires attrayants et complets, adaptés aux besoins et aux préférences des médias.


• Logistique de production : Soutenir la logistique de nos salons, notamment la programmation des entrevues, la coordination avec les invités et les animateurs, la gestion des séances d’enregistrement et l’assistance dans les tâches de postproduction.


• Gestion de la base de données : Contribuer à la maintenance et à la mise à jour de notre base de données médias, en veillant à l’exactitude et à l’exhaustivité des coordonnées, des préférences et des interactions passées.


• Coordination de projets : Assurer la coordination administrative des projets actuels et futurs sur lesquels l’équipe travaille en interne ou avec des partenaires externes.


• Produire des outils et ressources de relations avec les médias, au besoin (c’est-à-dire des trousses à outils ou des pages Web à l’intention des médias, etc.)

Qualifications souhaitées

• Formation postsecondaire en communications, journalisme, marketing, hôtellerie, médias ou un domaine connexe.


• Expérience de travail avec ou dans les médias traditionnels.


• Excellente aptitude à travailler dans un environnement rapide, de façon autonome ou en groupe, avec une mentalité d’esprit d’équipe.


• Volonté de contribuer avec des idées créatives et des suggestions originales.


• Solides compétences organisationnelles, expérience de gestion de projets et souci du détail.


• Excellentes compétences en matière de communication écrite et verbale.


• Maîtrise de Microsoft Office et de Google


• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités de manière efficace.


• Passion pour les voyages, le tourisme, les relations avec les médias et Ottawa, l’Ontario et le Canada.

Atouts

• Parfaitement bilingue dans les deux langues officielles du Canada, tant à l’écrit qu’à l’oral.


• Expérience dans le domaine du tourisme, de l’hôtellerie, de la gestion ou du marketing de destination, ou des médias.


• Expérience antérieure avec le logiciel Itinerary.


• Multilingue

Processus d’embauche

1. Présélection téléphonique initiale


2. Entretien approfondi


3. Vérification des références


4. Offre

Comment nous embauchons

Les décisions prises tout au long du processus d’embauche relèvent de l’équipe d’embauche de Tourisme Ottawa; aucun recours à l’IA n’est intégré à ce processus. Le processus respecte les lois canadiennes en matière de protection de la vie privée et d’emploi.

Justification pour le poste vacant

Il s’agit d’un poste nouvellement créé.

Échelle de rémunération

Le salaire attendu pour ce poste est de 47 307 $.

Reconnaissance des terres

Tourisme Ottawa est situé et travaille sur le territoire traditionnel et non cédé du peuple algonquin Anishinaabe, qui parcourt ces terres et y habite depuis des millénaires. 

Déclaration sur la diversité, l’équité et l’inclusion

Nous accordons une grande importance à la diversité de notre personnel, nous prisons l’inclusion, la confiance et l’innovation, et nous encourageons les personnes appartenant à des communautés sous-représentées ou marginalisées à poser leur candidature. Nous favorisons la mise en place d’un organisme diversifié, équitable et inclusif. Nous interagissons avec les communautés autochtones, nous nous soucions de la planète, de notre personnel et de notre secteur, et nous voulons que notre ville soit accessible à tous. À cette fin, nous nous engageons à appliquer un processus d’embauche objectif, exempt de toute discrimination fondée sur tout motif illicite énoncé dans le Code des droits de la personne de l’Ontario. Afin de garantir que le processus de sélection est aussi objectif que possible, les candidatures sont invitées à envisager de supprimer de leur demande toute information qui pourrait laisser supposer l’âge, le lieu d’origine, l’origine ethnique, le handicap, la race ou tout autre motif de distinction illicite. Par exemple, les candidats peuvent choisir d’inclure le nom et la classification des diplômes décernés (p. ex., diplôme en gestion de projet, avec mention), tout en excluant le nom ou l’emplacement de l’établissement.

Déclaration d’accessibilité

Toutes les candidatures seront examinées dans la mesure où le candidat peut démontrer qu’il possède les qualifications essentielles décrites dans l’annonce d’emploi. En outre, si vous souhaitez demander des mesures d’adaptation supplémentaires fondées sur l’un des motifs de distinction illicites énoncés dans le Code, nous serons heureux de vous aider. 

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : Le Mercredi 18 mars à 16h