Summer Student - Procurement and Contract

Summer Student, Contract Services & Procurement
Summer Intern: Temporary (May 4th-August 28th)

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Senior Procurement and Contracts Specialist, the Summer Student, Contract Services & Procurement will provide administrative and operational support to the Royal College’s Procurement and Contract management function. The role will focus on assisting with document management, data entry, and system support within the contract management platform. This position is designed to provide hands-on experience in a professional business environment, specifically focusing on administrative lifecycle of contracts and procurement processes.

Here’s an insight into your typical day-to-day:
• Monitoring shared inboxes (e.g., Procurement, Contracts Inquiry, Contracts Signature) to identify and flag time-sensitive requests or issues to team members
• Supporting the tracking of contract status updates, including renewals and pending reviews
• Providing general administrative support, including filing, document formatting, and assisting with procurement and contract documentation
• Assisting with the organization and migration of existing contracts and supporting documents from legacy systems to the new contract management system

Does this sound like you?
• Enrolled in a post-secondary program such as Business Administration, Economics, Political Science, Law, or another related discipline
• Strong attention to detail and accuracy when handling documents and data
• Proficiency with Microsoft Office applications and comfort working in digital systems
• Excellent written and verbal communication skills,
• A professional and dependable attitude, with the patience and focus required for detailed, process-driven tasks
• Demonstrated initiative and ability to work independently and collaboratively
• Eligible to work in Canada and possess strong communication skills in English

How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by February 19, 2026.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact [email protected]

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Hourly Rate $23.31

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Emploi étudiant estival, Services des contrats et approvisionnement
Stagiaire d’été : affectation temporaire (du 4 mai au 28 août)

Vous vous intéressez aux achats, aux contrats et à la gestion des risques?
L’idée de soutenir une équipe dynamique tout en acquérant une expérience pratique des systèmes de gestion de contrats vous motive? Vous avez à cœur d’organiser les choses et de veiller à ce que des détails importants ne soient pas négligés?
Alors, joignez-vous à notre équipe! Date limite : 19 février 2026.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. De façon concertée et en partenariat, le Collège royal dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Relevant du spécialiste principal ou de la spécialiste principale en approvisionnement et en contrats, vous devrez fournir un soutien administratif et opérationnel à la fonction d’approvisionnement et de gestion des contrats du Collège royal. Vous aiderez à gérer les documents, à entrer les données et à assurer le soutien du système au sein de la plateforme de gestion des contrats. Ce poste est conçu pour vous offrir une expérience pratique, dans un environnement professionnel, axée particulièrement sur le cycle de vie administratif des contrats et les processus d’approvisionnement.

Aperçu de votre rôle au quotidien
• Surveiller les boîtes de réception partagées (p. ex. Procurement, Contracts Inquiry, Contracts Signature) pour identifier les demandes ou problèmes urgents et les signaler aux membres de l’équipe
• Appuyer le suivi des mises à jour sur l’état des contrats, y compris les renouvellements et les révisions en attente
• Fournir un soutien administratif général, notamment pour le classement, la mise en forme des documents et l’aide à la documentation des achats et des contrats
• Offrir une assistance concernant l’organisation et la migration des contrats existants et des documents d’appui des anciens systèmes vers le nouveau système de gestion des contrats

Ce profil vous correspond?
• Inscription à un programme postsecondaire (administration des affaires, économie, sciences politiques, droit, etc.)
• Grande minutie et précision lors du traitement de documents et de données
• Connaissance approfondie des applications Microsoft Office et facilité d’utilisation des systèmes numériques
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Attitude professionnelle et fiable, ainsi que patience et attention requises pour les tâches détaillées axées sur les processus
• Capacité manifeste à faire preuve d’initiative et à travailler en solo comme en collaboration
• Droit de travailler au Canada et solides compétences en communication en anglais

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 19 février 2026.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse [email protected].

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Taux horaire 23.31 $