Assistant polyvalent / Assistante polyvalente de direction (office manager) H/F

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Assistant polyvalent / Assistante polyvalente de direction (office manager) H/F

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Assistant polyvalent / Assistante polyvalente de direction (office manager) H/F
Référence : UAR839-SYLBEN-008
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : lundi 1 avril 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 mai 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : A partir de 2191 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2)
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Assurer et optimiser la gestion administrative de l’activité de l’équipe de direction (directrice, directeur adjoint, secrétaire générale). Assurer le suivi ou piloter des projets transversaux, en interaction avec les différents services de l’IHP et les partenaires extérieurs. Coordonner la gestion des ressources humaines, en interaction avec le CNRS et Sorbonne Université.

Activités

* Accompagnement de l’équipe de direction : gérer les agendas et emplois du temps quotidiens ; réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ; réceptionner et trier le courrier ; accueillir physiquement les rendez-vous ; organiser les visioconférences ; préparer et organiser les déplacements ; assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ; organiser le tri et l’archivage des documents importants ; organiser les réunions internes d’encadrants et les séances des instances de gouvernance ; rédiger et diffuser les comptes-rendus, procès-verbaux, relevés de décisions ; instruire les demandes et assurer l’interface entre la direction et les partenaires extérieurs, y compris à l’international.
* Suivi ou pilotage de projets transversaux : assurer la gestion et le suivi des dossiers (recherche et synthétisation d'informations, création et mise en forme de documents, saisies de données, réalisation de tableaux de bord, rédaction de courriers officiels, négociations avec les fournisseurs, passation de commandes, suivi des procédures d’appels d’offres, préparation d’un budget, relances, circulation de l’information).
* Gestion des ressources humaines : coordonner la logistique des recrutements et des formations ; réaliser un suivi administratif de la gestion des personnels (suivi de l’organigramme, tenue des entretiens annuels, suivi des échéances et diffusion des informations sur les dossiers carrières, congés, CET, etc).

Compétences

* Connaissances
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
- Objectifs et projets de l'établissement d'affectation et des tutelles
- Environnement et réseaux professionnels
- Méthodologie de conduite de projet
- Connaissance des normes rédactionnelles et technique d'élaboration des documents
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
- Connaissances budgétaires générales et en finances publiques
- Techniques de communication
- Langue anglaise : B1(oral et écrit)* Compétences opérationnelles
- Rechercher et fiabiliser l'information
- Réaliser des synthèses
- Créer et rédiger des rapports et documents
- Concevoir des indicateurs et des tableaux de bord
- Élaborer des éléments de langage
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Maitriser les outils bureautiques courants
- S'adapter à de nouveaux outils/applications bureautiques ou de gestion * Savoir-être
- Réactivité
- Fiabilité et rigueur
- Sens de l'accueil et du relationnel
- Sens de la discrétion et respect de la confidentialité

Contexte de travail

Fondé en 1928, l’Institut Henri Poincaré (IHP) est aujourd’hui une unité d’appui et de recherche sous la double tutelle du CNRS et de Sorbonne Université. Il est situé à Paris 5ème à côté de l’Institut Curie. L’IHP est une structure d’accueil et d’échanges en mathématiques et physique théorique. Ses missions sont d’une part de favoriser les interactions et l’interdisciplinarité entre scientifiques du monde entier, en mettant à disposition les ressources documentaires, logistiques et financières appropriées, et d’autre part de développer des activités de dialogue entre sciences et société. L’IHP est par ailleurs pilote dans le laboratoire d’excellence Carmin. L'IHP est structuré en trois départements : Bibliothèque (ressources documentaires et patrimoniales), Centre Émile Borel (programmes de recherche scientifique), Maison Poincaré (musée, programmation scientifique et culturelle); et trois pôles: Accueil (logistique, technique, hygiène et sécurité); Finances (dépenses et recettes); Multimédia (audiovisuel, communication, informatique).
L’équipe de direction comprend une directrice d’unité (mathématicienne), un directeur d’unité adjoint (physicien) et une secrétaire générale. Cette dernière est responsable hiérarchique de l’assistant ou assistante de direction ainsi que des responsables de services (départements et pôles).

Contraintes et risques

Travail occasionnel en soirée ou le samedi en fonction des événements institutionnels.