Assistant administratif et technique H/F

Egis est un acteur international du conseil, de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité. Nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient. Présent dans 120 pays, Egis met l'expertise de ses 20 000 collaborateurs au service de ses clients et développe des innovations de pointe à la portée de tous les projets. Par la diversité de ses domaines d'intervention, le Groupe est un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie des citoyens dans le monde entier. Réussir l'alliance entre l'amélioration de la qualité de vie des populations, le développement économique et social des territoires et la décarbonation massive pour répondre à l'impératif de la neutralité carbone en 2050, telle est notre raison d'être.

Dans le cadre de nouveaux projets ou de projets déjà en cours nous recherchons un.e Assistant.e de Projet de Maitrise d'oeuvre H/F.

Vous intervenez en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes (collaborateurs d'Egis, les clients, les partenaires, les services financiers, les gestionnaires marchés) pour contribuer au bon déroulement et à la réussite de notre mission de maîtrise d’œuvre.

Vous participez aux activités de gestion administrative, contractuelle, financière et documentaire du projet ainsi qu’au support des équipes de production.

Sous la responsabilité du chef de Projet, les missions principales sont les suivantes :

Secrétariat du projet :

• Réception, archivage et suivi des courriers officiels du client et des entreprises travaux.
• Réception, archivage et suivi des Ordre de Service (OS) venant du client.
• Préparation administrative des courriers officiels, archivage, et diffusion aux clients et aux entreprises travaux.
• Préparation administrative des Ordres de Service (OS), archivage, et diffusion aux entreprises travaux.
• Reporting sur avancement et état des lieux sur courriers, OS, etc.
• Gestion des documents type.

Assistance à l’équipe projet sur la mise en forme de courriers, supports de présentation, comptes rendus.

Gestion administrative et logistique :

• Suivi administratif de tous les collaborateurs projets (maintien de la liste des collaborateurs à jour, récupération de documents administratifs signés des collaborateurs, etc.).
• Commande et suivi des EPI, moyens d’accès, habilitations chantier pour tous les collaborateurs projets.
• Utilisation régulière des outils du Groupe Egis (informatique, logistique, …)
• Gestion des déplacements : réservations, frais de déplacements…
• Gestion de l'annuaire du projet et du planning des congés,
• Saisi dans les outils client de planification des interventions.

Gestion documentaire :

• Elaboration et mise à jour de documents type, gestion de la charte graphique,
• Suivi et archivage des documents projets reçu de parties prenantes extérieures
• Archivage sous GED interne « doc control », suivi et diffusion officielle des productions documentaires
• Réalisation de point de consolidation avec l’équipe documentaliste du client (convergence de liste, vérification de l’exhaustivité documentaire, etc.)
• Gestion des demandes de création / suppression de compte sur GED client avec l’équipe documentaliste du client.
• Soutien aux collaborateurs du projet sur processus et bonne pratique concernant utilisation de la GED interne et la GED client.
• Reporting sur avancement et état des lieux documentaires sous la GED client et la GED interne.
• Vérification de la cohérence avec la documentation référentiel exploitant

Votre parcours ?

• De formation DUT, BTS en secrétariat de direction, gestion des entreprises / commerce, vous justifiez d'une expérience minimum de 5 ans idéalement en coordination de travaux, environnement technique ou société d'ingénierie.

Vos atouts ? 

• Vous maitrisez les outils bureautique (utilisation avancée d'Office notamment : Word, Excel, Outlook, Powerpoint), GED. La connaissance des outils RATP est un plus.
• Des connaissances en matière de marchés publics seraient un plus.
• Vous êtes de nature curieuse, dynamique et impliquée.
• Vous savez faire preuve de sérieux, de rigueur et possédez une bonne faculté d'adaptation.
• Vous avez l'esprit d'équipe et le sens de l'organisation pour vous permettre de travailler efficacement.

Vos avantages à nous rejoindre ? 

Egis propose une rémunération attractive et offres des possibilités d’évolutions grâce à la mobilité interne au sein du groupe.

• Salaire
• Télétravail selon l’accord entreprise
• Avantages sociaux

Ces missions vous intéressent ? Vous pensez répondre aux critères du poste ? N’hésitez pas… Postulez !

Nous vous proposons :

Un CDD de 6 mois renouvelable.

De construire votre avenir professionnel au sein de notre groupe en choisissant votre parcours à travers nos différents domaines d’activités, nos métiers mais aussi nos projets

L'opportunité d'intégrer une société en croissance, reconnue pour la qualité de son expertise technique et de son engagement dans la transition énergétique, et d'évoluer dans un environnement dynamique et bienveillant.

Des avantages grand groupe attractifs : comité d’entreprise, épargne salariale (intéressement, participation) …

 

Engagement diversité

Egis agit activement en faveur de l’égalité hommes-femmes, de l’intégration de talents internationaux et de l’insertion professionnelle de personnes en situation de handicap, convaincu que ces leviers contribuent à la diversité de ses équipes, à la richesse et au succès du groupe.