Assistant de gestion services généraux H/F

Trouver des solutions au dérèglement climatique est la priorité du 21ème siècle, et implique de switcher à l’énergie bas-carbone. Chez Assystem, on s’est donc donné pour mission d’accélérer la transition énergétique partout dans le monde. Et pour y parvenir, nos 8 000 Switchers couplent leur expertise historique en ingénierie et en management de projet aux technologies digitales.  

Présent dans 12 pays (Europe, Moyen-Orient, Asie), nous travaillons sur la production et la distribution d’électricité bas-carbone, à travers le développement des énergies nucléaires et renouvelables. Nous participons également à la modernisation des réseaux électriques et l’électrification des usages, à travers l’hydrogène pour décarboner les secteurs des transports et de l’industrie.

Le département DMW – Direction Mobility & Workspace gère pour l’ensemble du Groupe Assystem, les achats indirects, la partie immobilière et exploitation des locaux, l’ensemble de la flotte de plus de 700 véhicules pour 5 entités différentes, ainsi que les déplacements des salariés en France et à l’étranger.

Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion / services généraux sous la responsabilité du Contrôleur de gestion DMW. Il ou elle gère et assiste le département dans les tâches administratives liées aux achats hors production, à l’intervention de prestataires externes, au suivi des données immobilières. Il/elle interviendra également sur les problématiques gestion (suivi commande, facturation, etc.).

C’est un véritable soutien opérationnel.

Lapersonne sera rattachée à la Business Unit DMW faisant partie de la direction financière, et intégrera une équipe de 14 personnes.

Missions de suivi administratif :

• Suivre la gestion administrative des contrats
• Suivre et saisir les données relatives aux baux et contrats dans notre outil de gestion immobilière
• Rédiger des courriers pour la résiliation des baux et des différents contrats
• Suivre et gérer le parc copieurs
• Suivre les abonnements de parkings
• Suivre les consommations EDF

Suivi des achats

• Saisir les commandes d’achats sur l’outil de gestion interne
• Valider les réceptions en prévision des paiements de factures
• Participer à la facturation interne
• Être en relation avec la comptabilité
• Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs
• Participer à l’élaboration des budgets

Participation aux activités immobilières

• Utiliser l’outil de gestion immobilière (Camileia) pour le suivi des actions, suivi des contrats
• Enregistrement sur Camileia des contrats, devis, etc.
• Être le garant des données enregistrées dans l’outil de gestion immobilière 

Et qu’avons-nous à vous offrir ? 

✨ En intégrant notre équipe, vous serez au cœur de l'action, jouant un rôle essentiel dans le succès de notre organisation. Vous contribuerez directement à une gestion efficace et harmonieuse à chaque étape du cycle de vie des projets.

🏆 Vous aurez l'opportunité de développer vos compétences dans un environnement stimulant et dynamique. Vous serez accompagné(e) par une équipe bienveillante, prête à partager son expertise et à vous aider à atteindre vos objectifs professionnels.

🤝 Vous serez en contact régulier avec les opérationnels et diverses parties prenantes internes et externes, ce qui vous permettra de développer d'excellentes compétences relationnelles et de communication.

De formation Bac+2 en achats, gestion, ou administration des entreprises, vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste similaire ou dans l’assistanat de direction.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer les priorités. À l’aise avec les outils bureautiques (notamment Excel), vous maîtrisez un ou plusieurs logiciels de gestion des achats ou ERP.

Votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs et les équipes internes sont essentiels pour réussir à ce poste.

Compétences et Qualités requises :

• Connaissance pack Office
• Capacité à travailler en équipe
• Capacités rédactionnelles
• Notion forte de Service clients
• Rigoureux(se), consciencieux(se) et organisé(e)

Nous nous engageons au respect de l’égalité de traitement entre les candidats, et célébrons toutes les formes de diversité. Chez Assystem, seules les compétences comptent ! Si vous souhaitez porter à la connaissance d’Assystem une quelconque situation ou des besoins spécifiques, n’hésitez pas vous serez accompagné(e) !