Assistant·e en gestion des flux de traduction

L’OCDE : qui sommes-nous ? que faisons-nous ?

L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.

LA DIRECTION EXÉCUTIVE (EXD)

La Direction exécutive administre les ressources de l’OCDE au nom du Secrétaire général. Notre champ d’action couvre les ressources humaines et le bien-être du personnel ; la gestion efficace et efficiente du budget ; la sûreté et la sécurité du personnel, des délégations, des visiteurs et des données de l’OCDE ; et la maintenance et l’entretien des infrastructures physiques et numériques. Nous permettons en outre à l’OCDE d’exercer son pouvoir fédérateur en organisant des conférences, des réunions et des manifestations, que ce soit sous forme virtuelle, physique ou hybride. Outre les services de soutien, les fonctions centrales et l’aide à la gestion que nous assurons auprès du personnel et des Membres de l’OCDE, nous faisons bénéficier le Secrétaire général, le Conseil et les comités permanents – auxquels nous rendons compte régulièrement des affaires internes – de nos conseils stratégiques et de notre expertise quant aux politiques institutionnelles et aux questions de gestion de l’Organisation, en suivant une approche intégrée. Nous assurons également des fonctions de gestion des risques (pour les domaines de gestion qui relèvent de notre compétence). Nous menons notre activité dans un environnement dynamique en privilégiant l’excellence en matière de gestion dans toutes nos fonctions.

LE SERVICE DES CONFÉRENCES, DE LA SÉCURITÉ ET DE L’INFRASTRUCTURE (EXD/CSI)

Composante de la Direction exécutive (EXD) de l’OCDE, le Service des conférences, de la sécurité et de l’infrastructure (EXD/CSI) est responsable des services de conférence, des services linguistiques (interprétation et traduction), de la sécurité du personnel, des délégués et des visiteurs de l’OCDE et de la prévention incendie, ainsi que de la gestion et de l’exploitation des bâtiments de l’OCDE à Paris et dans les centres de l’Organisation situés en dehors du pays hôte. La Division de la traduction (EXD/CSI/TRA) traduit des documents officiels et des publications de l’OCDE dans les langues officielles de l’Organisation (français et anglais) ainsi que dans des langues non officielles, et mène d’autres activités linguistiques, notamment des travaux de terminologie ou encore la transition numérique de certains processus de traduction.

LE POSTE

EXD/CSI/TRA est à la recherche d’un assistant ou d’une assistante en gestion des flux de traduction, qui exécutera un large éventail de tâches administratives pour l’Unité de gestion des flux et des ressources de traduction (GFRT). Diversifiée et dynamique, cette unité interagit avec de nombreuses autres composantes de l’Organisation et en leur apportant un soutien essentiel, y compris en période de forte activité. La personne retenue travaillera directement sous l’autorité de la Cheffe de GFRT. GFRT assure un service continu de 8 heures jusqu’à 19 heures et les horaires de travail de ses membres peuvent s’inscrire dans cette amplitude horaire.

Responsabilités principales

Administration des traductions

• Aider les gestionnaires des flux et des ressources de traduction à traiter les demandes de traduction émanant des directions clientes (prétraitement des textes et graphiques non modifiables, assemblage des documents traduits et livraison via le système de gestion des traductions, etc.).
• Mettre en forme et assembler les traductions dans l’outil d’édition de l’Organisation, notamment pour les textes, les graphiques et les tableaux, et veiller à ce qu’elles respectent les règles de mise en forme de l’Organisation.
• Assurer la liaison avec les traducteurs/traductrices externes, en complétant leur profil fournisseur dans le système de gestion des traductions et en leur fournissant des supports de référence ainsi que des renseignements sur les aspects contractuels et administratifs en rapport avec les traductions à effectuer (documents de référence, tarifs, etc.).
• Traiter les paniers d’achat, les confirmations de livraison et la facturation associée pour les fournisseurs externes et pour les achats internes en assurant la liaison avec la Service du programme, du budget et de la gestion financière (PBF).
• Assurer un suivi des informations relatives au paiement des traducteurs/traductrices externes pour s’assurer que les factures ont été reçues et réglées dans leur intégralité.
• Suivre les dépenses par traducteur/traductrice pour s’assurer qu’elles ne dépassent pas les seuils contractuels convenus.
• Apporter son concours pour la localisation des bibliographies en français.
• Aider l’équipe chargée des technologies de traduction à préparer les graphiques complexes avant traduction.
• Contribuer à la préparation des projets d’alignement destinés à des prestataires externes, et réaliser des alignements simples urgents pour lesquels l’externalisation n’est pas envisageable.

Administration générale

• Mener à bien diverses tâches administratives pour la Division, en fonction de ses besoins (ordres de mission, contrôle des états de présence, demandes de fournitures, etc.). 
• Entretenir des contacts avec l’Unité de gestion des ressources et l’équipe chargée des finances concernant les questions administratives et budgétaires.

Profil idéal

Formation

• Bon niveau d’instruction secondaire, et de préférence un niveau d’éducation post-secondaire.

Expérience professionnelle

• Expérience pertinente d’assistant·e, de préférence dans une organisation internationale.
• Excellentes connaissances des règles et procédures administratives de l’OCDE, ainsi que des procédures à suivre pour l’organisation des missions, ou aptitude à les acquérir rapidement.
• Solide sens de l’organisation et de la coordination.
• Une expérience antérieure de la gestion des flux de traduction ou un intérêt pour celle-ci constituerait un avantage.

Outils

• Connaissance spécialisée et grande expérience de la suite logicielle Microsoft Office, notamment de Word, Excel et PowerPoint.
• Excellente connaissance des applications de l’OCDE, telles que O.N.E Author, SRP, SRM Concur, HR Renewal (outil de contrôle des états de présence) et OECD Campus, ou aptitude à acquérir ces connaissances rapidement.

Langues

• Maîtrise courante d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue ou volonté de l’apprendre, la personne retenue s’engageant à la porter à un bon niveau opérationnel.

Compétences clés

• Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Il existe trois niveaux possibles par compétence, le niveau requis pour chaque compétence étant déterminé en fonction des besoins propres à chaque fonction et du grade correspondant.
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.

Durée du contrat

•  Engagement d’une durée déterminée de 24 mois, avec possibilité de renouvellement jusqu’à un maximum de 36 mois.

Veuillez noter que, conformément aux Statut, Règlement et Instructions applicables aux agents de l’Organisation, l’âge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans.

Date de clôture 

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures doivent nous parvenir au plus tard le 2 Mars 2026 à 23 h 59 (heure de Paris). 

Ce qu’offre l’OCDE

• Selon l’expérience, salaire mensuel de base initial de 3 878 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter les Statut, Règlement et Instructions applicables aux agents de l’Organisation. Veuillez noter que toute personne nommée agent à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE. 
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.   
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.  
• Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle. 
• La présente offre d’emploi pourrait servir à la constitution d’un vivier de candidat·es jugé·es aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre d’un engagement de durée indéterminée ou déterminée.  

Processus de sélection 

Pour les personnes retenues à l’issue de la présélection, la procédure de recrutement peut comporter un entretien vidéo, un test écrit et un entretien avec un jury. 

Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.