Secrétaire administratif H/F

Le groupe Colisée en quelques mots :

Chez Colisée, nous sommes convaincus qu'un environnement de travail épanouissant contribue au développement de nos talents ! Acteur de référence dans l'accompagnement et le soin aux personnes âgées, nous avons à cœur de créer un chez « soi », authentique et sûr, ou chaque résident est au centre de l'attention.

Entreprise à mission, nous traduisons désormais nos engagements RSE en adoptant notre raison d'être : « s'engager pour le mieux vieillir, c'est faire grandir durablement notre société », qui guide nos actions au quotidien autour de 3 piliers : faire progresser la qualité de vie des séniors, améliorer la qualité de vie des équipes et réduire l'impact de nos activités sur la planète.

Rejoindre Colisée, c'est faire partie d'une entreprise qui met la qualité, le bien-être de ses équipes et la RSE au cœur de ses projets !

Notre établissement :

Au cœur du village d’Oraison, une ville à la campagne, notre Ehpad Les Belles Fontaines offre un cadre de vie agréable avec vue imprenable sur la vallée de la Durance. Ses 90 habitants bénéficient d’un espace de vie de qualité, d’une cuisine familiale faite sur place et d’un accompagnement médical global dispensé par une équipe pluridisciplinaire. Nous avons pour habitude de travailler en toute transparence afin de vous accompagner au plus près de vos besoins pour créer un lien de confiance sur le long terme. L’équipe soignante et d’hébergement de notre ehpad est présente le jour et la nuit pour apporter en plus des soins une présence bienveillante. Des intervenants extérieurs et partenaires réguliers apportent leur dynamisme sous plusieurs formes : chanteurs chaque mois, ateliers quotidiens afin d’entretenir les capacités cognitives et/ou physiques grâce à notre équipe médicale : kinésithérapeute, ergothérapeute, psychomotricienne et réflexologue.

Votre quotidien chez nous :

Sous l'autorité et en lien direct avec le Directeur d'établissement, et en tant que Membre du Comité de Direction, vous enregistrez quotidiennement toutes les dépenses, recettes internes de la clinique. en analysant les données et mettant en place les plans d'actions adaptés au bon fonctionnement de la structure. 

Vous avez pour pour missions principales :

• Vérifier les dossiers des entrées
• Assurer la coordination du recueil et du contrôle des informations afin de garantir la qualité de la facturation
• Classer, pointer, vérifier les documents nécessaires à la saisie des informations assurant la facturation
• Demander les prises en charge et les prolongations aux caisses et mutuelles, réceptionner les accords et les enregistrer
• Assurer la télétransmission aux différentes caisses et mutuelles
• Prévenir les patients des arrêts de prise en charge « mutuelle »
• Effectuer le rapprochement bancaire : faire coïncider le retour NOEMI et les mutuelles (complément indispensable à la télétransmission des feuilles de soins électroniques) et gérer les éventuels rejets
• Effectuer les relances et le suivi des impayés : gérer les impayés auprès des caisses, des mutuelles et des patients
• Envoyer les factures aux fournisseurs et aux ambulanciers (numéroter, scanner, envoyer, réclamer les factures manquantes suite à une relance)
• Maintenir le tableau récapitulatif des transports afin de suivre le budget
• Envoyer les factures en télétransmission aux caisses et aux mutuelles, ainsi qu'au format papier avec les documents nécessaires (prises en charges aux mutuelles et annexe 3404, bulletin de situation et AED éventuelles aux caisses)
• Facturer les services de l'établissement
• Facturer les actes de kinésithérapie et podologues, ainsi que la pharmacie
• Saisir les règlements mutuelles selon les bordereaux
• Demander les prises en charge et les prolongations aux caisses et mutuelles, réceptionner les accords et les enregistrer
• Suivre les prestations de fauteuils roulants et matelas à air : fournir les noms, les numéros et les bulletins de situation et récupérer et envoyer les ordonnances
• Faire les demandes de remboursements aux comptables du siège (Maison Basque et Beaulieu) : établir un formulaire « Demande Règlement SSR » (inscription des montants à percevoir au niveau des mutuelles) et envoyer par mail ce formulaire après signature de la direction
• Effectuer la remise des chèques et espèces aux différentes banques
• Effectuer l'archivage administratif ainsi que celui des factures clients et des factures pharmacie.

Vous avez pour missions transversales et annexes :

• Parfaire ses connaissances par la formation continue
• Participer à des groupes de travail au sein de l'établissement appelés « processus »
• Contribue à la sécurité des biens et des personnes

CDD de 2 mois de mi-juillet à mi- septembre 2025

Pour toute question relative à ce poste, vous pouvez contacter la direction au 06 80 60 52 54

Votre profil :

Compétences requises :

• Connaissance de la terminologie et nomenclature des actes médicaux.
• Connaissance des logiciels de gestion et de facturation (MEDSPHERE, SAGE) ainsi que des outils bureautiques (traitement de texte, tableur EXCEL).
• La fonction demande également des compétences dans le domaine du secrétariat, du classement et de l'archivage de dossiers.
• Un sens pointu de l'organisation est nécessaire pour exercer ce métier.
• Maîtrise de la facturation
• Intégrer la démarche qualité de l'établissement

Qualités requises : 

• Savoir être disponible, dynamique, polyvalente, organisée, autonome, réactive, diplomate, discrète, rigoureuse
• Avoir une bonne aisance relationnelle, un bon esprit d'analyse un sens de la réflexion, une bonne capacité d'adaptation
• Savoir identifier, analyser des erreurs de gestion (codage, facturation…), en rechercher les causes et définir les moyens d'y pallier.
• Avoir de la rigueur dans la qualité de l'information à transmettre (écrite ou orale)

Si vous avez à cœur de participer au bien-être des patients, nous recherchons une personne avec de vraies qualités humaines, qui saura véhiculer nos valeurs CORE (Cohésion, Respect, Engagement) !

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Parce que la diversité est une force, Colisée s'engage dans l'inclusion et la non-discrimination pour garantir l'égalité des chances