Assistant.e de projet événementiel et administratif– Pôle ENTI – Projet Knowledge Hub (H/F) - Start

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En étroite collaboration avec la Chargée de projet au siège d’Expertise France (Paris), le/l’assistante de projet événementiel et administratif sera en charge d’appuyer l’équipe du projet Knowledge Hub géospatial sur les aspects de la gestion événementielle, logistique, financière et comptable et de la bonne application des procédures administratives, financières et juridiques du projet. Il/elle sera également responsable de l’organisation logistique de différentes missions et événements organisés depuis le siège sur plusieurs zones géographiques (Amérique latine, Afrique, Asie). Les activités auront lieu sur plusieurs zones géographiques, définies annuellement, il est attendu du chargé d’événementiel et de logistique qu’il/elle se déplace régulièrement (1 à 3 fois par an)  pour conduire sa mission. Il/elle exécute les missions principales suivantes (liste non-exhaustive) : Gestion logistique : ·        En coordination avec la Chargée de projet, l’Assistant.e projet assure ou appuie l’organisation logistique : o   Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages o   Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts o   Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements o   Gestion des avances et remboursement de per diem o   Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane        o   Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)                                                  o   Réservation des hébergements o   Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire                 o   Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation o   Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements o   Appui éventuel pour les passations de marchés des projets   Gestion administrative Réalisation de la passation de marchés sur le projet : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations, enregistrement et suivi administratif des contrats ; Appui sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…). Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ; Rédaction de comptes rendus de réunions ; Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique ; Mise à jour des tableaux de bord existants et des outils internes (suivi des contrats, des experts…).   Gestion budgétaire et comptable Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ; Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF); Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ; Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ; En coordination avec la CP admin-fi, élaboration des rapports financiers ; Préparation des clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ; Préparation des audits annuels et finaux des projets en lien avec la CP Admin-fi ; Suivi des subventions et des contrats octroyés aux partenaires de mise en œuvre y compris dans l’organisation des audits ;   Appui transverse Appui à la mise en page de documents ; Appui au suivi-évaluation du projet ; Appui aux activités de communication ; Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ; Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données…) ; De janvier 2023 à Novembre 2025, Expertise France met en œuvre le projet Knowledge Hub Geospatial financé par l’Union Européenne. Le projet consiste à sensibiliser les parties prenantes des pays en développement à l’utilisation des  données spatiales produites par l’Union Européenne via ses programmes Copernicus et Galileo et de stimuler l’entreprenariat spatial. Ces données, qui sont mises à disposition de façon gratuite par l’UE, sont encore peu utilisées par les pays en développement, et ce, malgré  la politique open source promue par l’UE et le potentiel économique et sociétal de ces données qui permettent de guider la décision pour répondre aux enjeux locaux. Pour faciliter l’appropriation de ces données par un plus grand nombre d’utilisateurs, et notamment par les entreprises du numérique, le projet Knowledge hub consiste à organiser une série d’événements de sensibilisation (jusqu’à 6 événements) pour présenter les différents usages des données spatiales et faire monter en compétences les entreprises pour qu’elles intègrent les données spatiales dans leur business model. Les activités à réaliser pour chacun des événements incluent :  L’organisation d’une conférence de sensibilisation sur le spatial en partenariat avec un acteur local (Université, Incubateur, agence spatiale…) ·        L’organisation d’une demi-journée de matchmaking entre des entreprises locales et des experts européens du spatial   ·        L’organisation d’un concours d’idée (challenge) à destination d’étudiants en partenariat avec une université/école locale ·        Lancement d’un appel à manifestation d’intérêt pour les entreprises souhaitant bénéficier d’un appui technique pour tester la faisabilité d’un projet d’utilisation des données spatiales européennes   ·        Mise en place d’un programme d’assistance technique en distanciel pour un groupe d’entreprises sélectionnées. L’équipe responsable de la mise en œuvre du projet est composée des personnels suivants : -        1 chargée de projet basée au siège -        1 expert coordinateur global -        1 expert coordinateur local pour chaque événement -        1 expert spatial -        1 assistant.e projet, objet de la présente fiche de poste. Un important volume d’experts court-terme sera mobilisé pour réaliser des missions ponctuelles. L’assistante.e événementiel et administratif devra répondre au profil suivant : Diplôme de Bac +3 ou dans les domaines de l’événementiel, de la gestion administrative et financière, de la logistique, la communication, ou tout autre domaine jugé pertinent ; Excellente connaissance des outils de pilotage événementiel ; Avoir de bonnes capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe) Appétence pour les déplacements sur le terrain ; Excellentes compétences organisationnelles et forte attention aux détails ; Capacité à travailler en autonomie, au service d’une équipe ; Maîtrise des outils bureautiques (Excel Avancé, Word, PowerPoint, etc.) ; Maîtrise du français écrit et oral  et de l’anglais, l’espagnol est un atout Esprit d’initiative, capacité à être proactif et sens des responsabilités Capable de s’organiser dans un environnement complexe Intérêt pour la thématique du projet Expériences professionnelles Le/la chargé.e d’événementiel et de logistique devra justifier de : Au moins 3 années d’expérience professionnelle dans des activités événementiel et ou de gestion administrative et financière ; Au moins une participation à la mise en œuvre d’événements à l’international Idéalement, une expérience professionnelle dans l’une des zones géographique du projet Lieu : 40 boulevard du Port-Royal - 75005 Paris Type du contrat : CDDU jusqu'en novembre 2025 Date de prise de poste : le plus rapidement possible Conditions : package salarial entre 30 et 33 K€ - mutuelle et prévoyance prise en charge par l'employeur - titre-restaurant - remboursement du transport, ...

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