Administrateur des ventes (H/F)

Vos missions principales seront :

Organisation & gestion
- Assurer le standard téléphonique et l'accueil de la concession,
- Assurer le secrétariat de l'activité Après-Vente,
- Gérer la prise de RDV,
- Traiter les demandes de rendez-vous sous la demi-journée,
- Gestion des réservations et des contrats de l'activité
- Réception et affranchissement du courrier,
- Planifier grâce au planning des rendez-vous une exploitation optimale de la capacité de l'atelier en accord avec le Responsable Client et Satisfaction Après-Vente,
- Assister les Conseillers Service dans l'accueil du client (principalement au téléphone en enregistrant les demandes), dans son rôle de conseil (importance et coût de l'intervention),
- Editer les factures et les devis, en contrôlant que la demande du client a été satisfaite et en reportant les annotations des collaborateurs étant intervenus sur le véhicule,
- Percevoir le règlement des clients, des assureurs,
- Transmettre au service garantie du constructeur les demandes de garantie,
- Appui aux collaborateurs du service,
- Coordonner la communication entre la concession et le client pour les activités Après-Vente,
- Classement / archivage de documents,
- Valoriser chaque fin de mois les OR en cours, au plus tard le 15 du mois suivant,
- Assurer la tenue de la caisse,
- Assister le Responsable Client et Satisfaction Après-Vente dans la gestion des heures des compagnons,
- Appliquer la règle de transfert de mails et de messages téléphoniques lors des absences selon les directives de la concession,
- Répondre à tout message téléphonique ou mail reçu dans la journée,

Traitement du marché :
- Offrir une image haut de gamme contribuant à représenter positivement la concession,
- Contribuer activement à ce que le service Après-Vente soit un endroit accueillant, agréable, à l'écoute du client,
- Accompagner le client dans ses démarches,
- Proposer et vendre des prestations de service notamment contrat d'entretien et d'extension de garantie,
- Tenir à jour et exploiter le fichier clients,
- Assurer le traitement des réclamations et la gestion des litiges,
- Élaborer les statistiques Après-vente,
- S'assurer du traitement des demandes de garantie jusqu'à paiement,

Directives
- Connaître et veiller à l'application des processus et procédures Qualité prévues dans l'entreprise,
- Signaler tout anomalie ou dysfonctionnement sur véhicules, matériel ou équipement de la concession à son
supérieur hiérarchique,
- Respecter les dispositions légales, conventionnelles, contractuelles et administratives,
- Respecter les règles de sécurité et de tri des déchets,
- Veiller au respect des préconisations du constructeur et dans le respect des Retails Standards.