Agent administratif d'accueil polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Grille indiciaire adjoint administratif Descriptif de l'emploi Sous l’autorité du Responsable du pôle population, l’agent administratif d’accueil polyvalent assure l’accueil du public (physique, téléphonique, courriel), gère les missions afférentes au pôle population, gère la vie associative locale, a des missions d’officier d’état civil, participe aux missions de communication et à des compétences informatiques poussées. Missions / conditions d'exercice Accueil du public : physique, téléphonique et courriel
• Accueillir, orienter et renseigner le public avec amabilité
• Gestion des appels téléphoniques efficacement
• S’exprimer clairement avec un vocabulaire professionnel
• Rédaction de courriers et mails de réponse avec des règles d’orthographe et de grammaire
Missions pôle population
• Secrétariat du conciliateur de justice
• Gestion des cérémonies commémoratives
• Gestion des dossiers des médailles du travail et organisation de cérémonies
• Traitement des demandes administratives (cirques, vente au déballage, vide-grenier…)
• Gestion des débits de boissons et licences au niveau communal
• Tenir à jour le dossier des taxis et emplacements réservés
• Gestion des dossiers relatifs aux protocoles et festivités
• Rédactions d’arrêtés municipaux
• Réception, contrôle et transmission en préfecture des dossiers du pôle
Gestion, diffusion et affichage d'informations
• Participer à l’affichage numérique des actes administratifs
• Tenue des registres des arrêtés municipaux
• Archivage de documents en lien avec le service comptabilité
• Affranchir et poster le courrier des services municipaux
• Création d’affiches et de supports visuels destinés à la communication
• Participation à la gestion des réseaux sociaux municipaux et du site internet
Gestion, diffusion et affichage d'informations
• Aider les associations locales dans l’organisation et la promotion de leurs activités et événements
• Renseigner la population sur le tissu associatif et sur les manifestations de la commune
• Traiter les demandes de réservation de salle, matériel…
• Attribution de clés en fonction des conventions et gestion du planning des salles
• Gestion des dossiers des associations (subventions…)
• Préparation des conventions annuelles
• Organisation de manifestations (Forum des associations etc…)
• Création de supports de communication à destination des associations ou de la population
• Aide administrative et organisationnelle au Comité Communal de Feux de Forêt
• Organisation du label « villes et villages en poésies » et du « Printemps des poètes »
Officier d’Etat Civil
• Etablir, Rédiger des actes de l’Etat Civil
• Participer à l’établissement des dossiers d’Etat Civil (mariage, décès…)
• Gestion des dossiers de recensement militaire
• Etablir des dossiers d’attestation d’accueil
Orientation, renseignement d’urbanisme
Participation aux opérations électorales Profils recherchés Expérience exigée de 5 ans sur un poste similaire
BTS exigé (administration des entreprise ou assistant manager ou gestion PME ou support action managériale ou tourisme ou comptabilité gestion)
Fonctionnement du standard téléphonique, d'Internet et de l’outil informatique
Maitrise des logiciels : Siècle, Eternité, Next’Ads, Xmap microsoftoffice apprécié
Techniques d'accueil, règles de communication
Maîtrise de l’orthographe et grammaire
Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité du travail
Langues étrangères (anglais apprécié)
Représente l'image de la collectivité auprès des usagers
Respecter les horaires
Savoir travailler en équipe et faire des transmissions
Savoir écouter un interlocuteur
Analyser une demande
Répondre de manière courtoise et avoir un langage correct
Respecter la hiérarchie
Etre efficace et réactif
Gestion de ses émotions
Etre aimable
Faire preuve de dynamisme

Rémunération et avantages :
Travail du lundi au vendredi - 36h – 25 jours CA + 6 jours d’ARTT
Rémunération statutaire + Régime indemnitaire
Participation Santé ou Prévoyance et adhésion au CNAS