Agent de gestion administrative relations aux usagers

Au sein de la Direction du Cabinet du Maire, sous la responsabilité de la Cheffe de service Proximité des Habitants/SPI, vous serez chargé(e)d'instruire les demandes des citoyens formulant des requêtes avec toute la gestion administrative qui en découle. Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique des usagers pour le service.

Rattachée au service Proximité des Habitants/SPI, vous serez amené(e) à réaliser des missions polyvalentes en cas de nécessite de service.

Missions et activités principales :

• Accueillir le public,

• Enregistrer les requêtes sur le logiciel métier et rediriger au service concerné,

• Rédiger des courriers et des mails,

• Envoyer des courriers,

• Annexer des pièces au logiciel métier,

• Rechercher des informations pour les usagers,

• Orienter les usagers vers les services compétents internes ou externes,

• Analyser les requêtes,

• Assurer le suivi des dossiers via le logiciel métier (relances),

• Exécuter différentes tâches administratives (enregistrer les parapheurs, scanner des documents, classement).

• Gérer la messagerie.

Missions et activités secondaires :

• Gérer et suivre les dossiers,

• Former les agents dans le cadre de la polyvalence.

• Traiter les demandes des usagers dans le cadre de la polyvalence,

• Effectuer des visites sur site et rédiger des comptes-rendus si nécessaire.

Savoirs :

Règles en vigueur en matière d'information aux usagers,

Procédure d'enregistrement,

Techniques d'accueil, d'écoute et négociation,

Maîtrise de l'orthographe et de synthèse.

Maitrise de l'outil informatique.

Word/Excel

Savoir Etre :

Empathie,

Rigueur,

Aisance relationnelle,

Travail en équipe,

Capacité d'écoute,

Gestion du stress.

Savoir Faire :

Orienter les usagers dans l'accueil physique et téléphonique,

Enregistrer et traiter et suivre les demandes des usagers,

Orienter les usagers vers les services compétents ou les partenaires extérieurs,

Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation,

Alerter la hiérarchie pour les situations d'urgence,

Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies,

Capacité à comprendre la demande formulée par l'usager

Capacité à rédiger et orienter vers les services compétents

Travailler en équipe.

Cadre d’emploi : Adjoint administratif

Catégorie : C

Date limite de candidature : 04/09/2025