Agents.es administratifs.ves et accueil état civil - 2 postes

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité la responsable du service état-civil, vous êtes en charge de l’accueil du public dans le cadre des activités du service et de la direction de la population ainsi que du traitement administratif des dossiers. Missions / conditions d'exercice •Activité de guichet

Communes aux deux unités :
oAccueillir les usagers.ères sur les différents types de postes
oTraiter les demandes de rectification administrative
oTraiter les demandes de changements de prénom, de mise en concordance de nom et de changement du nom du mineur
o Réaliser les activités en guichet poly-activé
oAccueillir les usagers à l’accueil formalités (renseignement et orientation des usagers, contrôle des dossiers).

Propres à l’unité naissance-décés-livret de famille :
oTraiter les demandes de livret de famille
oProcéder aux déclarations de naissance, reconnaissances et décès

Propres à l’unité mariages-PACS :
oRenseigner les usagers.ères sur les dossiers de mariages, de PACS
oRéceptionner et vérifier les dossiers constitués par les futurs couples
oProcéder aux signatures des conventions de PACS

•Activités de travail arrière :

Communes aux deux unités :
oCréer et saisir informatiquement les actes
oTraiter le courrier de l’unité
oAssurer l’accueil téléphonique des usagers
oApposer les mentions registre des deux unités en cas de nécessité
oEn l’absence de la coordonnatrice, traiter les demandes arrivées via Publik
oEn l’absence de l’agente en charge des demandes de copies d’actes, traiter ces demandes
oContribuer au bon fonctionnement du système qualité (mise en œuvre des protocoles, participation aux groupes qualité…)
o En l’absence de la coordonnatrice, assurer le traitement informatique des changements de prénoms, des mises en concordance des noms, des jugements déclaratifs de naissance et des rectifications administratives

Propres à l’unité naissance-décés-livret de famille :
oCréer les livrets de famille
oTraiter les transcriptions de décès et les naissances extérieures
oTraiter informatiquement le transit des livrets de famille et assurer leur suivi
oTraiter la gestion des remises de livrets de famille
oAssurer la gestion des signatures et la restitution des dossiers de naissance

Propres à l’unité mariages-PACS :
oPréparer tous les dossiers de la semaine
oEtablir et diffuser la liste des mariages
oRelire et saisir tous les dossiers (au-delà de la semaine)
oProcéder aux publications des bans et assurer leur suivi
oAssister l’élu lors de la célébration des mariages Profils recherchés Profil :
•Connaissances
oConnaissances réglementaires et juridiques (droit civil)
oProcédures internes
oTechniques d’accueil
•Savoir-faire
oMaîtrise de l’informatique (logiciel métier)
oMise en application des connaissances réglementaires et/ou juridiques
oCapacité à suivre une procédure formalisée
oIdentification et reformulation des demandes des usagers.ères
•Savoir être et attitudes requises
oAdaptabilité
oEcoute et diplomatie
oRigueur et discrétion
oGestion des situations conflictuelles et/ou complexes
oSens du travail en équipe
Contraintes du poste :
•Pause déjeuner en alternance
•Horaires comportant une journée prolongée
•Déplacement possible à la maternité – Médipôle à Villeurbanne (pour l’unité naissance-décés-livret de famille)