Assistant administratif et comptable bâtiment H/F

Objectif : Garantir la réalisation et le suivi administratif des dossiers chantiers maintenance

1. Accueillir et traiter les demandes des relations internes et externes

•        Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur

•        Prendre les rdvs et planifier les interventions en milieu occupé

•        Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs Adéquats

2. Organiser et assurer la gestion administrative et facturation de l'activité

•        Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation note de service, formulaire, DC4, contrat, avenant, TS, documents, agrément, …)

•        Classer les documents, informations et fonds documentaires de l’activité selon les procédures internes de classement et d'archivage

•        Transférer le dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier

•         Gérer administrativement les bons travaux clients de la réception à la facturation des bons de travaux

•        Gérer les relations clients, notamment via les outils Extranet ou plateforme numérique client

•        Garantir les délais de réponse, de rédaction et d’envoi de tous les courriers

•        Suivre les tableaux statistiques pour différents marchés

•        Garantir le respect des délais de transmission des documents internes

•        Maîtriser les logiciels de gestion (Gestra, ONAYA, …) et de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation, …)

•        Saisir numériquement les documents administratifs et les préparations de chantiers dans l’ERP

•        Elaborer les dossiers d’exécution

•        Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, ...) mis en place dans l'entreprise

•        Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés

•        Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier

•        S’assurer de la révision annuelle des marchés à bons de commande

•        Gérer les SAV et les interventions en logements occupés (planification, gestion des rendez-vous, contrôle et information client)

Savoir

Expérience impérative du secteur du bâtiment

Maitrise des outils de bureautique : Excel, Word, Teams

Connaissance d’Onaya serait un plus ou un ERP de suivi de chantiers

Notions comptables

Savoir être

Disponibilité, réactivité, autonomie, bon relationnel

Nécessité de présentiel - pas de télétravail possible