Assistant administratif et financier

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Rémunération indicative Cadre d'emploi ; régime indemnitaire (IFSE) ; prime annuelle 1300euros bruts pour un temps complet ; Titres restaurant (19 titres pour un temps complet * 8 euros ) ; Protection sociale et complémentaire ; Partenaire action sociale Descriptif de l'emploi La ville d'Oullins-Pierre-Bénite est une municipalité d'environ 37 500 habitants.
Commune nouvelle issue de l'union des villes d'Oullins et de Pierre-Bénite dans un objectif de maintenir la qualité des services rendus aux usagers, de toujours mieux répondre aux besoins de ces derniers mais également de leur offrir attractivité et cadre de vie agréable.
Particulièrement bien desservie par l'ensemble des moyens de transports publics (une gare, deux stations de métro, réseaux de bus), son territoire est également praticable en mobilité douce.

Situation hiérarchique :
Agent placé sous la responsabilité du directeur du pôle famille - solidarités et sous l'autorité fonctionnelle du coordinateur de la cellule. Il travaille en binôme fonctionnant par portefeuille.

La cellule administrative contribue au bon fonctionnement du pôle par un appui polyvalent aux directions sur le plan administratif, juridique, comptable et budgétaire. Missions / conditions d'exercice Activités principales :
* Administratif
- Apporter un soutien technique et administratif aux directeurs du pôle dont la rédaction de notes synthétiques d'aides à la décision, les courriers de convocation, la préparation et le suivi des instances y compris la logistique
- Elaborer et suivre les actes (délibérations, décisions, arrêtés, conventions avec les partenaires du territoire) et procéder à la télétransmission
- Concevoir des procédures, rédiger et gérer le circuit des courriers pour assurer la traçabilité (entrants - sortants).
- Etre le correspondant des services ressources (RH, finances, technique, juridique,
communication, archives, informatique ...)
- Relayer les informations pour une bonne communication interne et externe
- Veiller à la gestion électronique des documents et à l'archivage et tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et règlementaires
* Finances
- Assister les directions dans leur gestion budgétaire et comptable (saisie des budgets, saisie des bons de commande et suivi de l'exécution dont les rapprochements de factures après service fait, traitement des dépenses et des recettes)
Participer à l'élaboration des budgets en identifiant les besoins, les pistes d'optimisation et rédiger les notes correspondantes
- Gérer les commandes centralisées du pôle et assurer le lien avec les fournisseurs et les écoles / services (fournitures administratives, scolaires ...)
- Mettre en place et suivre des tableaux de pilotage de l'activité et des moyens associés
- Etre moteur dans la recherche de recettes en lien étroit avec les directions via notamment les appels à projet
* Ressources humaines
- Centraliser les éléments de paye et les plannings
- Analyser les tableaux de suivi de la masse salariale
- Apporter une aide dans la gestion des pools de remplacement et des recrutements
- Contribuer à la promotion des métiers du pôle et à la professionnalisation des agents via
l'accompagnement des directions dans la mise en place des actions prévues au plan de
formation
- Assurer le suivi des visites médicales et des préconisations liées à la politique de santé et de sécurité au travail sur l'ensemble du pôle
* Marchés publics
- Participer à l'analyse des besoins avec une vision à l'échelle du pôle en lien avec la politique achat, rédaction des dossiers de consultation, suivi des procédures de marché avec les directions concernées et rédaction des rapports d'analyse des offres
* Accueil physique et téléphonique du public en tant que de besoin
* Garantir le bon fonctionnement des logiciels métiers et assurer la suppléance
* Veille juridique du pôle Profils recherchés Compétences
? Techniques :
Connaissances avancée du droit public finances (M57-M22), ressources humaines,
marchés, juridiques... et du fonctionnement des collectivités locales
Maitrise avancée des outils informatiques et de statistiques
? Administratives
Aisance relationnelle et aptitude au travail en équipe et en transversalité
Capacité d'organisation (méthode, rigueur, autonomie),
Ecoute et ouverture professionnelles, polyvalence, adaptabilité
Capacité de synthèse et d'analyse, qualités rédactionnelles
Sens du reporting et de l'alerte, capacité à prioriser
Discrétion et posture adaptée pour représenter la collectivité en toute circonstance

Liaisons fonctionnelles
? En interne :
Travail en lien avec la direction et l'ensemble des services du pôle, les élus, le cabinet du
Maire et les autres services de la collectivité
? En externe
Travail en lien avec les institutionnels (Etat, CAF, Métropole...) et les associations du
territoire.