Assistant administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Sous l'autorité du Chef de service Coordination des personnels de service, vos principales missions seront :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents,
* Etablir et suivre les plannings d'activité des agents,
* Saisir les congés, les heures supplémentaires, les récupérations des agents, suivre et contrôler les pointages dans l'outil de gestion du temps INCOVAR
* Accompagner les agents dans l'utilisation d'INCOVAR,
* Suivre le recrutement des agents (demande de badge, remise des EPI/clés...),
* Assurer la réception, la mise à jour, le classement et la transmission de différents documents en DRH,
* Gérer le secrétariat du service : rédaction des courriers, notes et rapports,
* Effectuer les demandes de devis, la saisie des bons de commandes sur CIRIL, le suivi des commandes, le règlement des factures et le suivi budgétaire,
* Assurer la gestion des commandes de produits d'entretien, en collaboration avec le service Logistique, le suivi budgétaire ainsi que le paiement des factures,
* Gérer les relations avec les fournisseurs,
* Gérer les commandes des EPI, des jeux pour le temps méridien, le linge pour les écoles,
* Suivre les besoins en fourniture de bureau du service et les équipements pour les écoles,
* Recenser les dotations vestimentaires des agents,
* Mettre à jour et suivre régulièrement la cartographie des postes, les tableaux d'affectation, les absences journalières des agents,
* Participer aux réunions d'équipe. Missions / conditions d'exercice Sous l'autorité du Chef de service Coordination des personnels de service, vos principales missions seront :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents,
* Etablir et suivre les plannings d'activité des agents,
* Saisir les congés, les heures supplémentaires, les récupérations des agents, suivre et contrôler les pointages dans l'outil de gestion du temps INCOVAR
* Accompagner les agents dans l'utilisation d'INCOVAR,
* Suivre le recrutement des agents (demande de badge, remise des EPI/clés...),
* Assurer la réception, la mise à jour, le classement et la transmission de différents documents en DRH,
* Gérer le secrétariat du service : rédaction des courriers, notes et rapports,
* Effectuer les demandes de devis, la saisie des bons de commandes sur CIRIL, le suivi des commandes, le règlement des factures et le suivi budgétaire,
* Assurer la gestion des commandes de produits d'entretien, en collaboration avec le service Logistique, le suivi budgétaire ainsi que le paiement des factures,
* Gérer les relations avec les fournisseurs,
* Gérer les commandes des EPI, des jeux pour le temps méridien, le linge pour les écoles,
* Suivre les besoins en fourniture de bureau du service et les équipements pour les écoles,
* Recenser les dotations vestimentaires des agents,
* Mettre à jour et suivre régulièrement la cartographie des postes, les tableaux d'affectation, les absences journalières des agents,
* Participer aux réunions d'équipe. Profils recherchés Issue d'une formation bac+2 des métiers de l'assistanat, vous justifiez d'une expérience professionnelle confirmée dans le domaine administratif.
Vous disposez de bonnes connaissances de l'environnement public territorial et de l'éducation nationale.
Vous possédez d'excellentes aptitudes relationnelles et rédactionnelles. Votre écoute, votre analyse des besoins et votre rigueur organisationnelle sont des atouts indispensables pour ce poste. De même, votre capacité à travailler à la fois en toute autonomie et en équipe seront appréciés.
La maîtrise du Pack Office (Outlook, Excel, Word) est indispensable.
Des connaissances de la comptabilité publique et de la législation budgétaire notamment CIRIL seraient un plus.
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle.
37h par semaine. 8h30-12h / 13h30-17h15 (amplitude variable en fonction des nécessités de service).

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu'aux agents contractuels ( décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).