Assistant d'agence (H/F)

Le Groupe OXYGENE INTERIM, réseau multirégional d'Agences d'Emploi organisé par segments d'activités, recherche de nouveaux Talents afin de renforcer ses équipes et poursuivre son développement.

Groupe familial cultivant la relation simple et bienveillante, le Groupe Oxygène accompagne les salariés intérimaires et les entreprises locales dans une relation de proximité et contribue à répondre aux opportunités de recrutement sur le territoire.

Rejoignez une équipe de proximité, dans une entreprise dynamique qui prône l'autonomie de chacun et l'épanouissement de tous !

Pour notre Agence de Montauban, nous recherchons un(e) Assistant(e) d'Agence en CDI.

Au sein d'une équipe composée d'un Directeur Territorial, d'un Chargé d'Affaires et d'une Responsable d'activité, vous assurez un rôle capital en agence en tant que professionnelle de l'accueil et de l'assistanat.

Vos missions ne s'arrêtent pas aux dimensions accueil et administrative, vous assurez également un soutien en matière de recrutement et de gestion de la paye.

En lien direct avec nos clients et nos salariés intérimaires, vous disposez de qualités relationnelles et d'une bonne écoute. Le travail en équipe est important pour vous et vous aimez la polyvalence.

Poste et missions

Mission principale :

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• Assurer l'accueil en agence, convivialité, qualité de l'accueil, gestion.
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• Assurer les activités de gestion administrative, liées aux missions d'une part, au premier lieu desquelles l'établissement des contrats de travail des intérimaires et des contrats de services avec les clients, et d'autre part à l'activité de l'agence.
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Dans le cadre de sa mission, l'assistant(e) d'agence veille à la satisfaction des clients, et à l'application par les salariés intérimaires des dispositions légales et règlementaires en matière de conditions de travail, hygiène et sécurité.

Activités :

1- Accueil des clients, salariés intérimaires, visiteurs, candidats potentiels :

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• Gérer l'accueil physique et téléphonique,
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• Prendre les messages et les diffuser aux divers interlocuteurs,
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• Traiter les demandes et les réclamations simples,
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• Proposer la Pré-sélection des candidats,
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• Planifier les entretiens de recrutement et les évaluations des candidats (CV, entretien, tests),
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• Saisir et inscrire les dossiers candidats,
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• Gérer les fichiers de salariés intérimaires et candidats.
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2- Administration et gestion :

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• Rédiger les contrats de travail,
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• Assurer le suivi administratif des pièces et signatures,
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• Faire les déclarations administratives (DUE…),
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• Suivre les états de présence,
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• Gérer les accidents de travail/ arrêt maladie,
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• Gestion et suivi des cartes BTP
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3- Gestion de la paie :

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• Recueillir les besoins de nos clients et les formuler à l'équipe,
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• Recueil des éléments de paies (relevés d'heures) auprès des entreprises utilisatrices ou des salariés intérimaires (relance hebdomadaire)
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• Vérification, préparation et saisie des RH
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• Etablissement des bulletins de paie des salariés intérimaires et de la facturation des EU.
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• Réalisation d'avoir, de facture pro-forma
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• Traitement des situations particulières en cours de mission (absences imprévues, AT-AM, traitement des JF, travail de nuit, horaires postés, chômage partiel, temps légal de travail, rupture anticipée, délais de carence, utilisation souplesse, traitement de mesures disciplinaires …)
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• Réalisation des acomptes
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4- Prise et Traitement des commandes :

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• Recueillir les besoins de nos clients et les formuler à l'équipe,
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• Rédiger et diffuser les annonces,
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• Répondre aux commandes en assurant la meilleure adéquation possible entre les besoins des clients et les profils / les souhaits des salariés intérimaires,
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• Sourcer le profil adéquat,
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• Recueillir la validation du client,
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• Assurer le suivi des intérimaires et des clients en début et fin de mission,
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• Transmettre les informations aux salariés intérimaires nécessaires au bon déroulement de la mission (horaires, fiche de poste).
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La maîtrise des logiciels TEMPO et/ou Anelle serait appréciée.