Assistant de direction - coordination et pilotage F/H

En binôme avec une autre assistante de direction, vous assurez cinq missions complémentaires :

1/ Assurer un appui exécutif de haut niveau à la direction et aux membres du COMEX (12 personnes)

Vous accompagnez la direction et les membres du COMEX dans leur fonctionnement quotidien :

• Préparer les dossiers, notes, courriers et présentations nécessaires aux réunions et instances de gouvernance

• Coordonner les agendas, réunions, déplacements et événements institutionnels

• Assurer le suivi des courriers, parapheurs électroniques et circuits de validation

• Gérer les relations avec les interlocuteurs internes et externes de la direction

• Organiser, classer et mettre à disposition la documentation utile à la continuité d’activité.

2/ Organiser l’anticipation et sécuriser l’activité de la direction

Au-delà de la gestion quotidienne, vous exercez un véritable rôle de planification et d’anticipation :

• Détecter les risques de conflits d’agenda, de calendrier ou de disponibilité et anticiper les conditions de participation aux réunions

• Préparer en amont les échéances sensibles et les événements structurants

• Coordonner la mobilisation des acteurs concernés afin de réunir les informations nécessaires à la prise de décision

• Veiller à ce que chaque rendez-vous, réunion ou déplacement soit préparé et sécurisé

3/ Coordonner et piloter les échéances collectives

Vous assurez le suivi transversal de nombreuses sollicitations adressées à la DNUM :

• Assurer le suivi des demandes du Secrétariat général, des inspections, des juridictions, du Parlement et des autorités administratives indépendantes

• Planifier les contributions attendues, assurer les relances et suivre leur avancement

• Identifier et signaler les risques de retard ou de blocage

• Élaborer et actualiser des tableaux de suivi permettant à la direction de disposer d’une visibilité sur l’avancement des travaux.

4/ Concevoir et améliorer les processus de fonctionnement

Disposant d’une vision transverse de l’activité, vous contribuez activement à l’amélioration continue de l’organisation :

• Formaliser et documenter les procédures de fonctionnement du cabinet et harmoniser les pratiques du binôme d’assistance

• Proposer et mettre en œuvre des améliorations visant à fluidifier les échanges, à sécuriser les activités et à faciliter le fonctionnement collectif

• Contribuer à la continuité de service et à la capitalisation des connaissances

5/ Mettre le numérique au service de l’organisation

Particulièrement à l’aise avec les outils numériques, vous exploitez leurs possibilités pour simplifier les processus, fiabiliser le suivi des activités et améliorer les méthodes de travail :

• Concevoir et structurer des outils numériques de suivi et de pilotage

• Créer des modèles, tableaux de bord et supports de reporting adaptés aux besoins de la direction

• Identifier et mettre en œuvre des automatisations simples permettant de réduire les tâches répétitives

• Accompagner la direction dans l’adoption de nouveaux outils et usages

Expérience professionnelle

• Au moins 10 ans d’expérience dans des fonctions d’assistance de direction auprès de cadres dirigeants ou de responsables de haut niveau

• Expérience significative dans une administration publique ou un environnement institutionnel complexe

• Expérience démontrée dans l’organisation, la coordination et l’amélioration des modes de fonctionnement collectifs

• Appétence forte pour le numérique et les enjeux de transformation

Connaissances

• Techniques d’assistance de direction de haut niveau

• Fonctionnement des administrations et des circuits décisionnels

• Techniques d’organisation et de gestion des priorités

• Méthodes de formalisation des procédures

• Outils bureautiques et collaboratifs avancés

• Techniques de communication écrite et orale

Savoir-faire

• Organiser et orchestrer simultanément de multiples activités et échéances

• Anticiper les besoins de la direction et détecter les situations à risque

• Structurer des processus et définir des méthodes de travail

• Concevoir des outils de pilotage, de suivi et de reporting

• Hiérarchiser et filtrer un volume important d’informations

• Produire des synthèses claires et opérationnelles

• Exercer un rôle de conseil, d’alerte et de facilitation

• Utiliser de manière avancée les outils numériques pour gagner en efficacité

Savoir-être

• Sens aigu de l’anticipation et de l’organisation

• Capacité à structurer, simplifier et fluidifier les modes de fonctionnement

• Excellente gestion des priorités et du temps

• Autonomie, discernement et esprit d’initiative

• Rigueur et fiabilité dans l’exécution

• Aptitude à travailler dans un environnement exigeant et à forte réactivité

• Qualités relationnelles, diplomatie et sens du service

• Discrétion professionnelle absolue

• Esprit d’équipe et sens du collectif

• Agents contractuels : recrutement initial en CDD 3 ans, avec possibilité d’évolution à terme

• Fourchettes de salaire : en fonction du profil du candidat