Assistant de direction/Assistante de direction

À propos de l'entreprise:

Le Laboratoire P4 Inserm Jean Mérieux est une infrastructure de recherche dédiée à l’étude des agents biologiques de groupe de risque 4, qui sont des microorganismes hautement pathogènes caractérisés par un taux de mortalité élevé, l'absence de moyens prophylactiques ou thérapeutiques, ainsi qu’une transmissibilité interhumaine aisée. La manipulation de tels microorganismes impose l’utilisation de laboratoires de niveau de sécurité biologique 4 (NSB4) - niveau de confinement maximal - qui assurent à la fois la protection des utilisateurs et de l’environnement.

À propos du poste:

Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale du laboratoire P4 Inserm Jean Mérieux et en lien avec les services administratifs de l’Inserm, l’assistant-e de gestion administrative assure des activités de gestion administrative, de ressources humaines et en lien avec les accès au site.

Activités principales :

• Gérer les plannings, les déplacements et missions et les agendas de l’équipe de Direction, gérer les déplacements et missions des Responsables de Pôles
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, de rendez-vous internes et externes, de visites du laboratoire et conférences
• Établir des comptes rendus de réunion (réunion d’équipe, réunion de Direction etc.)
• Gérer les dossiers et le suivi administratif de l’ensemble du personnel (dossiers de recrutement, repos compensateurs, demandes de compensation financières liées aux astreintes, suivi des congés et absences etc.)
• Coordonner les aspects logistiques de la structure
• Participer au processus d’obtention et de délivrance des autorisations d’accès au site
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi
• Produire des bilans et des statistiques
• Utiliser des outils de gestion administrative, proposer et concevoir des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
• Accueillir, informer et orienter les visiteurs, français et étrangers, et les personnels de l’unité dans leurs démarches
• Traiter le courrier et les informations arrivant dans l’unité et les diffuser si nécessaire
• Rédiger des courriers et des documents administratifs (en français et en anglais) ;
• Filtrer les interlocuteurs (appels entrants)
• Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes, les informations relatives au fonctionnement du service, les informations relatives à la réglementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion
• Mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles à tous
• Gérer les accès au restaurant pour l’ensemble des équipes Inserm présentes sur le site en relation avec la DR

• Assurer la suppléance de l’assistant(e) gestionnaire (saisie et réception des commandes, ordres de missions et réservations etc.)
• Assurer la suppléance « standard et accueil » : accueil visiteurs, gestion du standard, réception des colis, distribution et affranchissement du courrier

Connaissances :

• Connaître les réglementations comptables courantes des organismes de gestion
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’Inserm et de la recherche publique

Savoir-faire :

• Restituer et transmettre l’information orale et écrite sous forme de synthèse
• Capacités rédactionnelles

Aptitudes :

• Capacité organisationnelle (anticipation, gestion des priorités et respects des échéances)
• Capacité à s'adapter à différents types de tâches et à être polyvalent dans les responsabilités
• Savoir gérer son temps efficacement, prioriser les tâches et respecter les délais
• Confidentialité et respect de la discrétion en manipulant des informations sensibles ou confidentielles

Expérience(s) souhaité(s) :

Avoir déjà travaillé dans un poste similaire ou dans un rôle administratif, de préférence dans le même secteur d'activité, peut être un avantage

Niveau de diplôme et formation(s) :

Bac+2 (BTS, SAM, GPME..)

Date de prise de fonction :

Dès que possible

CDD de 12 mois avec à l’issue possibilité de pérennisation (fonctionnaire)

Temps plein

Nombre d’heures hebdomadaires : 38h30

Congés Annuels et RTT : 44 jours

Rémunération :

A partir de 2 289.34€ brut mensuel en fonction de l’expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

Contact

[email protected]