Assistant de répartition (H/F)

L’Agence de la biomédecine (ABM) est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. Elle encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise ainsi que des missions opérationnelles, impliquant, pour certains services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (répartition nationale des greffons).

L’ABM accueille environ 260 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis-La Plaine (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services régionaux.

L’ABM est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique (DGAMS) et un directeur général adjoint chargé des ressources (DGAR).

Environnement du poste

Le pôle national de répartition des greffons (PNRG) est rattaché à la direction du prélèvement et des greffes d’organes et de tissus (DPGOT).

Il s’agit d’un pôle opérationnel prenant en charge l'inscription des patients sur la liste nationale d'attente (LNA) de greffe, assurant la répartition et l'attribution des greffons au plan national et international et la gestion du registre national des refus (RNR).

Vos responsabilités seront les suivantes :

1. Coordonner, orienter et prioriser les dossiers donneurs en collaboration avec les assistants de répartition,
2. Gérer le registre des refus et la liste nationale d’attente,
3. Organiser et assurer la répartition des greffons,
4. Gérer et piloter les mises en priorités,
5. Assurer les missions complémentaires du service.

Missions principales

1. Conseil, orientation et définition des priorités des dossiers donneurs :

• Gérer les appels des services régionaux (SR), des cadres infirmiers animateurs de réseaux (CIAR) et des partenaires du prélèvement et de la greffe,
• Apporter un soutien opérationnel aux équipes de prélèvement.

2. Interrogation du RNR : saisir des données dans les logiciels internes POPP.

3. Inscription des patients sur la LNA en période de garde : accompagner les équipes de greffe dans les démarches d’inscription.

4. Répartition des greffons :

• Participer à la gestion et à l’organisation de la répartition des greffons,
• Saisir et fiabiliser les données dans les logiciels CRISTAL,
• Recueillir, coordonner et transmettre les informations entre les partenaires,
• Organiser les imports et exports d’organes via la plateforme FOEDUS,
• Planifier et organiser les transports de greffons en lien avec les sociétés de transport (compagnies aériennes, SNCF, Europe Air Poste, CPAir, coursiers…) et les organisations européennes,
• Assurer le suivi des dossiers donneurs,
• Déclarer les incidents dans le logiciel GREEN.

5. Gestion des mises en priorités :

• Organiser les mises en priorité après sollicitation des collèges d’experts,
• Assurer la gestion des composantes experts foie.

6. Autres missions :

• Former et accompagner les nouveaux arrivants,
• Appuyer les équipes de greffe dans l’analyse des dossiers Cristal,
• Mettre à jour la documentation nécessaire au fonctionnement du pôle (fichiers, répertoire téléphonique),
• Élaborer, suivre et actualiser les outils du service (procédures),
• Assurer la transmission des spécificités relatives aux donneurs en cours pour garantir la continuité des dossiers,
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers,
• Produire et suivre les statistiques.

Spécificités et contraintes du poste

Les relations fonctionnelles s’inscrivent dans une collaboration étroite avec l’ensemble des acteurs impliqués dans l’activité, notamment les assistants de répartition, les équipes de greffe, les autres personnels du PNRG et de la DPGOT, ainsi que les correspondants des organismes européens. Elles incluent également les personnels impliqués dans les transports des greffons et des échantillons biologiques, ainsi que les équipes administratives et médicales des établissements de santé.

Le poste comporte des contraintes particulières liées à une organisation en travail d’équipe, nécessitant rigueur et ponctualité, avec un fonctionnement en roulement jour et nuit, incluant des astreintes de nuit et de week-end.

Connaissances, compétences et aptitudes

Le poste requiert un niveau de formation comprenant un baccalauréat Sciences Médico-Sociales ainsi que le Diplôme d’État d’aide-soignant (DEAS).

Vous savez communiquer avec efficacité dans un environnement exigeant, en assurant un accueil de qualité, une écoute attentive et une transmission fiable des informations. Vous êtes en mesure d’analyser les situations, de rendre compte de manière claire et de partager les éléments pertinents avec les différents interlocuteurs.

Vous faites preuve de maîtrise de soi en toute circonstance et adoptez une posture professionnelle adaptée, alliant diplomatie et sens du relationnel. Votre disponibilité et votre capacité d’adaptation vous permettent de répondre aux contraintes organisationnelles, notamment dans le cadre des remplacements et du travail en horaires décalés.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous êtes capable de gérer les priorités, de travailler en équipe et de réagir avec efficacité face aux situations urgentes. Vous maîtrisez les outils bureautiques et de communication et disposez d’une bonne expression orale.

La pratique de l’anglais constitue un atout.

Vous correspondez à ce poste ? Nous serions ravis de vous accueillir dans notre équipe !

Type de contrat : contrat de droit public - Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Rémunération : selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement, mise à disposition).

Télétravail : possible (jusqu'à 2 jours), sous réserve de validation.

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.

La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.

Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.