Assistant d'exploitation - Service technique Siège F/H

Rejoignez une entreprise à taille humaine et en croissance, au service de plus de 3 millions de clients, et qui se positionne sur tous les segments de l’assurance.

Quels seront vos futurs challenges ?

Vous interviendrez sur des missions de transformation opérationnelle et d’accompagnement des métiers, dans un contexte d’entreprise en évolution. Vous intégrerez l'équipe Environnement de travail rattachée à la Direction des Ressources Humaines, Organisation et Moyens.

En tant qu’Assistant d’exploitation – Service Technique Siège, vous interviendrez sur :

Gestion administrative et opérationnelle

• Analyser et traiter des demandes d’intervention via l’outil de GMAO SAM FM ;
• Suivre le cycle de vie des demandes et la création d’un outil de suivi (délais, nombre, dérive, etc…) ;
• Être l’interface entre les utilisateurs internes, les équipes techniques et les prestataires ;
• Gérer les données administratives du service (classement, archivage, reporting) ;
• Suivre les sinistres (Abeille Province, ALBEA & UFF).

Suivi comptable et financier

• Gestion des commandes ;
• Contrôler et être en charge du rapprochement des factures fournisseurs ;
• Renseigner les outils de suivi budgétaire du service (tableaux de bord, indicateurs) ;
• Être l’interface avec la comptabilité et les achats.

Relation clients internes et Prestataire externe

• Traiter les demandes et réclamations avec un souci de qualité de service et communiquer sur l’avancement des interventions ;
• Contribuer à la satisfaction des clients internes ;
• Participer aux réunions avec les prestataires et relancer les intervenants.

Reporting et outils

• Mettre à jour des tableaux de suivi et indicateurs d’activité ;
• Extraire et analyser les données depuis SAM FM ;
• Participer à l’optimisation des outils et procédures du service.
• Assurer le suivi et l’animation de l’outil BEELDI par les différents intervenants

Secrétariat du Service Technique Siège

• Assurer le secrétariat courant du service (gestion des appels, des courriels et du courrier) ;
• Organiser et suivre de l’agenda du Responsable du Service Technique siège ;
• Préparer les réunions (convocations, ordres du jour, supports) et en rédiger des comptes rendus ainsi que des notes internes ;
• Mettre en forme et diffuser des documents (procédures, reporting, présentations).

Dans quel environnement évoluerez-vous ?

Vous rejoindrez l'équipe Environnement de travail composée de 2 collaborateurs, dans une dynamique collaborative et orientée résultats.

Etes-vous la personne qui saura relever ce challenge ?

Votre profil

• Formation Bac +3/4 en Immobilier/Logistique
• Vous avez une expérience de 2 à 5 ans sur un poste similaire dans un service technique, immobilier, maintenance ou multiservices
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et des logiciels métiers notamment d’un outil GMAO (SAM FM ou équivalent)
• Connaissances des bases comptables

Vos atouts

• Excellent relationnel :  capacité à travailler en équipe, d’échanger avec des interlocuteurs variés et d’avoir un sens du service client
• Sens de l’organisation et de la rigueur
• Gestion des priorités, respect des délais
• Autonomie, fiabilité et discrétion professionnelle

Ce que nous avons à vous proposer ?

Une rémunération globale, composée :
- D’une part fixe,
- D’une part variable : Individuelle, et collective, via l’Epargne salariale (Participation / intéressement),
- Une surcomplémentaire retraite (PERE - Plan d’Epargne Retraite Entreprise)
- Du télétravail, encadré par un accord qui prévoit jusqu’à 2,5 jours de télétravail par semaine, accessible après la période d’intégration (sauf exception), Le télétravail donne droit à des titres restaurant, une aide à l’équipement et une indemnité internet mensuelle.
- Une mutuelle interentreprise avantageuse.
- Un remboursement de transport flexible, encadré par un forfait mobilité durable, pour favoriser les mobilités douces.
- Entre 26 et 29 jours de congés payés et 15 jours de RTT pour un temps plein.
- Un CSE avec des offres et services attractifs.
- Des offres de produits d’assurance et un accompagnement personnalisé,
- Un environnement de travail chaleureux et convivial 100% en flex-office, facilement accessible en transport